Бухгалтерский аутсорсинг компании

Бухгалтерский аутсорсинг компании

Бухгалтерский аутсорсинг компании в СПБ

Бухгалтерский аутсорсинг компании в СПБ

Чтобы обеспечить устойчивое развитие, современные фирмы все чаще используют такой метод, как бухгалтерский аутсорсинг компании. Однако далеко не каждый руководитель бизнеса имеет чёткое понимание того, что представляет собой эта услуга и каким образом необходимо ее внедрять для достижения максимального эффекта. Разобраться в этих вопросах поможет данная статья.

Что такое бухгалтерский аутсорсинг компании

Бухгалтерский аутсорсинг компании – это система внешнего ведения операций и документооборота, подразумевающая передачу финансового учёта фирмы стороннему подрядчику. Количество услуг, предоставляемых поставщиками, ограничивается только вашей фантазией и объёмом средств, которые вы готовы вложить в это дело. К примеру, подрядчик в состоянии выполнить отдельные действия – разработку учётной политики, сведение баланса, оформление финансовой документации, а может полностью взять на себя бухгалтерию вашего предприятия.

Бухгалтерский аутсорсинг компании и привлечение к работе экономиста-фрилансера – разные вещи. Аутсорсинг подразумевает передачу определенных функций от предприятия к подрядчику на постоянной основе. К услугам фрилансеров же обычно прибегают для выполнения единичных работ.

Чаще всего организации привлекают к учёту своей экономической деятельности аутсорсеров, чтобы избежать санкций за неверное составление бумаг. Налоговый кодекс РФ говорит, что любые штрафы и пени, начисленные за бухгалтерские нарушения, должен погашать сам налогоплательщик – то есть компания, передавшая ведение финансовой документации на аутсорс. Чтобы избежать этого, предприятие может прописать в договоре с подрядчиком положение о том, что любые взыскания от фискальной службы за просрочки подачи бумаг, неверный расчёт объёма налогов и прочее обязана компенсировать именно организация-аутсорсер. Таким образом компания-заказчик может избежать практически любых взысканий, за исключением тех, которые вызваны промашками самой фирмы, например, несвоевременным предоставлением подрядчику первичной документации.

Контракт на оказание бухгалтерских услуг, ведение учёта или составление финансовой отчётности на аутсорсе заключается по стандартной форме возмездного договора, которая регламентируется пунктом 2 статьи 779 Гражданского кодекса РФ. В этом соглашении должны быть грамотно отражены обязанности сторон и сроки выполнения работ. Особое внимание стоит обратить на однозначное разграничение ответственности заказчика и аутсорсера в случае возникновения проблем с финансовым учётом.

На бухгалтерский аутосорсинг компании стоит передавать следующие функции:

  • Операционную;

  • Регистрирующую;

  • Аналитическую;

  • Контрольную;

  • Информационную;

  • Управленческую;

  • Обеспечивающую сохранность имущества;

  • Осуществляющую информационную безопасность.

За что отвечают компании, предоставляющие аутсорсинг бухгалтерских услуг

Если при заключении договора с аутсорсером вы передаете ему функции, ранее входящие в компетенцию штатного главного бухгалтера, обычно ответственность распределяется так, как показано далее.

Аутсорсер отвечает за:

  • Верное составление регистров бухгалтерского и налогового учёта, подписание отчётов и предоставление их в соответствующие ведомства (согласно законам РФ);

  • Соблюдение сроков направления отчётов;

  • Должную разработку и выполнение учётной политики;

  • Быстрое информирование о несоответствии реальных итогов работы компании плановым показателям, нежелательных цифрах в отчётах и необходимости смены управленческих стратегий;

  • Уведомление о незаконных сделках с контрагентами;

  • Достоверность документов, верный расчёт и своевременную уплату налогов;

  • Компенсацию штрафов и пени, выставленных налоговой инспекцией за ошибки в бухгалтерской документации;

  • Учёт налогов и сборов при начислении зарплаты сотрудникам, подачу необходимых документов в налоговую службу, фонды социального и пенсионного страхования;

  • Осуществление дополнительных функций внутреннего контроля, если такие полномочия также передаются на аутсорс. Важно учитывать, что подрядчик, который выполняет эти обязанности, должен обладать соответствующими квалификационными, финансовыми и организационно-правовыми ресурсами.

В свою очередь, заказчик бухгалтерского аутсорсинга компании сохраняет за собой ответственность за:

  • Своевременную и полную подачу документации и необходимых сведений;

  • Достоверность передаваемых данных;

  • Своевременность подписи официальных бумаг, принятия информации в отчётности;

  • Определение плановых показателей, которых компания должна достичь.

Также директор предприятия несет ответственность за организацию финансового учёта в целом и следование нормам законов при проведении хозяйственных операций.

Чтобы бухгалтерский аутсорсинг компании оказался максимально эффективным, прежде чем переводить эту работу на подряд, необходимо выстроить грамотную систему документооборота внутри фирмы. Ведь ни один квалифицированный аутсорсер не возьмется за бухучёт предприятия, на котором соответствующие процедуры не были организованы ранее.

Какие функции имеет бухгалтерский аутсорсинг компании

Фирмы-подрядчики осуществляют бухгалтерский аутсорсинг компаний в полном объёме, не ограничиваясь лишь ведением запланированной отчётности. Функции исполнителя могут быть весьма разнообразными. Вот лишь некоторые из них.

1. Первичная обработка бухгалтерской документации

На этом этапе ведётся работа со всеми документами, необходимыми для подготовки плановой отчётности. Речь идет о накладных, счетах-фактурах, платёжных поручениях, актах выполненных работ, иных квитанциях, чеках и счетах.

Правильность составления первичной документации тщательно контролируется налоговой службой, которая может провести в вашей фирме как плановую, так и внеплановую проверку. Если в ваших архивах есть бумаги, не соответствующие нормам изменчивого законодательства, специалист на аутсорсе поможет вам исправить все ошибки и недочёты.

2. Введение реестра для учёта бухгалтерских бумаг

В таком реестре находят отражение все сведения о первичной документации. Он ведется в произвольной форме – главное, чтобы информация была систематизирована. Такой подготовительный этап существенно облегчит дальнейший процесс создания бухгалтерской отчётности.

Первичный регистр подразумевает отражение не исходных, а операционных данных. Обычно реестр ведут в виде таблицы, содержащей всю информацию о первичной документации.

3. Профессиональное ведение первичной бухгалтерской документации

Правильное составление бухгалтерской и налоговой отчётности невозможно без верно заполненных первичных документов. Навыки ведения таких бумаг требуются и при формировании общего перечня доходов и расходов фирмы.

Заполнение первичных документов должно осуществляться в строгом соответствии со всеми нормативами, стандартами и методиками исчисления налогов. Это основная часть финансовых дел вашего предприятия.

4. Переход на автоматический бухучёт

Работа с финансами в компании находит отражение во множестве бумаг. Содержать документацию необходимо в надлежащем состоянии, и в этом существенную помощь окажет процедура автоматизации. Сейчас она вводится повсеместно и в обязательном порядке, но бухгалтерия была первопроходцем в этом деле.

Финансовое законодательство регулярно изменяется и дополняется. Фирма, осуществляющая бухгалтерский аутсорсинг, должна быть в курсе всех новинок отрасли, активно внедрять современное программное обеспечение и иным образом модернизировать свою работу.

5. Формирование отчётов в налоговую и последующая их сдача

В Налоговом кодексе РФ установлены жёсткие сроки сдачи бухгалтерской отчётности, а также строгие нормы заполнения налоговых деклараций. Оба этих пункта должны выполняться неукоснительно.

Сотрудники, осуществляющие бухгалтерский аутсорсинг компании, знают все законодательные тонкости и заполняют налоговые документы в строгом соответствии с ними. Электронная отчётность подается с помощью специальной программы, бумажная отправляется по почте заказным письмом или предоставляется в фискальную службу лично.

Насколько экономичен бухгалтерский аутсорсинг компании

Помогает ли аутсорсинг сэкономить средства компании?

Передача учётных функций на аутсорс позволяет снизить затраты на ведение бухгалтерии и исчисление налогов. Издержки на кадровое делопроизводство уменьшаются на 20-40%.

За счёт чего удается достичь экономии? Нанимая аутсорсера, компания не несет расходы на:

  • Зарплату и премии штатным сотрудникам и налоги на них;

  • Содержание помещений для бухгалтеров;

  • Повышение квалификации сотрудников;

  • Бухгалтерское программное обеспечение и его регулярное обновление;

  • Справочно-информационные ресурсы для персонала.

Однако достигнуть такого экономического результата поможет только выстраивание верных отношений с фирмой, осуществляющей бухгалтерский аутсорсинг компании. Необходимо чётко определить границы и объёмы обязанностей исполнителя и грамотно составить с ним договор. В противном случае вместо экономии вы рискуете понести непредвиденные расходы и убытки.

9 преимуществ, которые даёт бухгалтерский аутсорсинг компании

 

banner_BR

 

Итак, в чем преимущества бухгалтерского аутсорсинга компании?

  1. Реальная экономия средств. Если вы отдадите финансовый учёт вашей фирмы во внешнее управление, содержать собственный штат бухгалтеров будет не нужно. Соответственно, отпадёт необходимость организации рабочих мест, выдачи зарплат, приобретения соответствующего программного обеспечения, справочников, канцтоваров. Также не надо будет нести дополнительные расходы на курсы повышения квалификации, мастер-классы и тренинги для штатного специалиста. Таким образом, бухгалтерский аутсорсинг компании приводит к сокращению персонала, что очень важно для предприятий малого бизнеса.

  2. Аутсорсинговые компании выполняют работу автономно и объективно. То есть бухучёт становится независим от сотрудников фирмы, которые имеют допуск к финансово-хозяйственной части и могут влиять на её состояние (особенно это актуально в случае увольнения или трудовых споров). Внешняя бухгалтерия позволяет вам застраховаться от конфликтов, связанных с освобождением от должности по сокращению и иным статьям.

  3. Аутсорсинговые компании могут взять на себя финансовый учёт вашей фирмы на любом этапе и в любом состоянии. Привлечение сторонней организации будет отличным выходом из ситуации, к примеру, если ваш главбух уволился перед самой сдачей баланса, а искать нового у вас уже нет времени. Бухгалтерский аутсорсинг компании поможет в случае отпуска или болезни штатных сотрудников, такие услуги позволят вам сохранить полный финансовый контроль над работой предприятия на протяжении всего периода.

  4. Специалисты фирмы-подрядчика ведут обработку документов на высоком профессиональном уровне, что дает вам возможность минимизировать риск штрафов и иных взысканий от налоговой службы. Такого эффекта позволяет добиться тот факт, что для аутсорсинговой компании предоставление бухгалтерских услуг является основной сферой деятельности. Следовательно, предприятия, осуществляющие экономический учёт на аутсорсе, знают об этой области всё и получают прибыль только за счёт правильного ведения дел.

  5. Распределение ответственности и уменьшение рисков. Налоговая служба придёт с проверкой туда, где лежит бухгалтерская документация. Если вы привлекаете к работе аутсорсинговую фирму, бумаги будут храниться у неё в офисе, а не у вас. А при правильно оформленном договоре с подрядчиком и передаче функции главбуха и контроля над конкретными бизнес-процессами вы сможете значительно уменьшить риск наступления финансовых последствий для вас как для руководителя. Речь идёт о достоверности бухгалтерских документов и налоговых деклараций. А профессиональные аутсорсеры всегда страхуют свои риски.

  6. Отсутствие управления непрофильной деятельностью и обеспечение непрерывного учёта. Заключая договор о бухгалтерском аутсорсинге компании, её руководитель снимает с себя ответственность за решение кадровых вопросов в экономическом отделе, подбор профессиональных сотрудников, перераспределение обязанностей на период отпусков и болезней, обеспечение непрерывного выполнения всех функций и системное повышение навыков специалистов.

  7. Привлекая на подряд фирму-аутсорсер, вы начинаете сотрудничество не только с главбухом, но и с целым штатом высококвалифицированного персонала, работающим как единое целое. Внешний экономический отдел позволяет быстро и слаженно реализовывать инвестиционные проекты, в которых инвестор и управляющий – не один человек. Подрядчик помогает организовать независимый финансовый учёт и ввести механизмы контроля над вложениями.

  8. Бухгалтерский аутсорсинг компании позволяет в текущем порядке решать проблемы, которые возникают из-за сезонности деятельности фирмы, рабочих авралов и дедлайнов. В обычных условиях вам потребовалось бы срочно нанимать дополнительный персонал, чтобы выполнить какую-то задачу. А ведь его нужно обучить, ознакомить со спецификой функционирования конкретной компании. Аутсорсинг помогает избежать подобных ситуаций – внештатные специалисты оперативно возьмут на себя всю дополнительную нагрузку.

  9. Аутсорсинговые компании, ведущие бухгалтерию, могут выстроить систему учёта наиболее качественно и эффективно на основании грамотного распределения кадровых ресурсов, исходя из квалификации сотрудников.

Достичь подобного эффекта в штатных бухгалтериях малых и средних предприятий бывает очень сложно. Чаще всего в таких фирмах возникают ситуации, когда наиболее профессиональные работники берут на себя практически весь объём задач, не требующих высокой квалификации, или наоборот. Другими словами, такие организации не имеют возможности содержать нужное количество штатных единиц, что ощутимо влияет на ведение бизнеса.

Можно сделать вывод, что бухгалтерский аутсорсинг привлекателен для компаний разного уровня. Начинающих предпринимателей внешний учёт избавляет от необходимости искать штатного специалиста – достаточно лишь обратиться в соответствующую фирму, которая выстроит работу согласно нормам законодательства и требованиям руководителя организации. Для инвесторов, желающих установить независимый контроль над своим проектом, и для бизнесменов, которые просто хотят организовать правильный бухучёт и снизить расходы, сотрудничество с аутсорсером также будет выгодно.

Какие недостатки может иметь бухгалтерский аутсорсинг компании

Бухгалтерский аутсорсинг компаний, как и любая другая сфера деятельности, сопряжён с некоторыми негативными сторонами. Чаще всего они возникают из-за недобросовестности фирм-исполнителей. Ниже рассмотрим основные риски.

1. Только видимость снижения расходов на содержание собственной бухгалтерии

Заказывая бухгалтерский аутсорсинг компании, вы передаёте в ведение исполнителя уплату всех расходов, которые раньше вы осуществляли самостоятельно. Чаще всего это бывает очень выгодно, однако недобросовестные фирмы могут попытаться не только компенсировать свои убытки, но и нажиться за счёт заказчика. В результате вместо экономии клиент получает увеличение затрат по сравнению с содержанием собственного штата бухгалтеров.

2. Отсутствие эффективной структуры в компании, предоставляющей услуги

Фирмы, занимающиеся бухгалтерией, юриспруденцией, аудитом, часто состоят в одном холдинге, то есть принадлежат одному хозяину. Несмотря на это, перед работниками ставятся неодинаковые цели, они имеют своих руководителей, состоят в разных отделах, в конце концов, имеют неравные зарплаты. Поэтому бухгалтер из соседнего офиса может вовсе не гореть желанием помочь другому специалисту из своего же холдинга. Да и аудитор, который ведет сотню компаний разом, вряд ли станет подсказывать смежнику. Любая помощь в бухгалтерском аутсорсинге компании стоит денег.

3. Отсутствие опыта у сотрудников компании-исполнителя

Удостоверьтесь, что потенциальный главбух обладает опытом работы с предприятиями, аналогичными вашему, да и в целом имеет трудовой стаж. Ведь на словах вам могут сказать всё что угодно, и любые сведения нужно проверять на деле.

4. Отсутствие необходимой квалификации

Зачастую происходит и так. Многие фирмы заявляют, что их специалисты умеют всё, а фактически даже оптимизация налогов становится для них невыполнимой миссией. Чтобы удостовериться в квалификации сотрудников, которые будут с вами работать, не стесняйтесь просить показать их дипломы, свидетельства и грамоты.

5. Безынициативный специалист

При первом же посещении аутсорсинговой организации попросите руководителя познакомить вас с главным бухгалтером. Оцените его внешность. Потухший взгляд, усталость в глазах, отсутствие концентрации, неопрятный внешний вид могут красноречиво говорить о том, что этот сотрудник и так нагружен работой сверх меры и вряд ли будет уделять должное внимание вашей фирме. Если же главбух весел и приветлив – значит, ему нравится то, чем он занимается, и вы попадёте в надёжные руки.

6. Риск разглашения конфиденциальной информации

Если конфиденциальные сведения попадут в чужие руки, проблем не избежать. Недобросовестные аутсорсеры могут продать вашу деловую тайну, если полагают, что они не связаны с вами никакими нравственными обязательствами.

7. Отсутствие страховки

Если фирма-аутсорсер заявляет о том, что готова предоставить страховку, попросите её показать вам копию полиса с прописанными страховыми случаями и суммами компенсации. Даже самые крупные и солидные компании иногда не включают в договор главный риск – неподанную отчётность. При этом не забывайте, что страхование аутсорсинговых фирм не является обязательным, и отсутствие полиса вовсе не говорит о том, что предприятие ненадёжное.

Как избежать рисков, решаясь на бухгалтерский аутсорсинг компании

Чтобы избежать описанных выше рисков, нужно тщательно подойти к выбору аутсорсинговой фирмы. Она должна соответствовать целому ряду критериев.

Аутсорсинговая компания обязана соблюдать условия конфиденциальности сведений. Также она должна качественно выполнять работы, прописанные в соглашении, в оговоренные сроки. Заказчик, в свою очередь, несет ответственность за достоверность и своевременное предоставление всех первичных документов.

Лучше отдать предпочтение юридическому лицу. Ведь высококвалифицированные специалисты с хорошим опытом предпочитают работать именно в таких организациях. Этому есть несколько объяснений:

  1. Юридическое лицо, в отличие от ИП, гораздо чаще заключает договоры и подписывает декларации. За счет этого сотрудники получают гарантированный социальный пакет и приемлемую зарплату;

  2. Заказчики больше доверяют крупным юридическим лицам, чем индивидуальным предприятиям – ООО, ПАО и прочие кажутся им более солидными и надёжными.

Компания должна иметь возможность предоставлять целый комплекс услуг, к примеру, экономические, юридические, кадровые, компьютерные. Ведь бухгалтеры и юристы часто работают вместе над решением специфических задач, в частности, над налоговыми спорами. А финансовое программное обеспечение должен устанавливать специалист в компьютерной сфере. В компаниях, которые динамично растут и развиваются, зачастую возникает потребность в штатном главбухе, и аутсорсинговая фирма окажет помощь в его подготовке. В такой ситуации возможны два варианта: компания-аутсорсер может ознакомить со спецификой вашего предприятия определённого сотрудника или подберёт специалиста со стороны, выступая в роли кадрового агентства. Зачастую проводится обучение небольших групп работников отдельным сферам деятельности, таким как особые режимы налогообложения, оптимизация расходов и прочее. Занятия могут проводиться и по дисциплинам, напрямую не связанным с бухгалтерией: маркетинг, менеджмент, юриспруденция, бихевиоризм. Сотрудники аутсорсинговой компании могут выехать в вашу фирму и провести обучение персонала по выбранным темам. Таким образом, заказчик получает сразу несколько услуг при обращении в одну организацию.

Фирме-аутсорсеру необходимо иметь персонал разного возраста – в штате должны состоять и молодые энергичные специалисты с современными финансовыми знаниями, и опытные сотрудники, имеющие большой стаж работы.

Этапы перехода на бухгалтерский аутсорсинг компании

Этап 1. Анализ

Во-первых, необходимо понять, целесообразен ли переход на бухгалтерский аутсорсинг компании. Ведь зачастую проблемы возникают не из-за низкой квалификации штатных специалистов, а в результате неправильно организованной деятельности.

Например, причиной может быть неверное распределение функций персонала (когда некоторые сотрудники зарываются в кипу бумаг и физически не успевают их разобрать, а другие сидят без дела). Также возможными виновниками являются специалисты других отделов, которые не вовремя сдают в бухгалтерию документы для последующей обработки.

Этап 2. Обсуждение целесообразности

На этом этапе следует определить, какова разница между объёмом средств, которые вы тратили на жалованье штатных сотрудников, и суммой к оплате для аутсорсинговой фирмы. Для удобства сравнения пропишите все в виде таблицы. Проговорите ситуацию с доверенными сотрудниками, коллегами или знакомыми. В ходе обсуждения принимайте во внимание, из каких составляющих складывается цена бухгалтерского аутсорсинга компании. Возможно, это будет полное ведение финансового учёта, базовая тарифная ставка или осуществление единичных операций. Услуги могут оказываться разово или на постоянной основе. Имейте в виду и допустимость поручения аутсорсеру части дел, но помните, что полная передача позволяет добиться гораздо более существенной экономии – 40-60 процентов.

Этап 3. Принятие решения

На этом этапе нужно принять взвешенное решение. Если вы твёрдо уверены, что желаете заключить договор на бухгалтерский аутсорсинг компании, можете смело переходить к следующей стадии.

Этап 4. Поиск исполнителя

Выбор аутсорсинговой фирмы – задача очень ответственная. От профессионализма сотрудников компании-подрядчика будет зависеть успех вашего бизнеса.

Где искать аутсорсера? Вариантов масса:

  • Объявления в Интернете;

  • Рекомендации коллег и знакомых;

  • Визитки, взятые в других фирмах;

  • Справочники.

О критериях выбора рассказывается в следующем разделе.

Этап 5. Составление договора

Контракт на аутсорсинг является обычным договором возмездного предоставления услуг. Составляя его, обратите особое внимание на список работ, которые будут выполняться подрядчиком. Утвердите конкретные сроки предоставления первичной документации и результатов ее обработки. Также укажите меру ответственности каждой из сторон договора и условия его расторжения.

Если все эти пункты будут прописаны чётко, без размытых формулировок, имеющих двойную трактовку, вы сможете обезопасить себя от возможных рисков, а следовательно, сделать сотрудничество взаимовыгодным.

Этап 6. Подписание договора

Договор на бухгалтерский аутсорсинг компании может быть заключён на любой период. В законодательстве эта норма никак не регламентируется, поэтому определяйте срок, исходя из своих целей и задач. В условиях соглашения следует предусмотреть возможность его пролонгации, то есть продления.

Также пропишите и допустимость досрочного расторжения договора в одностороннем порядке с компенсацией ущерба или оплатой расходов. Особое внимание обратите на то, как в таком случае будет передаваться бухгалтерская информация.

Этап 7. Внедрение новых методов работы

Расходы на оплату бухгалтерского аутсорсинга компании определяются как управленческие траты и соответствующим образом прописываются в договоре. НДС в этом случае не учитывается.

Если на каком-то этапе ведение финансовых документов было прервано из-за болезни или отпуска вашего специалиста, сотрудники аутсорсинговой фирмы смогут восстановить систему учёта. Об этом тоже следует написать в соглашении.

Этап 8. Передача документации, введение исполнителя в курс дел

Заключив договор, передайте компании-подрядчику полный пакет бухгалтерских документов. Речь идёт о договорах купли-продажи, контрактах на поставку товаров и услуг, трудовых приказах, документах о приобретении основных средств и прочем.

Этап 9. Сдача документации

В конце квартала или другого отчётного периода требуется подать в налоговую службу пакет подписанных необходимых документов. А по итогам года аутсорсинговая фирма должна предоставить сводный реестр бумаг, переданных ей в течение всего года. Подрядчик обязан описать эти документы и вернуть их заказчику.

11 рекомендаций, как выбрать исполнителя, оказывающего осуществляющего аутсорсинг компании

1. Пользуйтесь услугами компаний, имеющих хорошую репутацию

Бухгалтерский аутсорсинг компаний возник не вчера, и фирмы, предоставляющие лучшие услуги в этой сфере, уже успели зарекомендовать себя на протяжении как минимум десяти лет. Они написали не одну тысячу отчетов и деклараций, возвратили миллионы рублей, уплаченных по НДС, и ответили на сотни вопросов налоговых служб.

2. Ознакомьтесь с отзывами коллег и знакомых

Бухгалтерский аутсорсинг компании не всегда удается правильно оценить со стороны. Именно поэтому отзывы людей, которые уже прибегали к услугам такой фирмы, имеют огромную ценность. Положительное впечатление предыдущих клиентов, особенно людей, которым вы доверяете, может стать решающим аргументом в пользу выбранного исполнителя.

3. Узнайте, предоставляет ли фирма онлайн-доступ к бухгалтерии

Современный бухгалтерский аутсорсинг компании невозможно представить себе без применения специального программного обеспечения и иных компьютерных технологий. Речь идёт уже не просто об удобстве, а о соблюдении законодательных требований. Так, некоторые виды отчётов уже передаются только в электронном виде, и таких документов становится всё больше.

Весомым аргументом в пользу аутсорсера может стать наличие собственного ПО, размещённого на облачном сервисе. Такой формат подразумевает личный кабинет, постоянный доступ ко всей документации, отслеживание расчётов с контрагентами, получение оперативной консультации специалиста и прочее. В случае расторжения контракта аутсорсер должен сразу же вернуть всю вашу информационную базу и закрыть возможность подключения к ней для своих сотрудников. Вы, в свою очередь, будете иметь право быстро перезапустить данные на ином оборудовании.

4. Обратите внимание на возможность тестирования бухгалтерских услуг

Опытные компании, хорошо зарекомендовавшие себя среди клиентов, зачастую предлагают контрагентам попробовать свои услуги, к примеру, в течение месяца. Они считают, что за такое время заказчик сумеет по достоинству оценить их работу и решит продолжить сотрудничество в дальнейшем. В течение этого месяца исполнитель может вообще не брать оплату с клиента или существенно уменьшить её размер. Предоставление такой возможности – верный признак того, что у компании имеется плотная финансовая «подушка», позволяющая рассчитаться с сотрудниками за отработанный период, и уверенность в качестве оказываемых услуг.

5. Проверьте грамотность в договоре

Речь идёт не только об орфографии и пунктуации (хотя грамматические ошибки в тексте контракта могут наиболее красноречиво говорить о неподготовленности подрядчика), но и о юридической компетентности. Если договор на предоставление бухгалтерского аутсорсинга компании будет составлен юридически безграмотно, следует серьезно задуматься о поиске более профессионального исполнителя.

6. Убедитесь, что услуги будут предоставляться на условиях конфиденциальности

Об этом уже говорилось неоднократно, но следует вновь обратить внимание на данный момент. Предоставление бухгалтерского аутсорсинга – процесс строго регламентированный, и один из основных пунктов в списке – это соблюдение конфиденциальности. Тут можно вспомнить словосочетание «поверенный в делах» в дореволюционном значении: человек, не просто представляющий интересы своего хозяина и ведущий его бизнес, но и пользующийся доверием.

Аутсорсинговая фирма, оказывающая вам бухгалтерские услуги, будет хорошо знакома со всеми деталями вашего делопроизводства. Поэтому соблюдение конфиденциальности в отношении клиентской информации (речь о коммерческой или деловой тайне) должно быть чётко прописано в договоре или даже вынесено в отдельное соглашение. Подрядчик также обязан гарантировать, что любые данные, полученные в письменном или электронном варианте, будут сохранены в первоначальном виде и предоставлены для ознакомления только по согласованию с заказчиком.

7. Поинтересуйтесь особенностями составления отчётов о предоставляемых услугах

Возможность сэкономить на ведении финансового учёта – это основной фактор, который заставляет заказчиков привлекать сторонние фирмы. Всегда ли бухгалтерский аутсорсинг компании будет самым выгодным вариантом? Не обязательно, но чаще всего такая разновидность сотрудничества позволяет добиться существенной экономии средств.

Гибкое ценообразование – основное достоинство аутсорсинговых фирм, поставивших свое дело на поток (в хорошем смысле слова). Такие компании могут предложить своим клиентам самые разные тарифы и цены, которые зависят от целого ряда критериев: режима налогообложения, количества бухгалтерских операций, размера штата сотрудников, необходимости составления первичных документов и прочего. Также на стоимость влияет календарь отчётности и сезонность функционирования предприятия.

Грамотный специалист, задействованный на аутсорсе, сможет взять на себя именно то количество бухгалтерских операций или этапов работы, которое вы хотите ему поручить. Так, вы можете отдать во внешнее управление только учёт кадров или составление отчётности. Дополнительные работы вы вправе заказать в дальнейшем по мере необходимости.

В счетах, которые будет выставлять компания-аутсорсер, должно быть чётко прописано, какие именно бухгалтерские услуги вы оплачиваете и в каких размерах. Фирма, заинтересованная в вас как в клиенте, предложит оптимальный вариант расчёта и не станет пытаться «раскулачить» вас по максимальным тарифам.

8. Удостоверьтесь, что контракт защищает ваши права

Бухгалтерский аутсорсинг компании оформляется договором, как и любое другое оказание услуг. Подробно изучите текст контракта, прежде чем его подписывать, попросите подрядчика предварительно выслать документ вам на почту.

Аутсорсер, отвечающий за качество своих услуг, отразит в условиях договора не только обязанность заказчика вовремя оплачивать выполненные работы, но и иные положения. Так, обязательно должны быть обозначены сроки и формы подачи первичной документации, ответственность за нарушение этих пунктов и прочее. Если подрядчик не считает эти положения важными, вряд ли его можно назвать добросовестным. Вероятно, он не сможет правильно вести вашу налоговую и бухгалтерскую документацию.

Одним из важнейших пунктов в договоре для заказчика будет гарантия материальной ответственности за вред, нанесённый вашей компании некачественным бухгалтерским аутсорсингом. Если из-за несоблюдения сроков предоставления отчётности или иных нарушений, совершённых подрядчиком, вам будут выписаны штрафы и пени, аутсорсер обязан возместить их в полном объёме.

Помните, что от ошибок в документах не застрахованы и штатные главбухи, вот только вряд ли они смогут полностью компенсировать ущерб, нанесённый предприятию. А аутсорсинговая фирма имеет совершенно иные финансовые возможности.

9. Уточните, может ли компания представлять ваши интересы в налоговой службе

Бухгалтерский аутсорсинг компании подразумевает не только составление отчётности, но и ответы на вопросы налоговой службы и различных фондов о поданных декларациях, прошедших камеральную проверку. Разъяснения по поданным документам и их уточнение требуются далеко не всегда. Тем не менее, будет неплохо, если в случае необходимости компания на аутсорсе сможет предоставить вам и такую помощь.

Фирмы, работающие на рынке бухгалтерских услуг не один год, хорошо знают, как правильно отреагировать на запрос налоговой службы, как пройти проверку инспекции и прочее. Сотрудники такой организации смогут представить ваши интересы не только в фискальных органах и внебюджетных фондах, но и в суде. Еще одним преимуществом фирмы будет долгая работа в определенном регионе – такие предприятия хорошо знакомы с местной спецификой налогообложения. Поэтому отдавайте предпочтение аутсорсинговым компаниям с развитой сетью филиалов и подразделений.

10. Узнайте, существует ли в данной компании возможность налоговой оптимизации

Любой налогоплательщик может использовать различные законные способы, позволяющие снизить фискальное бремя. Специалист, осуществляющий бухгалтерский аутсорсинг компании, должен предложить вам помощь в выборе предпочтительного режима налогообложения. Однако оптимизация финансовой системы в фирме подразумевает не только выбор способа формирования обязательных отчислений. Сотрудники аутсорсинговой компании должны разбираться во всех сферах фискального законодательства. Речь идёт не только о статьях Налогового кодекса, федеральных законах и положении о бухгалтерском учёте как об основных нормативных документах, но и об иных НПА, рекомендациях министерства финансов, требованиях налоговой службы и судебной практике.

Хороший специалист по бухгалтерскому аутсорсингу предостережёт вас от незаконных сделок и подозрительных фискальных схем, поможет выстроить учётную политику, составить положение о проверке добросовестности контрагентов. Если изначально вы не заказывали у аутсорсинговой компании услугу налогового планирования, стоит доплатить за неё отдельно – это окупится сторицей.

11. Выясните, каков профессиональный уровень сотрудников данной фирмы

Правильный учёт показателей различных отраслей экономики требует от подрядчика по бухгалтерскому аутсорсингу компаний штата грамотных сотрудников. В его состав могут входить как специалисты-универсалы, так и профессионалы узкой направленности. Важно, чтобы они имели большой опыт работы. Такой персонал сможет исполнить все ваши желания: принять участие в конкурсе или тендере на господряд, возвратить налог на добавленную стоимость из бюджета, совершить сделку на экспорт или импорт и прочее.

Хорошие компании, работающие на аутсорсе, гордятся профессионализмом своих специалистов и всегда готовы предоставить их дипломы, грамоты, благодарственные письма, сертификаты о прохождении курсов повышения квалификации, мастер-классов и тренингов. К слову, если бы вы содержали штатного главбуха, затраты на его обучение и переподготовку несли бы вы сами.

Если вы выстроите систему бухгалтерского аутсорсинга компании, вам не придется ежедневно контролировать главбуха и его подчиненных (как это бывает со штатным персоналом) – этим будет заниматься руководитель организации, с которой у вас заключен договор. Даже если сотрудник компании-подрядчика, который обычно вел вашу бухгалтерию, заболеет или уйдет в отпуск, вы этого не заметите, так как функции отсутствующего сразу же возьмет на себя его не менее квалифицированный коллега.

Найти хорошего подрядчика на бухгалтерский аутсорсинг компании бывает не так-то просто. Однако если вы дочитали эту статью до конца, считайте, что эта проблема решена. Вашим верным помощником станет компания «Бизнес Ресурс», которая будет вести бухгалтерский аутсорсинг вашей организации, работающей в сфере малого или среднего предпринимательства. Фирма придерживается высочайших стандартов качества. Заключив договор с компанией «Бизнес Ресурс», вы получите ответственного и грамотного исполнителя. Он выстроит систему бухгалтерского аутсорсинга вашей организации, позволив вам сосредоточиться на вопросах стратегического развития бизнеса. Вы всегда можете оставить заявку с сайта или обратиться по телефонам:

  • 8 (951) 652-55-06,

  • 8 (931) 975-44-15.

 

 


Возврат к списку