Этапы аттестации персонала

Цель кадровой аттестации – выявление потенциальных возможностей персонала и определение, нужно ли сотрудникам проходить дополнительное обучение. Аттестация позволяет определить ведущих компетентных специалистов с целью их поощрения, а также мотивации коллектива к усовершенствованию своего профессионализма. В данной статье мы разберем, какие существуют этапы аттестации персонала.

Какие цели преследует аттестация персонала

Все большее число руководителей оценивают необходимость обучения и оценки профессионализма своих кадров. И любое эффективное управление персоналом включает в себя институт аттестации.

Аттестация кадров – это внутриорганизационные процедуры, направленные на оценку соответствия уровня труда, личностных качеств работника и его потенциала требованиям тех обязанностей, которые он выполняет.

Основная роль аттестации – определить потенциал сотрудника и выявить, нужна ли ему переподготовка или повышение квалификации, а также выделить более эффективных и компетентных специалистов с целью их поощрения и мотивации.

Все структурные и кадровые изменения внутри организации: переводы, повышения или понижения в должности, изменения в оплате труда, дополнительные премии и увольнения – должны быть юридически обоснованы. Результаты оценки профессионализма работника служат таким основанием.

Благодаря аттестации можно улучшить качественный состав кадров, выявить степень загрузки сотрудников, соответствие людей занимаемым должностям, повысить эффективность методов управления персоналом.

Основная цель аттестации – увеличить производительность труда каждого специалиста, обеспечить стремление персонала к совершенствованию своих навыков, найти резервы для развития, создать оптимальные условия для личностного роста работников, подобрать эффективные материальные способы мотивации и социальные гарантии.

Существует четыре вида аттестации персонала.

1. Для каждого сотрудника аттестация – обязательная процедура, осуществляемая не реже, чем раз в два года для руководителей и минимум один раз в три года для рядовых подчиненных.
2. Прежде чем перевести работника на более высокую должность, его также необходимо аттестовать. В данном случае цель – определить потенциальные возможности кандидата на новую должность и степень его профессионального соответствия новым обязанностям.
3. По окончании испытательного срока сотруднику также нужно пройти аттестацию. Теперь она помогает сформировать суждение о профессиональной подготовке специалиста и степени его адаптации к новому рабочему месту.
4. На этапе перехода сотрудника в другой отдел или при смене его функционала также проводится аттестация в случае, если должностные обязанности будут существенно изменены.

Читайте также: Трудоустройство инвалидов 3 группы

Каждый работник должен проходить аттестацию. Условия и сроки ее проведения, требования для каждого из этапов определяются руководителем.

Основные этапы аттестации персонала

1 этап. Подготовка к аттестации

Ответственные: отдел кадров.

Участники: аттестуемый сотрудник, непосредственный руководитель, подчиненные, сослуживцы.

Задачи: определение критериев оценки и форм для выставления аттестуемому специалисту оценок. На данном этапе по корпоративной почте всем участникам процесса производится рассылка оценочных бланков, после чего эти листы собираются и передаются членам комиссии для анализа, назначается дата заседания комиссии.

Сроки: все необходимые документы готовятся 10 дней. Для каждой группы проверяющих лиц нужно составить персональный бланк для оценки:

1. Лист оценки коллег и подчиненных. Он должен содержать следующие пункты: столбец с указанием профессиональных навыков, графы для указания баллов и колонки для внесения сильных и слабых сторон аттестуемого.
2. Лист самостоятельной оценки включает колонки, где сотрудник прописывает, в чем он планирует совершенствоваться, какое обучение хотел бы пройти, в каких проектах хотел бы поучаствовать.
3. Лист оценки для руководителя. В него добавляются графы для указания целей и задач подчиненного на будущее, зоны ближайшего профессионального развития с отметками, нужно ли отправить аттестуемого на дополнительное обучение.

Читайте также: Как уменьшить зарплату сотрудникам

2 этап. Оценка

Ответственные: отдел кадров.

Участники: топ-менеджеры, их заместители, начальник отдела кадров, аттестуемый сотрудник и его непосредственный руководитель.

Задачи: определить, какие перспективы карьерного роста видит для себя сотрудник, с какими трудностями ему приходится сталкиваться в своей работе. Во время прохождения данного этапа аттестации специалистом дается объективная оценка его компетенций, определяются цели на будущее. После анализа результатов составляется список кандидатов в кадровый резерв и принимаются решения по кадровым перестановкам (изменение размера зарплаты, смена должности, увольнение).

Сроки: не более одного часа на одного работника.

3 этап. Оформление принятых кадровых решений

Ответственные: сотрудники отдела кадров.

Участники: аттестуемый работник, начальник отдела кадров.

Задачи: оформление приказа, ознакомление с ним специалиста, внесение изменений в учетные документы.

Сроки: все решения оформляются в день аттестации сразу после ее окончания.

По итогам трех этапов аттестации персонала комиссия выносит решение по продвижению сотрудника по служебной лестнице, увеличению зарплаты, поощрению за хорошую работу, смене функционала, снятию с должности и др. Все материалы, подготовленные комиссией, будут использованы на этапе формирования кадровой политики.

Для социальной защиты аттестуемых, а также во избежание субъективного суждения учитывается вес оценок для специалиста.

Руководство поощряет сотрудников, опираясь на рекомендации аттестационной комиссии. В течение двух месяцев после проведения всех этапов процесса аттестации персонала принимается решение о переводе работника на другую должность. Перевод возможен только с согласия специалиста. При его несогласии руководитель вправе расторгнуть трудовой договор в установленном законом порядке.

Читайте также: Как улучшить продажи

Методы проведения аттестации персонала

Различают множество методов аттестации персонала, но все они базируются на нескольких основных. Рассмотрим их подробнее:

• Ранжирование – метод, при котором весь коллектив расставляется по порядку исходя из умений и заслуг каждого сотрудника. Чаще всего основной критерий оценки – действительная способность выполнять работу, но иногда добавляются дополнительные параметры.
• Классификация – проводится в два этапа. Сначала выделяют несколько критериев оценки (обычно не более пяти), а затем распределяют по ним сотрудников.
• Оценочная шкала – самый распространенный метод аттестации. Определяется перечень характеристик для персонала и устанавливается шкала оценок (например, от 1 до 5). Уполномоченное лицо (руководитель аттестуемого) проставляет свою оценку сотруднику в указанном диапазоне напротив каждой характеристики.
• Методика открытой аттестации – инновационная методика, которая была введена, когда практика показала, что использование шкалы оценок не всегда позволяет объективно и комплексно оценить каждого специалиста. Часто не удается правильно подобрать характеристики для оценки. И уже на начальных этапах проведения аттестации персонала отсутствует объективность.
  

  Тогда лучше подходит способ, при котором вместо того, чтобы проставлять оценки по заданным параметрам, требуется описать характер выполнения работы сотрудником несколькими фразами.

Разберем подробнее аттестацию по методу Джека Уэлча.

«Кривая жизнеспособности» – одна из методик по аттестации персонала. Суть ее заключается в том, что каждый руководитель оценивает своих подчиненных, распределяя их на три категории в следующем соотношении: 10 % – худшие сотрудники, 20 % – лучшие, 70 % – работники со средними оценками.

Не всегда этот метод легко осуществить, и не всегда его результаты оказываются точными. Есть риск, что потенциал некоторых специалистов останется незамеченным.

Но кривая жизнеспособности увеличивает шансы построить идеальную команду. Согласно методу, весь персонал делится на три класса – A, B и C.

Класс A – активные сотрудники, которые всегда готовы к свершениям и увлечены процессом. Благодаря своей активности они задают настрой для остальных. У них есть принципы, которые в компании General Electric называются «четыре E»: большое количество энергии, способность передать окружающим свой энтузиазм, способность быть в ресурсе, умение принимать сложные решения и выполнять поставленные задачи.

Класс B – данные работники являются неотъемлемым инструментом для реализации целей компании. Нужно помочь специалистам перейти из класса B в класс A.

Читайте также: Отказ в приеме на работу

Класс C – не справляются со своими обязанностями и не несут пользы организации, а, наоборот, подают плохой пример и отрицательно влияют на общий результат. С таким персоналом нужно расстаться.

Оплата труда должна соответствовать классу: для сотрудников класса А она должна быть выше в два-три раза в сравнении с остальными, работникам класса B нужно каждый год индексировать оплату труда, для специалистов класса С зарплата не должна повышаться.

Есть и свои минусы в такой системе.

После прохождения всех этапов проведения аттестации персонала будет интересно и приятно выделить и поощрить подчиненных класса A. В то время как с работниками класса C будет достаточно сложно взаимодействовать. Особенно, если после внедрения системы прошло несколько лет, и главные аутсайдеры уже были уволены.

Некоторые убеждены, что не стоит увольнять те 10 % сотрудников, которые по результатам аттестации оказались худшими. Но, как считает Джек Уэлч, хуже всего, когда руководитель не принимает решительных мер сразу и указывает на профессиональную непригодность на поздних этапах карьеры.

7 ошибок в проведении аттестации персонала

Читайте также: Как заменить отпуск компенсацией

1. Неверное определение целей и задач аттестации. Именно отсутствие их правильной формулировки является самой частой ошибкой. При проведении всех этапов аттестации персонала нужно учитывать, что итогом проверки является не только выявление и отсев неквалифицированных сотрудников, но и повышение эффективности работы коллектива.
2. Отсутствие у кадров полной информации. Специалисты должны быть оповещены о предстоящей аттестации заранее (лучше за несколько месяцев), особенно если ранее подобных процедур не проводилось. Необходимо сообщить о целях и задачах, дать разъяснения о требованиях к действиям сотрудников на каждом этапе аттестации персонала.
3. Сравнение работников между собой. На этапе оценки специалистов следует судить о каждом из них отдельно по указанным характеристикам, не сопоставляя его с другим человеком.
4. Различие в подходе к оценке людей, выполняющих одинаковую работу. На этапе аттестации персонала нужно подходить к рассмотрению профессиональной деятельности каждого сотрудника в индивидуальном порядке, но проверять необходимо именно выполнение работы, а не человека: не следует опираться на личные симпатии или неприязнь. Важно исключить субъективное мнение, поэтому в аттестационной комиссии должны быть незаинтересованные лица.
5. Пользоваться сжатой шкалой оценок. Диапазон отметок должен включать в себя разнообразные критерии. Это поможет на этапе классификации специалистов по степени их профессионализма и эффективности их работы. В практике зарубежных компаний применяется 100-балльная шкала оценивания. Такой поход позволяет дать более детальную и развернутую характеристику каждого сотрудника и его способностей.
6. Предвзятое отношение руководителя к некоторым специалистам. Любая аттестация персонала должна проводиться исключительно с соблюдением принципа объективности и беспристрастия. Оценка сотрудника и меры, применяемые к нему по итогу аттестации, должны осуществляться только исходя из эффективности его работы и степени профессионализма.
7. Менять условия и требования на одном из этапов аттестации персонала. В любой компании новость о предстоящей оценке профессионализма вызывает негативную реакцию среди сотрудников: людей охватывает страх, повышаются эмоциональное напряжение и нервозное состояние, что отрицательно сказывается на общей атмосфере в коллективе и эффективности работы.
   

   Чтобы избежать подобных явлений, стоит подробно разъяснить все аспекты данной процедуры и порядок действий специалистов на каждом этапе. Дабы не подорвать лояльное отношение персонала к руководству, не стоит вносить какие-либо изменения.