Главная >> Статьи >> Бухучет в интернет-магазине: основные принципы, нюансы и советы

Бухучет в интернет-магазине

Бухучет в интернет-магазине: основные принципы, нюансы и советы

Все большее количество предпринимателей переводят свой бизнес в онлайн-пространство. И все они сталкиваются с таким понятием, как «бухучет в интернет-магазине». Новичкам бывает нелегко разобраться с процессом ведения бухгалтерского учета продаж через интернет. Даже людям, понимающим, что собой представляет бухучет в реальности, нужно потратить некоторое время, чтобы разобраться и адаптировать свои навыки к сетевому магазину. Для облегчения этого процесса и повышения его эффективности мы решили собрать наиболее полезный материал о бухучете в интернет-магазине в одной статье.

Какие особенности имеет бухучет в интернет-магазине

В наши дни интернет-торговля приобрела большую популярность среди предпринимателей. Особую лояльность к онлайн-магазинам испытывают представители малого бизнеса. Некоторые небольшие фирмы имеют возможность получать доход от торговли только в случае сокращения расходов на аренду и содержание реального пункта продаж, а также на оплату труда работникам. Минимизируя расходы, связанные с офлайн-торговлей, владелец бизнеса наращивает обороты продаж через интернет по более низкой цене, чем у конкурентов. Все бы хорошо, но бухучет в интернет-магазине имеет свои особенности в отличие от бухучета в торговой точке.

Суть бухгалтерского учета состоит в фиксировании хозяйственных операций организации. Как нужно организовать свою деятельность предпринимателю, который продает свои товары через интернет? Виртуальное пространство не подразумевает физического взаимодействия покупателя с товаром. Следовательно, заинтересованное лицо не может его ни посмотреть, ни потрогать. И в данном случае продавец не обязан организовывать точку продаж, но у него обязательно должен быть свой склад для хранения представленного в виртуальной среде реального товара.

Приведем типичную схему работы онлайн-магазина и рассмотрим, какие первичные документы нужны для правильного оформления операций.

  • Товар поступает на склад, сопровождаемый товарной накладной – первичным документом, на основании которого работник склада принимает товар и вносит его в программу учета.

  • Покупатель делает заказ через интернет и получает на свой электронный адрес письмо с подтверждением о принятии заказа и отгрузке товара. Процедуры уведомления, подтверждения, отправки заказа должны быть прописаны в одном из разделов сайта, так, чтобы любой желающий мог прочитать условия совершения сделки.

  • При отгрузке товара оформляется накладная, в международной практике такой документ носит название «инвойс», на его основании товар снимается со складского учета и списывается.

  • Курьер вместе с товаром должен вручить покупателю накладную с указанием товаров, их количества и цены поставки, особенностей продукции (вес, размер, цвет и проч.), условий поставки, а также сведений об отправителе и получателе.

Оплата товаров, приобретаемых через интернет, многовариантна. Предприниматели, радеющие об успехе своего магазина, стараются предложить покупателю как можно больше вариантов платежа, чтобы создать максимально комфортные для него условия. Оплата может быть произведена:

  • Безналичным способом в момент заказа товара (кредитной картой, электронными деньгами, криптовалютой);

  • Наличными средствами при получении товара на почте (доставка наложенным платежом), в службе доставки, через курьера;

  • С помощью банковской карты посредством использования контрольно-кассовой техники со специальным терминалом – в момент получения покупки.

Если вы решили иметь дело с кассой, помните, что правила оформления ККТ для интернет-магазина ничем не отличаются от правил, действующих в отношении данной техники для реально существующей точки продаж. При вручении посылки покупателю нужно четко соблюдать последовательность получения денег и предоставления чека.

Правильный и своевременный учет расходов нужен не только для уплаты налогов и составления отчетности для инспекции ФНС, но также для анализа и финансового планирования внутри предприятия, составления бизнес-стратегии. Формировать расходы онлайн-магазина могут не только затраты, связанные с продажей товаров, но и платежи за оформление сайта, регулярные траты на его содержание и продвижение. Кроме того, возможность покупателей пользоваться разными способами оплаты также подразумевает поддержание договоров с платежными системами, которые удерживают 1,5-5 % от оборота средств ежемесячно. Все эти расходы должны быть отражены в бухучете интернет-магазина.

Что касается затрат на доставку товара, то любой уважающий себя магазин предлагает вариант доставки курьером. В этом случае нужно решить для себя, будет ли взиматься оплата за доставку отдельно или ее следует включить в стоимость товара.

  • Включая стоимость доставки в формулу ценообразования, предприниматель не заключает отдельного договора на транспортировку, оставляя затраты на доставку в рамках дистанционной торговли.

  • Когда оплата за доставку взимается отдельно, продавец должен заключить самостоятельный договор, в котором будет указана стоимость доставки, не учтенная в стоимости товара. И здесь уже нельзя говорить только об одном виде деятельности «дистанционная торговля». Услуги по доставке должны быть вынесены отдельным видом деятельности по ОКВЭД. Если в ведении компании не более 20 единиц транспорта, она вполне может платить налоги по ЕНВД.

Существует несколько способов ведения бухучета в интернет-магазине. Во-первых, можно нанять бухгалтера, а нередко владелец бизнеса и сам обладает такими знаниями. Если обороты невелики, то, возможно, ему хватит времени и на ведение бухгалтерии. Но можно передать функцию по ведению бухучета в интернет-магазине специализированной организации. Оба эти способа имеют свои плюсы и минусы. В каждом отдельном случае нужно исходить из особенностей торговли предприятия.

Интернет-магазин: бухучет и налогообложение

Для бухучета в интернет-магазине законодательство предусматривает несколько вариантов систем налогообложения: общая система (ОСНО) и упрощенная (УСНО) с отчислением 6 % от прибыли или 15 % от прибыли, уменьшенной на сумму расходов. Основная система налогообложения подразумевает весь спектр налогов, предусмотренных действующим законодательством. Крупные торговые организации работают именно на такой системе налогообложения, уплачивая и возмещая НДС. Однако, если годовой доход невелик, а среди контрагентов практически нет плательщиков НДС, придерживаться этого варианта уплаты налогов нерационально.

Львиная доля предприятий интернет-торговли соответствует критериям, которые подходят для упрощенной системы налогообложения. И они этим успешно пользуются, перечисляя в бюджет 15 % от дохода, уменьшенного на расходы (наиболее выгодный вариант). А доходы в таких компаниях уменьшить можно очень существенно, вычитая затраты на закупку товара и различные мероприятия, сопровождающие успешный бизнес.

Упрощенная система налогообложения выражается в том, что бухучет интернет-магазина ведется не в полной мере, поэтому можно порядочно сэкономить на бухгалтерских услугах. Руководитель проекта сам сможет разобраться в том минимуме действий, необходимых для формирования отчетности. Для магазина онлайн-торговли упрощенка является наиболее приемлемым и удобным вариантом.

Из существующих режимов налогообложения для бухучета интернет-магазина однозначно не подходит Единый налог на вмененный доход. Однако если выдача товара производится в торговой точке, то и эта система становится доступна предприятию. Сложности тут могут быть с вопросом доставки. Собственно, ни одно предприятие дистанционной торговли без доставки немыслимо. Так, если товар доставляется собственным транспортом, то использование системы ЕНВД в таком случае будет под большим вопросом. Эта разновидность специального режима доступна для предприятий, оказывающих автотранспортные услуги, только в случае, если в распоряжении предприятия находится не более двадцати единиц транспорта, назначение которых состоит в оказании услуг по доставке товаров потребителям (подпункт 5 пункта 2 статьи 346.26 НК РФ).

Позиция Минфина России такова, что ЕНВД можно применять некоторым магазинам дистанционной торговли, осуществляющим транспортировку товара. Но при этом нужно внимательно отнестись к первичной документации, оформляющей эти услуги.

banner_BR

Решение № 1. Для использования ЕНВД не подходит вариант, при котором стоимость доставки включена в цену на товар. При этом с покупателем заключается только один договор на продажу товара, а на доставку отдельный не составляется. В подобной ситуации она является элементом договора купли-продажи. Это не самостоятельная, а лишь сопутствующая услуга. С позиций налогового органа доставка видится средством исполнения обязанности продавца по передаче товара покупателю.

Решение № 2. «Вмененка» подходит лишь для тех предприятий, которые практикуют составление отдельных договоров на транспортные услуги. Покупатели платят за доставку отдельно от оплаты товара, поэтому она является самостоятельным видом деятельности, в отношении которого можно применять ЕНВД. Для предприятий, которые используют более 20 единиц транспорта, эта система остается недоступной, независимо от того, арендованы транспортные средства или же находятся в собственности (подпункт 5 пункта 2 статьи 346.26 НК РФ).

Как осуществляется ведение бухучета интернет-магазина на УСН

По закону магазин с годовым доходом не более 120 млн рублей может использовать упрощенную систему налогообложения. Кроме годовой выручки, к интернет-магазину предъявляются требования по непревышению предельной балансовой стоимости основных средств, предельного количества штатных сотрудников. Иными словами, для права выбора именно этой системы нужно подходить по критериям, установленным в законодательстве.

Как организовать бухучет интернет-магазина поэтапно

Ведение бухучета в интернет-магазине для индивидуальных предпринимателей не является обязанностью. А вот магазины, оформленные в виде хозяйственных обществ, должны вести бухучет по выбранной ими системе (пункты 1, 2 статьи 6 Закона «О бухучете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).

Владельцам бизнеса необходимо не только выбрать наиболее выгодную и адекватную систему налогообложения, но и составить качественную учетную политику по бухгалтерскому и налоговому учету.

Перейдем к подробному рассмотрению мероприятий, связанных с ведением бухучета в интернет-магазине.

Выбор системы налогообложения

Рассмотрев различные варианты, приходим к выводу, что для бухучета в интернет-магазине доступными являются два режима: ОСН и УСН. Анализ первой и второй систем позволяет нам сделать выбор, что для большинства веб-магазинов упрощенка представляет собой наиболее приемлемую форму бухгалтерской и налоговой отчетности, потому что:

  • При уплате упрощенного налога не нужно платить НДС, налог на имущество и налог на прибыль, таким образом, предприятие уплачивает налоги в меньшей сумме;

  • Само ведение бухучета интернет-магазина по системе УСН не требует серьезных усилий и потому не влечет больших затрат – на бухгалтерских услугах можно сэкономить.

Сравнивая общую и упрощенную системы налогообложения, приходим к выводу, что последний вариант для интернет-торговли мелкого и среднего масштаба является намного более выгодным. Перечислим те критерии, которые позволяют компаниям применять данный режим (Федеральный закон от 03.07.2016 г. № 243-ФЗ с 01.01.2017 г.):

  • Доходы за квартал, полугодие, девять месяцев, год не превышают 150 млн руб. (пункт 4 статьи 346.13 НК РФ);

  • Остаточная стоимость основных средств не превышает 150 млн руб. (подпункт 16 пункта 3 статьи 346.12 НК РФ);

  • Численность работников не более 100 человек.

Организация бухгалтерского и налогового учета

Если вы определились с режимом налогообложения, пора переходить на следующий этап. Вы должны организовать порядок ведения бухучета в интернет-магазине. Чтобы сделать это правильно и удобно, необходимо понимать, какие именно операции будут совершаться в ходе деятельности магазина и какими документами эти операции придется оформлять. Продажа товаров через интернет подразумевает:

  • Организацию веб-ресурса по продаже товаров (мероприятия по созданию и поддержанию сайта, включая его обновление и продвижение);

  • Закупки товара и его реализацию;

  • Доставку товара;

  • Возврат товара;

  • Прочие расходы.

Какие обязательные операции предполагает бухучет интернет-магазина

Какую бы из систем налогообложения вы ни выбрали для ведения бухучета интернет-магазина, вам придется совершать следующие операции:

  • Заключать договоры;

  • Оформлять товарные накладные;

  • Проводить операции через кассу;

  • Начислять зарплату;

  • Перечислять обязательные платежи (налоги и взносы);

  • Представлять отчеты в надзорные органы.

Все эти операции должны иметь документальное подкрепление. Документы должны составляться не только в электронном, но и в бумажном виде. На бумажном экземпляре обязаны расписываться ответственные за совершение операции люди.

Какие особенности имеет бухучет в интернет-магазине у ИП и ООО

Бухучет в интернет-магазине ИП не предполагает наличия специальных знаний по бухгалтерии. Его вполне может вести сам индивидуальный предприниматель, не прибегая к посторонней помощи. Но за свои ошибки он рискует собственным имуществом. Таковы особенности деятельности индивидуального предпринимателя. Простота ведения бухгалтерии – неоспоримый плюс ИП, а вот ответственность собственным имуществом – безусловный минус. Кроме того, некоторые товары имеет право продавать только компания, организованная в форме хозяйственного общества.

Хозяйственное общество, в частности общество с ограниченной ответственностью, имеет более сложную систему бухгалтерской и налоговой отчетности. Так, учету подлежит каждая мельчайшая деталь, купленная за счет средств ООО. Помните, что вся ваша деятельность должна быть отражена в отчете о движении денежных средств. Общество с ограниченной ответственностью не может работать без бухгалтера. Если используется ККТ, то необходимо соблюдать лимит кассы. Если в кассе находятся денежные средства свыше установленного лимита, они сдаются в банк. Получается, что все средства, принадлежащие компании, должны быть упорядочены, их невозможно расходовать бесконтрольно и бездумно. Для существования ООО важно иметь расчетный счет, который открывается при соблюдении минимальных требований к регистрации ООО (уставный капитал 10 тыс. рублей и наличие печати).

Как вести бухучет интернет-магазина в 1С

Для удобства и упрощения ведения бухучета в интернет-магазине многие компании используют возможность оформления операций в облачной бухгалтерии 1С. Для работы в данной программе самое главное – иметь доступ в интернет. Что позволяет делать облачная 1С Бухгалтерия:

  • Сформировать остатки товара по категориям;

  • Составить отчеты по продажам за конкретный период;

  • Показать торговый оборот за конкретный период;

  • Отобразить сведения по задолженности контрагентам;

  • Показать другую информацию.

Это программное средство очень упрощает жизнь предпринимателям, так как помогает вести складской и торговый учет, оформлять первичную документацию, работать с заказами, позволяет формировать и направлять в нужные инстанции отчетность. При этом совершенно не важно, где территориально находится отчитывающаяся компания. Главное – наличие выхода в интернет.

Программа позволяет избежать ошибок при составлении документов. 1С Бухгалтерия в облаке все нужные параметры рассчитывает самостоятельно и заполняет типовые формы в автоматическом режиме. Для бухучета в интернет-магазине это очень удобный вариант. Использование программы 1С Бухгалтерия в облаке не требует разрешения или лицензии. Программа платная, позволяет работать в ней сразу же после оплаты и регистрации. Но у нее существуют аналоги.

Бухучет в интернет-магазине можно вести с помощью программ, предлагаемых в Глобальной сети за плату или без таковой. Все эти программы делятся на три вида:

  • Бухгалтерские (одни работают только в онлайн-режиме, другие пригодны для режима-офлайн);

  • Складские (программы оперативного, складского и управленческого учета);

  • CRM (Customer Relationship Management) – программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процесс взаимодействия с клиентами, увеличить продажи, вести маркетинговую стратегию и улучшать бизнес-процессы.

К сожалению, пока не существует программы, которая идеально бы совмещала все эти три вида функций, поэтому приходится искать оптимальное решение для каждого вида потребностей бухучета в интернет-магазине.

Вы вправе самостоятельно определить программу, в которой будет готовиться «первичка». Многие это делают в CMS своего сайта, оформляя документы прямо на основании поступившего заказа. Потом эти документы можно загружать в программы складского и бухгалтерского учета.

Не всякая программа CMS позволяет создавать первичные документы, в данном случае целесообразно оформлять накладные в 1С Бухгалтерии, арендованной у облачного провайдера.

Бухучет интернет-магазина с учетом электронной коммерции

Для оплаты товара удобными для покупателя способами интернет-магазину придется заключить договор с одним из агрегаторов. Это целесообразно сделать, потому что денежный агрегатор объединяет несколько средств оплаты (Яндекс.Касса, Робокасса, Хронопей). Отношения с агрегатором развиваются следующим образом:

  • Оформляется договор, на основании которого компания получает код для выхода на сайт;

  • Клиент делает заказ на сайте и производит оплату через платежную систему;

  • Система платежей перечисляет поступление на расчетный счет агрегатора, а продавец получает уведомление об этом зачислении;

  • В обусловленное время агрегатор перечисляет все полученные средства на банковский счет компании-продавца, удерживая при этом собственное вознаграждение.

Такое взаимодействие продавца с агрегатором будет иметь следующие последствия. Если продавец находится на ОСНО или УСН с налогообложением «доходы минус расходы», он сможет вычесть оплату услуг агрегатора из дохода, полученного от продаж, а если компания работает по УСН «доходы», тогда платить налог придется со всей суммы продаж, невзирая на то, что фактически продавец получает меньшую сумму из-за вычета комиссии.

Как вести бухучет в интернет-магазине, оптимизировав расходы

Оптимизация расходов направлена на уменьшение налогового бремени. Долгие годы предпринимательской практики, в том числе и в интернет-среде, позволили вывести некоторые способы оптимизации налогообложения.

  • Агентские схемы – продавец может стать агентом. Эта схема способствует снижению налога на прибыль и НДС. Если раньше продавец получал торговую надбавку, то теперь он становится посредником внешних контрагентов и получает комиссию в той же примерно сумме. Но раньше при УСН 6 %-ным налогом облагалась вся сумма дохода, а при агентской схеме налогом облагается лишь агентское вознаграждение. Но для реализации такой схемы нужно договориться с поставщиком. Это удобно далеко не всем.

  • Увеличение затрат (используется на режимах УСН 15 %, ОСНО). Внимательно просмотрите все расходы, совершаемые организацией. Все ли ваши затраты на закупку товара, на оплату хостинга, домена, использование приложений и программ проводятся через организацию? Может быть, расходы на продвижение сайта, на маркетинговые исследования или что-то еще вы оплачиваете из своего кармана? Чем больше затрат вы покажете, тем меньше будет прибыль, подлежащая налогообложению.

  • Управляющий-ИП (подходит для юридических лиц). Такой вариант используют некоторые общества с ограниченной ответственностью. Если директор выведет денежные средства на свой счет в виде дивидендов, он потеряет налог в сумме 13 %. Если дивиденды выплачиваются управляющему ИП, то налог составит всего лишь 7 %. Однако эта схема отличается высоким риском признания сделки сомнительной.

Бухучет в интернет-магазине требует времени, знаний и опыта. Пренебрегать этой частью бизнеса никак нельзя. Лучше решить вопрос ведения бухучета оптимальным для себя способом. Компания «Бизнес Ресурс» предлагает профессиональное бухгалтерское сопровождение для предприятий малого и среднего бизнеса. Высококвалифицированные специалисты обладают всесторонними познаниями в области бухгалтерского учета и налоговой отчетности, чтобы поддержать ваш бизнес.

Компания «Бизнес Ресурс» предоставляет услуги по бухгалтерскому сопровождению в Санкт-Петербурге и пригороде. Обращайтесь по телефонам:

  • 8 (951) 652-55-06;

  • 8 (931) 975-44-15.