Как создать электронную подпись: пошаговая инструкция

Многие пользователи интернета не понаслышке знают об удобстве обмена информацией в электронном виде. В наши дни для экономии времени и природных ресурсов органы власти и частные компании переходят на отправку документов посредством интернет-коммуникаций, что вызывает необходимость создать новый вид подписи. На ее оформление уйдет совсем немного усилий, но этот шаг поможет существенно упростить документальную работу. Время на оформление документации в электронном виде сильно сокращается, процесс оформления таких документов происходит быстрее, цифровая подпись проста в эксплуатации, для работы с ней не требуется специальных познаний. Как создать электронную подпись и в чем особенности этой процедуры?

Кому и зачем необходимо создать электронную подпись

Закон № 63-ФЗ от 06.04.11 г. «Об электронной подписи» содержит определение понятия электронной подписи (ЭП). Статья 2 Закона гласит, что это информация, содержащаяся в электронной форме, которая присоединяется к другой информации в такой же форме, при этом первая подписывает вторую или иным образом связана с ней, а также удостоверяет подписанта. Данный закон подробно регламентирует порядок и случаи использования ЭП в предпринимательской сфере, при получении услуг различных ведомств и в прочих предусмотренных законом ситуациях.

Основной задачей электронной подписи, как и любой другой, становится подтверждение:

• Авторства документа;
• Полноты и отсутствия искажений информации в документе;
• Неповрежденность и цельность документа.

Идея создания ЭП возникла благодаря стремительному развитию интернет-коммуникаций. Теперь с помощью глобальной сети можно значительно быстрее решать многие задачи и взаимодействовать друг с другом дистанционно. При ускоряющемся ритме жизни это немаловажное достижение.

Если вы функционируете в предпринимательской среде, то рано или поздно перед вами встанет задача − создать электронную подпись. Электронная подпись − это выражение совокупности таких взаимосвязанных понятий, как программное обеспечение, эксплуатация сертификата ключа и хранилище сертификата. Хранилище − это материальное устройство хранения данных, на которое записывается сертификат ключа проверки электронной подписи (флеш-накопитель, карта памяти). Подобные сертификаты выпускают только специальные организации, названные удостоверяющими центрами (УЦ).

Сертификат ключа проверки ЭП содержит:

• Данные о собственнике ЭП;
• Индивидуальный номер;
• Период действия (выдается на год);
• Информацию об УЦ, которого уполномочили создать ЭП и который выдал ее владельцу.

Когда срок сертификата оканчивается, не забудьте заблаговременно обратиться в УЦ, чтобы вам подготовили новый экземпляр.

Если собственноручная подпись может быть только одна, то количество ЭП, которые можно оформить на одно лицо, ничем не ограничено.

Задача создать электронную подпись связана с изучением новой информации. Например, о том, что существуют разные виды ЭП.

Какую вам необходимо создать электронную подпись

Вышеупомянутый закон предусматривает три вида электронной подписи:

Простая электронная подпись (ПЭП)

Ее предназначение ограничивается лишь подтверждением авторства подписанта. При этом ПЭП не гарантирует ни целостность, ни неизменность документальной информации после подписания. Следовательно, этот вид не подходит для юридически значимой документации. Она нужна лишь для доступа к какому-либо информационному ресурсу (такому, как портал госуслуг).

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Этот вид ЭП не только позволяет удостоверить авторство ее обладателя, но и свидетельствует о неизменности документа после подписания. Все это совершается с помощью криптографических программ для защиты электронных данных. Усиленная неквалифицированная электронная подпись служит средством обмена документами внутри организации и при взаимодействии с другими юридическими лицами на основании договора об использовании ЭП сторонами. Подпись такого рода необходима для участия в электронных торгах.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись отличается от неквалифицированной тем, что гарантирует конфиденциальность и юридическую значимость информации, которую она подтверждает. Для создания такой подписи нужны специальные программные средства, прошедшее сертификацию в Федеральной службе безопасности, а выдается она только в УЦ, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ. Бланки отчетности, скрепленные КЭП, можно направлять в государственные органы. Этот вид электронной подписи также пригоден для участия в электронных торгах.

В последнее время происходит вытеснение первых двух видов ЭЦП наиболее защищенной и дающей больше возможностей усиленной квалифицированной подписью. В зависимости от целей использования, каждый решает самостоятельно − нужно ему создать простую электронную подпись или усиленную.

Для применения КЭП выдается два ключа: закрытый (256 бит) и открытый (1024 бита), которые не действуют по отдельности.

Открытый ключ необходим для того, чтобы передавать документы в электронном виде с помощью специального сертификата, удостоверяющего личность того, на чье имя ключ был выпущен. Копия открытого ключа пересылается в библиотеку удостоверяющего центра на случай подделки или утраты информации. Закрытый ключ нужен для того, чтобы его владелец мог непосредственно подтвердить подписью информацию и отправить сертификат. Функционирует он также в течение года, в дальнейшем необходимо приобретать новое средство.

Подделка ЭЦП любого из трех видов невозможна, потому что программные средства, используемые при их создании, позволяют надежно зашифровать информацию. Даже высокий уровень современных программных вычислительных средств не позволяет взломать код без приложения колоссальных усилий. Однако, существует возможность страхования ЭП.

Какую создать электронную подпись в зависимости от сферы применения

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) − это один из способов обмена документами посредством программируемых процессов, реализуемых с помощью сети Интернет. Эта система внедряется повсеместно, она очень удобна и эффективна. Ею пользуются различные организации как внутри собственной структуры, так и в вопросах взаимодействия с контрагентами, а также физические лица. С помощью электронной подписи они направляют друг другу соглашения, финансовые документы, письма и т. д. Вид приобретаемого в УЦ электронного средства определяется стоящими перед покупателем целями и задачами в мире интернет-обмена информацией.

Электронная отчетность

С появлением электронной подписи неприятная процедура многочасового ожидания в очереди в помещении, набитом людьми, ради передачи отчетности в госорганы, изжила себя. Теперь этот процесс стал гораздо проще. Отчетность можно предоставлять с использованием электронного документооборота в налоговую инспекцию, пенсионный фонд и другие органы. Для этого нужно только заполнить электронную форму и подписать ее ЭП. Информация пересылается через глобальную сеть. За ее сохранность и конфиденциальность можно не беспокоиться, потому что существуют надежные программные средства для защиты передаваемых данных. Возможность отправления отчетов в электронном виде позволяет экономить рабочее время, сканировать документ на ошибки, главное – подписать электронный отчет КЭП.

Электронные торги

Электронные торги − это система взаимоотношений участников торговли, совершаемой в сети Интернет на специально созданных для этого электронных площадках. Участники, имеющие доступ к подобным площадкам, нацелены на заключение гражданско-правовых сделок по реализации товаров, работ и услуг.

Электронную подпись для участия в торгах могут приобрести как юридические, так и физические лица. Эта подпись позволяет не просто получить доступ к торговой площадке, но и заверить документы на конкурс и подписать контракт по его итогам. Вид ЭЦП зависит от требований торговой площадки.

Государственные услуги

Как создать электронную подпись для госуслуг? Сделать это несложно, эта возможность доступна для любого гражданина Российской Федерации. Электронная подпись для портала государственных услуг позволяет ее владельцу удостоверить документы, направляемые посредством специальных программных средств по телекоммуникационным каналам связи, а также получать письма и уведомления о статусе поданного в орган власти заявления.

Арбитражный суд

Судейские органы также перешли на электронный документооборот. Появилось право участников разбирательства направлять доказательства и другие документы в рамках судебного процесса в электронной форме. Арбитражное процессуальное законодательство предусматривает несколько способов предоставления документов спорящими сторонами, они включают и электронную связь. Следовательно, подписать документы также можно посредством электронной подписи.

Документооборот с физическими лицами

Физические лица используют электронную подпись крайне редко. Но все же отдельным гражданам удобнее удостоверять документы с помощью ЭП. И это бывает очень удобно при оформлении договоров удаленными работниками. При этом не только само соглашение, но и приемосдаточные акты и другие документы записаны исключительно в электронной форме. Обмен происходит через Интернет.

С использованием электронной подписи вы сможете:

• Обеспечить высокую степень конфиденциальности передаваемых данных;
• Многократно сократить процедуру отправления документов;
• Упростить механизм передачи отчетности в контролирующие ведомства и обеспечить доступ к электронной торговле;
• Обеспечить полноту и достоверность информации;
• Упростить международный документооборот;
• Сделать внутренний документооборот организации более удобным и эффективным.

Как создать электронную подпись и использовать ее в электронном документообороте

Межкорпоративный документооборот – способ передачи юридически значимых сведений от одного предприятия к другому (business-to-business), производимой с помощью электронных ресурсов. Такой обмен интенсивно внедряется в сферу отношений между организациями коммерческого сектора, поскольку он имеет многочисленные преимущества перед бумажной формой:

• Быстрый срок доставки документов. Территориально предприятия могут располагаться очень далеко друг от друга, и при использовании обычной почты сроки решения вопросов существенно затянулись бы. Электронный документооборот позволяет совершать юридически значимые действия оперативно, без проволочек, облегчая также и международное взаимодействие.
• Сокращение издержек, связанных с подготовкой и последующей передачей электронных документов (оформление электронных документов практически ничего не стоит).
• Такая система обмена позволяет ускорить бизнес-процессы компаний и влечет за собой массовое увеличение прибыли.
• Отсутствие затрат на оформление документации в бумажном виде и почтовые расходы экономит денежные средства.
• Курьерская экспресс-доставка и передача данных с помощью телекоммуникационных каналов связи – средства, которые позволяют вовремя подавать отчетность в налоговые органы, но второй вариант значительно экономнее.
• Автоматизированная система облегчает процедуру обработки документов, сокращая сроки, отведенные на данную процедуру.

Эти преимущества особенно актуальны для компаний с большим объемом внешнего документооборота.

В своей деятельности организации практически ежедневно оформляют и передают друг другу следующие виды документов:

• Юридически значимые письма;
• Соглашения (иные документы, оформляющие сделки);
• Счета на оплату;
• Товарные и товарно-транспортные накладные;
• Акты выполненных работ (услуг);
• Акты сверки взаиморасчетов;
• Счета-фактуры.

Как создать электронную подпись в рамках законодательного регулирования

Первый вопрос, который возникает после принятия решения перейти на новую форму документооборота: как создать сертификат электронной подписи? Законодательное регулирование этого вопроса включает в себя следующие нормативные источники:

1. Гражданский кодекс РФ содержит нормы, регламентирующие совершение сделок в электронной форме (ст. 160, 434, 847 ГК РФ).
2. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 также регулирует сферу заключения сделок, подписываемых электронными подписями сторон, и предусматривает получение с использованием электронной подписи услуг органов власти и управления.
3. Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет терминологию электронного документооборота, регламентирует вопросы, связанные с защитой данных, с использованием информационных технологий и с совершением иных действий по распространению, поиску, получению и передаче информации.
4. Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 предусматривает оформление бухгалтерской «первички» в электронной форме, в соответствии с едиными требованиями к документации бухучета.
5. Налоговый кодекс РФ содержит положения, касающиеся электронного оформления счетов-фактур (ст. 169).
6. Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н утверждает подробный порядок обращения электронных счетов-фактур посредством телекоммуникационных каналов связи.

Эти нормативные акты являются правовой базой для осуществления межкорпоративного обмена электронной документацией. Перед началом совершения юридически значимых действий следует не только внимательно эту базу изучить, но и присоединиться к какому-либо оператору электронного документооборота, а также договориться с контрагентами о таком виде обмена, оформив соглашение в письменной форме.

Как создать электронную подпись: пошаговая инструкция

Шаг 1. Оформляем заявку

Единственное место, где можно оформить и получить ЭЦП – это удостоверяющий центр. Никакое другое учреждение не имеет лицензии на оказание такого рода услуг. Подобные центры есть в каждом регионе, сведения о них легко найти в сети Интернет. Все, что вам нужно сделать, – это обратиться в УЦ с заявкой, которая, кстати сказать, также может быть оформлена в электронном виде. Дальнейшие вопросы вы сможете решить с менеджером, которого УЦ предоставит конкретно для взаимодействия с вашей организацией (либо с физическим лицом).

Шаг 2. Оплачиваем счет после подтверждения заявки

При получении счета на оплату внимательно изучите его содержание. Само создание электронной подписи не должно включаться в стоимость, цена формируется из услуг, получаемых в удостоверяющем центре, и стоимости съемного носителя (рутокена).

Шаг 3. Собираем комплект документов

Чтобы создать электронную подпись, не обязательно даже звонить в офис УЦ. Достаточно оставить заявку с помощью онлайн-сервиса. Как только менеджер обработает ее, то тут же вам перезвонит, подробно расскажет о подготовке пакета документов и подскажет, что и как нужно делать. Вам обязательно нужно будет сообщить в УЦ сведения о лице, на которого будет оформлена ЭП. В зависимости от того, будет это физическое лицо или организация, пакет документов будет иметь различия. Пакет документов в бумажном виде предоставлять также не придется. Сканы оригиналов и квитанции об оплате услуги по подготовке ЭЦП направляются на указанный адрес электронной почты либо с помощью формы, предусмотренной на сайте УЦ. Когда менеджер проверит достаточность предоставленных документов, а также их подлинность, подпись будет изготовлена. Единственный момент, когда необходимо будет явиться в удостоверяющий центр лично, – это момент получения ЭП.

Шаг 4. Получите сертификат электронной подписи в сервисном центре

Удостоверяющий центр при личном визите предоставит вам средство накопления информации (чаще всего это флеш-карта), на ней будут записаны сгенерированные ключи двух видов, о которых уже рассказали ранее (закрытый и открытый), а также программные средства, которые обеспечат функционирование ключей. Также на бумажном носителе вам выдадут сертификат, скрепленный печатью центра и его цифровой подписью.

Как создать электронную подпись, и какие документы для этого необходимы

Электронную подпись получить совсем не сложно, и это не слишком долгая процедура. Она доступна всем без исключения юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, а также физическим лицам, которые по роду своей деятельности пришли к решению создать электронную подпись. Подав заявку вместе с документами, согласно требованиям УЦ, и оплатив стоимость услуги, любой желающий может получить необходимое средство для упрощенной формы документооборота.

Организации для получения сертификата ключа могут понадобиться:

• Заполненный бланк-заявка на создание ЭП;
• Если заявителем выступает юрлицо, то необходимо предоставить свежую выписку из ЕГРЮЛ (сроком давности не более тридцати дней);
• Свидетельство о регистрации организации в едином реестре юридических лиц и свидетельство о постановке на учет в налоговой службе;
• Если электронная подпись изготавливается на имя руководителя организации, необходимо предоставить документ (копия распоряжения, приказа, заверенная печатью организации и подписью руководителя), наделяющий его правом действовать от имени и в интересах компании без доверенности;
• Если подпись оформляется на имя представителя организации, то потребуется доверенность на него, с четко прописанными полномочиями;
• Лицо, на имя которого выпускается электронная подпись, должен предоставить подлинник своего паспорта и копию, а также подлинник СНИЛС и копию.

Даже если ЭЦП изготавливается для нужд организации − фактическим владельцем все равно будет являться физлицо, имеющее право подписи от организации.

Для индивидуального предпринимателя комплект документов будет немного отличаться:

• Заполненный бланк заявления на оформление электронной подписи;
• Свидетельство, подтверждающее регистрацию предпринимателя в едином реестре, а также о постановке на учет в инспекции ФНС;
• Свежая выписка из реестра индивидуальных предпринимателей, срок выдачи должен быть не более месяца;
• Лицо, на имя которого оформляется ЭП, предоставляет подлинник и копию паспорта и СНИЛС.

Физические лица предоставляют в УЦ: заявление на создание подписи, а также собственный паспорт и СНИЛС.

Как создать электронную подпись с помощью сайта единого портала ЭПЦ

Существуют ли еще какие-то подсказки, как создать ключ электронной подписи? Несомненно! Достаточно зайти на единый портал ЭЦП в Российской Федерации в сети Интернет, там можно найти практически все ответы на вопросы по оформлению средства удостоверения документации в электронном виде. Там вы можете узнать, как создать личный сертификат, электронная подпись может быть оформлена по оставленной вами на портале заявке. Но надежнее делать это в удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Ассоциации Электронных Торговых Площадок (АЭТП). В таком случае у вас не возникнет проблем с технической совместимостью средств электронной подписи, их идентификационной уникальностью, и возможность нарушения закона будет исключена.

Каждый запрос на создание электронной подписи проверяется в центре авторизации АЭТП. Такая проверка обеспечивает недопустимость существования неуникального сертификата ключа или недействующей подписи. Центром авторизации является АО «Аналитический центр».

Если перед вами стоит задача, как создать электронную подпись для налоговой, либо для каких-то других государственных органов, или средство для межкорпоративного взаимодействия, порядок один и тот же. В первую очередь необходимо заполнить анкету на сайте. Разработанная анкета содержит поля, обязательные для заполнения, такие как: полное наименование организации, ИНН, организационно-правовая форма, ФИО, контактный телефон. Есть поля, которые заполняются в добровольном порядке. Это раздел «Дополнительно». Здесь рекомендуется указывать цели, для осуществления которых вам понадобится ЭП, и другие волнующие вас моменты.

После нажатия кнопки «Получить электронную подпись» данные будут обработаны и направлены специалисту, который занимается оформлением электронных подписей нужного вам вида в качестве штатного сотрудника авторизированного удостоверяющего центра. При оформлении ЭП учитываются все индивидуальные особенности заказчика, указанные в заявке.

В течение 1 рабочего дня с заявителем свяжется сотрудник УЦ, исполняющий вашу заявку, и подробно расскажет вам о тех действиях, которые нужно будет совершить в ближайшее время.

Как создать электронную подпись и проверить ее работоспособность после получения

Прежде всего для этого существует ряд специальных программ, которые работают как в режиме онлайн, так и стационарно – при установке на персональный компьютер. Приобрести программу можно в самом УЦ. Для проверки на подлинность такая программа загружает ЭП из области хранения и проверяет функциональность средства в считанные секунды.

Как создать электронную подпись и не нарушить правила хранения электронных документов

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год, и этот срок короче срока хранения большинства документов. Для исправления данной ситуации существует штамп времени – он заменяет собой дату на документе и подтверждает, что сертификат ЭП имел полную легитимность при подписании.

Узнать, действует ли сертификат в момент подписания, можно на официальном сайте УЦ, который в обязательном порядке размещает список отозванных недействительных сертификатов.

Сами электронные документы, подписанные ЭП, допускается хранить двумя способами:

• Локальное хранение (на жестком диске, на сервере организации, съемном носителе);
• Хранение в облаке (на сервере организации, предоставившей вам данную услугу, использование возможно при наличии доступного интернет-трафика).

Как создать электронную подпись и какие меры предосторожности соблюдать

Электронная подпись – средство, имеющее большое юридическое значение, поэтому важно выполнять правила ее хранения, не оставлять без присмотра, обеспечивать условия конфиденциальности. В случае возникновения малейших подозрений о завладении ЭП посторонними лицами следует незамедлительно потребовать приостановки ее действия. То же самое нужно сделать, если вы потеряли ключ. Если появляются какие-то вопросы или беспокойства, всегда можно позвонить в сервисную службу УЦ, где специалисты охотно подскажут вам выход из ситуации. Утрата ключа, как и незаконное завладение им, послужит основанием для приостановки работы сертификата. Это возможно сделать по звонку на короткое время, но в дальнейшем нужно будет посетить офис УЦ, чтобы возобновить подпись.