Как перейти на онлайн-кассы

2017 год стал очень важным для ИП, поскольку разрешил их сомнения относительно необходимости установки кассового аппарата. Ведь теперь все предприниматели, принимающие наличные в качестве оплаты за товары либо услуги, должны перейти на ККТ нового образца. Поэтому довольно остро встал вопрос: «Как перейти на онлайн-кассы?». Именно об этом и поговорим далее.

Как перейти на онлайн-кассы и для чего это нужно

Закон об онлайн-кассах вступил в силу 15 июля 2016 года (ФЗ от 03.07.2016 № 290-ФЗ), поэтому сегодня каждому предпринимателю важно понимать, как перейти на онлайн-кассу. Согласно этому документу, розничные продавцы должны пользоваться таким оборудованием во время расчетов с покупателями. Поскольку данный закон принят, то, начиная с 2017 года, ему должен подчиняться практически любой бизнес: малый и крупный.

Для чего же предприниматели должны перейти на онлайн-кассы? Суть работы этих аппаратов состоит в том, что сведения по пробитым чекам уходят на сервер ИФНС. Отметим, передаваться информация будет через операторов фискальных данных, то есть каждому продавцу потребуется подписать с ними договор, как только он будет готов, – перейти на онлайн-кассы.

Этапы перехода на онлайн-кассы

Отвечая на насущный для предпринимателей вопрос: «Как перейти на онлайн-кассы?», законодатели предусмотрели следующие этапы данного процесса. Всего их пять:

Этап 1. С 15 июля 2016 года по 30 июня 2017 года

В этот период можно было перейти на онлайн-кассы в добровольном порядке. Также это время давалось на модернизацию уже установленных аппаратов и их перерегистрацию в налоговой.

Этап 2. С 1 февраля 2017 года

С 1.02.2017 г. предполагалось начало обязательного перехода на онлайн-кассы. То есть у предпринимателей пропала возможность регистрировать в налоговой аппараты, не подходящие под измененные стандарты.

Но отметим, что до 1 июля 2017 все еще разрешалось использование старых касс, если те были зарегистрированы до 1 февраля 2017 года.

Этап 3. С 1 июля 2017 года

Практически все фирмы и ИП, прежде пользовавшиеся старыми ККТ, обязаны перейти на онлайн-кассы. Однако и среди них есть ряд исключений, а именно:

• организации, предприниматели на ЕНВД;
• ИП на патенте;
• организации, ИП при оказании услуг населению.

Этап 4. С 1 января 2018 года

С начала 2018 года разрешается формировать, передавать чеки исключительно в электронном виде. Немаловажно, что привычные чеки на бумаге, в случае работы с онлайн-кассами, покупателям предоставляются лишь по их просьбе.

Этап 5. С 1 июля 2018 года

Перейти на онлайн-кассы обязаны:

• организации, ИП на ЕНВД, осуществляющие деятельность по пункту 2 статьи 346.26 НК РФ;
• ИП на патенте;
• организации, ИП при оказании услуг населению;
• организации, ИП, использующие торговые автоматы.

Таким образом, 1 июля 2018 года – это срок, когда должны были перейти на онлайн-кассы предприниматели, осуществляющие свою деятельность по системе ЕНВД и на патенте, а также бизнесу, оказывающему услуги населению.

Но отметим, что с этого срока могут продолжать не пользоваться ККТ:

1. «Вмененщики», ИП на патенте, если по требованию покупателя будут выдавать документ об оплате (товарный чек, квитанцию, пр.) – п. 7 ст. 7 Закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ.
2. Организации, ИП при оказании услуг населению при условии выдачи типографских БСО – п. 8 ст. 7 Закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ.

Отказаться от использования онлайн-касс, по закону, могут только представители определенных сфер деятельности. Сюда относятся предприниматели, предоставляющие мелкие бытовые услуги, такие как ремонт обуви, уход за детьми. Также могут отказаться перейти на онлайн-кассы продавцы ряда товаров: обуви и одежды из кожи, компьютерной техники, музыкальных инструментов, велосипедов, газет, мороженого, талонов и билетов. Кроме того, необходимость перейти на онлайн-кассы не распространяется на предпринимателей, чья деятельность осуществляется в труднодоступных местностях, где нет Интернета. Конкретный список подобных мест должен утверждаться на региональном уровне (ст. 2 ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ в редакции комментируемого закона).

Как подготовиться, чтобы перейти на онлайн-кассы

1. Проверьте, нужна ли новая ККТ?

В первую очередь, узнайте, действительно ли вам необходимо перейти на работу с онлайн-кассой. Для этого проверьте перечни труднодоступных городов, выложенные на сайтах региональных властей. Обычно в список населенных пунктов, в которых ККТ не нужна, входит сельская местность.

2. Узнайте про модернизацию.

Прежде чем думать, как перейти на онлайн-кассы, убедитесь, возможно ли провести модернизацию вашего оборудования. В этом случае вы можете обратиться за помощью к производителям техники, в ЦТО либо зайти в реестр налоговой. При этом настоятельно рекомендуем уточнить цену такой процедуры, поскольку в ряде случаев ее стоимость превосходит покупку новой онлайн-кассы.

3. Свяжитесь с производителем ПО.

Так вы сможете узнать, собирается ли производитель программного обеспечения обновлять продукт. Поскольку вам необходимы новые функции: требуется регистрировать фискальный накопитель через кассовую программу, добавлять новую номенклатуру чека, сохранять телефонные номера клиентов, чтобы отправлять электронные чеки.

4. Рассчитайте бюджет.

Рассчитывая, как перейти на онлайн-кассу, продумайте бюджет. В него необходимо включить стоимость обновления ПО, дополнительных модулей, например, денежного ящика, сканера штрих-кодов. Также важно помнить об услугах ЦТО. На них остановимся чуть подробнее: так, модернизация ККТ обойдется примерно в 6–13 тысяч рублей, подключение онлайн-кассы будет стоить в пределах 2–3 тысяч рублей, на Интернет и услуги ОФД рекомендуем также заложить 3 тысячи рублей.

5. Проведите Интернет.

Как мы уже упоминали, для функционирования онлайн-кассы потребуется Интернет. Если планируется, что ваш кассовый аппарат будет работать через 3G-модем, выберите оператора, тарифный план.

Как перейти на онлайн-кассы: пошаговый алгоритм для предпринимателей

Шаг 1. Заключение договора с ОФД

Оператор фискальных данных является обязательным посредником между онлайн-кассами и ФНС. В его функции входит прием, обработка, хранение, передача в ФНС сведений о расчетах, обеспечение конфиденциальности и безопасности данных процессов. По Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ все ОФД обязаны работать с любыми разновидностями кассовой техники. Также немаловажно, что на сами ОФД налагается ряд обязанностей: они должны иметь лицензии ФСТЭК, Роскомнадзора, необходимую техническую инфраструктуру, пр.

• Выбор ОФД.

Важно понимать, какие возможности по договору будут входить в стоимость обслуживания, когда вы выбираете ОФД. Предполагается ли исключительно обязательный функционал либо у вас будет шанс за те же деньги получить дополнительные услуги, такие как регистрация, перерегистрация, возможность снимать с учета кассы в онлайн-режиме. Кроме того, вам могут предоставить доступ ко всем фискальным данным фирмы, чтобы анализировать их в нужном разрезе (за определенный период, по торговым точкам, кассирам), сопоставлять показатели, получать xls-таблицы, строить графики.

Также при выборе ОФД уточните, какой опыт имеет определенный оператор. Отличным вариантом будет, если ОФД параллельно является оператором электронного документооборота. То есть он уже обладает проверенной технической базой, позволяющей стабильно работать с большими объемами информации. Кроме того, у него настроены взаимоотношения с контролирующими органами, и он представляет все трудности, которые могут возникнуть у клиента при работе с онлайн-кассами, и пути их решения.

В качестве еще одного серьезного преимущества стоит назвать круглосуточную техническую поддержку. Эта характеристика ОФД станет для вас серьезным бонусом сразу после того, как вы решили перейти на онлайн-кассы. Ведь в этот период в любую минуту может возникнуть сложность с передачей сведений, поэтому потребуется уточнить нормы закона.

• Подключение к ОФД.

Самым простым вариантом подключения будет подача заявки на сайте ОФД. Как только вы это сделали, с вами свяжется менеджер, и вы подпишите стандартный лицензионный договор. Кроме того, у вашей фирмы есть возможность присоединиться к договору-оферте, выложенному на портале оператора в Сети.

Далее необходимо прописать сведения о выбранном ОФД в настройках онлайн-кассы, указать их при регистрации. Немаловажно, что когда онлайн-касса будет подключена, вы избавитесь от необходимости передавать фискальные данные, так как процесс будет автоматизирован.

Шаг 2. Обновление кассы

Как мы уже говорили, часть используемой на данный момент кассовой техники удастся подвергнуть модернизации. Делается это в соответствии с требованиями 54-ФЗ. Уточнить модели, которые подходят под доработку, вы можете на сайтах компаний-изготовителей либо у нас на портале. Обязательно проверьте, представлена ли ваша модель онлайн-кассы в этом списке.

Если вы получили положительный ответ на этот вопрос и готовы перейти на онлайн-кассу, вам необходимо сделать следующее:

• Снятие с учета.

Старый аппарат необходимо снять с учета, заполнив заявление и лично передав его в инспекцию ФНС. Дальнейшие процедуры с онлайн-кассой, к счастью, вы можете произвести через Интернет. Для этого требуется зайти на сайт ФНС либо, если эта услуга доступна у вашего оператора, в личный кабинет на сайте ОФД. Отметим, что старый регламент будет продолжать действовать, так как кассы используются, помимо прочего, в удаленных от сетей связи районах.

Важно понимать, что по мере приближения срока обязательного перехода на онлайн-кассы очередь из желающих снять с учета кассовые аппараты в ИФНС будет расти. Поэтому советуем сразу определить, какое количество устройств вы собираетесь снять с учета, чем будете заменять их на период доработки, и, безусловно, сразу запланировать визит в инспекцию.

• Модернизация.

Поскольку нам необходимо, чтобы касса отвечала измененным нормам, на устройство устанавливается комплект, обеспечивающий модернизацию, а ЭКЛЗ заменяется на фискальный накопитель (ФН). Последний отвечает за сбор информации по всем операциям на кассе. Кроме того, он шифрует ее, подготавливает сообщения для ОФД. ФН для онлайн-кассы подлежит замене каждые 36 месяцев, если речь идет о малом бизнесе, все же остальные должны проводить эту процедуру каждый год.

В комплект модернизации могут входить изменения аппаратной части, обновление прошивки кассового ПО. Такой вариант уместен, когда кассам требуются специальные разъемы для подключения к Сети, ПО для нормальной работы с ФН, передачи данных ОФД.

Чтобы произвести модернизацию онлайн-кассы, рекомендуем обратиться к прошедшим необходимое обучение специалистам центра технического обслуживания.

• Учет расходов.

Фирмы, пользующиеся ОСНО, смогут списать затраты на новую кассу, тогда как компаниям на упрощенке придется учесть эти средства в качестве материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16, пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Так как перейти на онлайн-кассы фирмы на ПСН и ЕНВД обязаны с 2018 года, для них планируется ввести налоговый вычет на покупку нового аппарата. Минфин ведет разработку необходимого для этого законопроекта.

Шаг 3. Подключение к Интернету

54-ФЗ не фиксирует обязательный для всех способ подключения кассы к Сети, то есть вы сами можете выбирать тип подключения (кабельный, 3G, wi-fi или мобильный Интернет) в зависимости от собственных возможностей и модели устройства.

Шаг 4. Регистрация новой либо обновленной ККТ

54-ФЗ предоставляет возможность произвести регистрацию через Интернет перед тем, как полностью перейти на онлайн-кассу. Просто заполните документы на сайте ФНС либо в личном кабинете на сайте ОФД, заверьте их электронной подписью и направьте в ФНС. Там информация будет проверена, касса получит регистрационный номер, после чего представители ведомства вышлют его вам.

Далее от вас требуется внести данный номер в фискальный накопитель, сформировать отчет о фискализации, передать его параметры в налоговую. Так ФНС сможет проверить работу ФН. На заключительном этапе регистрации кассы ФНС отправит вам электронную регистрационную карточку.

Что будет, если не перейти на онлайн-кассу

По статье 14.5 КоАП РФ, начиная с 2017 года, нарушители закона «О ККТ» облагаются более высокими штрафами. Несмотря на то, что для ИП предполагается меньшая сумма, по сравнению с организациями, затраты для малого бизнеса окажутся серьезными:

1. Неприменение обязательного кассового аппарата облагается штрафом в пределах ¼–½ суммы покупки, но не менее 10 тысяч рублей.
2. Повторное нарушение, если ККМ не использовался на сумму покупок, превышающую 1 миллион рублей, влечет за собой приостановление деятельности ИП на срок до 90 суток.
3. Использование аппаратов старого образца, нарушение порядка их регистрации/перерегистрации – штраф 1,5–3 тысячи рублей. Правда, отметим, что в первый раз денежное наказание может быть заменено предупреждением.
4. Невыдача бумажного чека либо отказ от отправления электронного чека покупателю – предупреждение или штраф в 2 тысячи рублей.