Как заменить отпуск компенсацией

Как заменить отпуск компенсацией

Как заменить отпуск компенсацией на законном основании

Как заменить отпуск компенсацией на законном основании

Бывают ситуации, в которых работник предприятия по той или иной причине не захотел или не смог воспользоваться своим отпуском. Тогда ему предоставляется возможность заменить его материальной компенсацией. В одних случаях руководитель не вправе произвести такую замену, а в других обязан это сделать. Данная статья нацелена на то, чтобы дать развернутый ответ на вопросы: «Как поступить руководству, если работник хочет заменить отпуск компенсацией?» и «Как заменить отпуск компенсацией?».

Можно ли заменить ежегодный отпуск денежной компенсацией

В действующем ТК РФ оговорено два случая, в которых трудящиеся могут заменить свой отпуск денежной компенсацией.

Во-первых, на основании ст. 126 ТК РФ, после заявления, поданного специалистом в письменном виде, компенсация может быть предоставлена взамен той части отпуска, которая превышает 28 дней.

Но существуют категории лиц, которым не обязаны выплачивать денежную компенсацию вместо дней отпуска (причем любого, будь то основной либо дополнительный). К ним относятся: беременные сотрудницы и работники, не достигшие совершеннолетнего возраста.

Ранее специалисты, которые были заняты на предприятиях с вредными и опасными условиями работы, не могли заменить свой ежегодный дополнительный, оплачиваемый предприятием, отпуск материальной компенсацией. С 1 января 2014 года, в соответствии с ФЗ от 28.12.2013 № 421, они такую возможность получили. Теперь они имеют право произвести замену семи календарных дней дополнительного финансируемого отпуска денежной выплатой.

Основанием для выплаты следует считать письменное распоряжение руководства организации.

Во-вторых, компенсация обязательно выплачивается в случае расчета работника с предприятия (ст. 127 ТК РФ), причем оплачены должны быть все отпуска за предыдущие годы, которые специалист не успел использовать, то есть абсолютно все увольняемые сотрудники, не реализовавшие свое право на отдых, имеют право на получение материальной компенсации за неистраченные отпускные дни.

Итак, заменить отпуск компенсацией имеют право все увольняемые сотрудники без ограничений. Если на момент увольнения трудящийся не успел использовать свои отпуска даже за 2–4 года или более, то выплата компенсации осуществляется за все, без исключения, дни неизрасходованных основных и добавочных отпусков.

Причиной начисления материальной компенсации за неизрасходованный отпуск в том случае, если человек увольняется, следует считать соответствующий приказ. В этом документе и указывается сумма, которую обязаны выплатить.

Как заменить отпуск денежной компенсацией в 2017, все правильно рассчитав

Для правильного расчета суммы материальной компенсации взамен неистраченного отпуска определяется средняя заработная плата работника за один день. Как правило, рассчитывается она из последних 12 месяцев, но может быть использован другой расчетный период (установленный в локальных документах), при условии, что права работника не будут нарушены.

При расчете из него должны быть исключены дни, когда сотрудник предприятия находился на больничном либо в отпуске.

Расчет суммы компенсации происходит в несколько этапов.

Высчитывается число дней периода под расчет. В случае, если трудящийся не пропустил ни одного рабочего дня в течение месяца, число дней в данном месяце принимают равным 29,3. Если же в данный период сотрудник находился на больничном или в отпуске, то число дней высчитывается по следующей формуле:

(количество дней в месяце – число дней, исключенных из расчета) × 29,3/количество дней в месяце.

На втором этапе определяют среднедневную оплату труда. Формула расчета:

размер выплат за последний год (12 месяцев)/число календарных дней.

На заключительном этапе определяется размер материальной компенсации:

средний заработок за день × на количество неистраченных отпускных дней.

Важно помнить о том, что праздничные дни не оплачиваются, поэтому при расчете их необходимо исключить из общего количества дней.

Возьмите на заметку, что при увольнении специалист имеет право получить денежную компенсацию или воспользоваться этими днями отдыха с последующим увольнением. Исключением являются ситуации, когда работника увольняют по статье вследствие совершения им неправомерных действий.

Итак, если работник хочет заменить отпуск компенсацией, он должен написать письменное заявление на имя руководства организации. Директор компании, в свою очередь, должен подписать полученное заявление, т. е., по сути, согласиться с денежной выплатой специалисту.

При этом следует учитывать, что в законе данное обязательство организации перед сотрудником не прописано. Потому даже если человек перед увольнением предоставил письменно просьбу о замене отпуска на денежную компенсацию, администрация компании вправе ему отказать.

Число неистраченных дней отпуска определяют в зависимости от даты приема сотрудника на работу. Если стаж трудящегося равен 11 месяцам, то его отпуск составит 28 дней. Такое же количество дней заменяется денежной выплатой и в том случае, когда трудящийся занимал должность на предприятии от 5,5 до 11 месяцев, а его увольнение происходит по следующим причинам:

  • призыв в армию;

  • сокращение штата (реорганизация предприятия).

В любых других случаях количество дней отпуска рассчитывается пропорционально стажу трудящегося, даже если он работает на предприятии всего 2 недели или более.

Можно ли заменить часть отпуска компенсацией

Заменить отпуск компенсацией можно, а реально ли получить выплату лишь за его часть? Да, но после того, как специалист предоставит руководству письменное заявление, можно в произвольной форме.

Согласно письменному заявлению, будет составлено распоряжение, в котором указываются Ф. И. О. работника, занимаемая им должность, количество компенсируемых дней, дата подачи заявления и его номер.

Когда приказ составлен, специалист должен изучить его и поставить подпись и дату ознакомления.

Затем в личную карту трудящегося ставится отметка о том, что была произведена замена финансируемого отпуска денежной компенсацией. Здесь же указывается вид отпуска – основной или дополнительный, количество заменяемых дней, дата приказа и его номер.

Помимо личной карты трудящегося, информация о произведенной замене фиксируется в графике отпусков. Сюда же вносятся данные приказа.

banner_br_kadr

Можно ли дополнительный отпуск заменить денежной компенсацией

В соответствии с частями I и II статьи 126 ТК РФ, после письменного заявления сотрудника работодатель может заменить часть его отпуска (более 28 календарных дней или любое другое количество дней, отмеченных в заявлении) материальной выплатой.

По закону, материальная компенсация за дополнительный отпуск должна быть выплачена в любое время, а не только после того, как человек «отгулял» 28 календарных дней основного, положенного ему, ежегодного отпуска. Такая выплата – это одна из форм реализации права работника на добавочный, финансируемый предприятием, отпуск. Реализовать данное право сотрудник может со дня наступления нового рабочего года, за который положен оплачиваемый отпуск. Если же речь идет об отпуске за первый год работы, то по достижении полугодового стажа на предприятии (статья 122 Трудового кодекса РФ).

Согласно трудовому законодательству (ч. 2 ст. 120), добавочный отпуск должен предоставляться сотруднику вместе с основным. Однако и не возбраняется использовать свой отпуск частично, по согласованию с работодателем (ч. 1 ст. 125).

Итак, если денежная выплата была начислена за дополнительный отпуск до момента использования работником основных 28 календарных дней либо до завершения текущего рабочего года, то это не нарушает его права. Компенсация может быть предоставлена по письменной просьбе сотрудника в любой момент с начала рабочего года.

Стоит отметить, что Трудовым кодексом (статьи 122, 124) не предусмотрена возможность замены отпуска компенсацией за еще не наступивший рабочий год.

Акцентируем внимание на том, что закон позволяет руководству организации удержать соответствующую часть заработной платы увольняющегося работника, если он уже «отгулял» положенный ему ежегодный оплачиваемый отпуск, но не успел отработать все дни этого отпуска. Но администрация предприятия не сможет удержать с работника средства, которые выплатила ему в счет компенсации за дополнительный отпуск, причитающийся за время, еще в полной мере не отработанное специалистом.

К тому же, стоит принять во внимание и тот факт, что работодатель может заменить часть отпуска материальной компенсацией, но не обязан этого делать (подробнее в Письме Роструда № 473-6-0 от 1 марта 2007 года).

На основе всего вышеизложенного можно сделать вывод о том, что деньги за дополнительный оплачиваемый отпуск работник может получить уже до того, как он использует свой основной отпуск.

Когда отпуск заменить денежной компенсацией не получится

Отметим категории работников, которым компенсация за отпуск не положена.

Как уже было сказано выше, к ним относятся:

  • беременные сотрудницы;

  • работники, не достигшие совершеннолетнего возраста.

Сотрудники предприятий, условия работы которых были признаны опасными или вредными, тоже имеют ограничения по замене отпуска материальной компенсацией. Но это касается исключительно дополнительного, финансируемого предприятием, отпуска, который предоставляется за труд во вредных условиях. Этот отпуск трудящиеся могут использовать только по прямому назначению.

А вот основной отпуск заменить компенсацией разрешается, так же как и отпуска, предоставляемые сотрудникам, работающим при ненормированном трудовом дне, в условиях Крайнего Севера и т. д.

Как образец рассмотрим такую ситуацию.

Сотруднику был предоставлен ежегодный, финансируемый предприятием, отпуск, длительность которого составила 39 календарных дней, из них:

  • 28 – в качестве основного отпуска;

  • 8 – в качестве дополнительного отдыха за «вредность» на рабочем месте;

  • 3 – в качестве ежегодного дополнительного отпуска за ненормированный режим трудовой деятельности.

В таком случае трудящийся имеет право получить деньги только за 3 дня.

Как ежегодный оплачиваемый отпуск заменить денежной компенсацией и отразить все в бухучете

Итак, как уже было сказано, если работник хочет заменить отпуск компенсацией, причем не имеет к этому никаких ограничений, он должен предоставить администрации письменное заявление в любой форме.

Работодатель решает начислить компенсацию, после чего подписывается соответствующий приказ. На основании этого документа в бухгалтерии рассчитывается сумма компенсации, а затем производится ее начисление.

Непосредственно выплата компенсации фиксируется кассовым расходным ордером по форме № КО-2. Если начисление компенсации было произведено вместе с заработной платой за текущий месяц, то выплата данной компенсации осуществляется по ведомостям формы № Т-53 или № Т-49 одновременно с оплатой труда (п. 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У).

Также денежная компенсация может быть перечислена сотруднику отдельным платежом на его зарплатный счет в банке. В том случае, когда денежная компенсация начисляется вместе с ежемесячной зарплатой сотрудника – согласно реестру на перечисление заработной платы (пп. 1.17–1.19 Положения банка России от 19.06.2012 г. № 383-П).

Компенсация за неистраченный отпуск отражается в бухучете в определенном порядке, который зависит от того, вправе ли данная организация использовать упрощенные методы бухгалтерского учета или нет.

Если такого права у предприятия нет, то начисление компенсации за отпуск, не использованный работником (равно как и не связанный с увольнением), должно производиться за счет зарезервированных средств на оплату отпусков.

ИП имеют право на упрощенное ведение бухучета, например, могут не резервировать средства на оплату отпусков (подробнее в ч. 4, 5 ст. 6 Закона от 6.12.2011 г. № 402-ФЗ, п. 3 ПБУ 8/2010). В случае, если фирма воспользовалась таким правом, компенсацию за отпуск, не связанную с увольнением, надо включить в обычные расходы, например, в издержки по оплате труда (п. 8 ПБУ 10/99). Начисление и выплата такой компенсации отражается проводками:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70

– зачислена денежная компенсация, не связанная с увольнением трудящегося, за отпуск, которым работник не пользовался.

Дебет 70 Кредит 50 (51)

– материальная компенсация (не связанная с увольнением и перечисленная на банковский счет работника) за отпуск, которым сотрудник не пользовался.

Если у вас остались вопросы по теме, то предлагаем получить бесплатную консультацию специалистов компании «Бизнес Ресурс».

Почему десятки компаний Санкт-Петербурга предпочли услуги «Бизнес Ресурса»:

  • Экономия средств – до 30 % (по сравнению с бухгалтером в штате).

  • Компания поддерживает единый стандарт обслуживания 1С.

  • Компания оказывает комплексные бухгалтерские услуги, включая автоматизацию документооборота и оптимизацию налогов.

Подсчитайте, сколько ежемесячно стоит вашей компании содержание штатного/приходящего бухгалтера, и непременно звоните по телефонам:

  • 8 (951) 652-55-06;

  • 8 (931) 975-44-15.

 


Возврат к списку