Эффективный тайм менеджмент

В современном мире большинство людей давно забыли, что такое размеренная и спокойная жизнь. Мы постоянно сталкиваемся с нехваткой времени, находимся в какой-то бесконечной гонке, пытаясь успеть выполнить все свои запланированные дела, и не знаем, за что хвататься именно сейчас. Это отрицательно влияет как на эмоциональное состояние человека, так и на его результативность. Проблемы нехватки времени может решить эффективный тайм-менеджмент, который научит грамотно распределять свои задачи на день так, что останется время и на отдых.

Что значит эффективный тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это техника организации времени, основанная на определенных принципах и правилах, благодаря которым человек может выполнять свои действия более эффективно и грамотно распределять время.

С помощью эффективного тайм-менеджмента удается начать использовать рациональнее свое время, которое мы обычно тратим на те или иные операции.

За счет этого можно повысить свою результативность и производительность или выделить больше времени на отдых.

Именно планирование, разграничение, определение приоритетов, постановка целей помогают людям справляться с бешеным ритмом жизни. Применяя данную технику, можно начать все успевать, а также избежать переутомлений и стрессов.

Научной организацией труда в начале прошлого столетия было отмечено, что личная эффективность каждого человека влияет на результативность использования времени. Тогда в газетах начали публиковать статьи с названием «Борьба за время».

В 1970-х годах биологом Любищевым был разработан метод хронометража, который нашел широкое применение и приобрел успех. Этот способ используется с целью повышения продуктивности человека за счет выработки у него правильного мышления и рационального распределения времени.

Преподавать тайм-менеджмент в России стали с 2007 года при Московском финансово-промышленном институте. В современном мире данное направление стало очень востребованным, появилось множество семинаров и тренингов, обучающих рационально использовать свое время, ведь для многих эта тема очень актуальна.

Конечно, далеко не все живут активной жизнью, поэтому не у каждого есть необходимость применения тайм-менеджмента. Людям, у которых нет множества задач и целей, которые стараются, наоборот, «убить время», эта наука будет совершенно неинтересна.

Прежде чем обучаться этой технике, следует определить, действительно ли есть над чем работать, т. е. удостовериться в том, на самом ли деле присутствует нехватка времени, и вы знаете, на что распределите высвобожденные минуты или даже дни.

Тайм-менеджмент основывается на нескольких принципах:

• составление планов (краткосрочных – на день, долгосрочных – на более длительные сроки);
• оптимизация времени;
• постоянный учет сроков;
• организация мотивации.

Умение рационально использовать свое время пригодится не только на работе, но и в жизни. Как оказалось, люди, применяющие техники эффективного тайм-менеджмента на постоянной основе, более оптимистичны, здоровы и успешны не только в профессиональной деятельности, но и в личной жизни.

Благодаря эффективному планированию человек учится анализировать свои действия и определять, насколько они целесообразны в части достижения поставленных целей.

Читайте также: Методы личной эффективности

3 мифа об эффективном тайм-менеджменте

Многие полагают, что применять тайм-менеджмент стоит только лишь в профессиональной деятельности, и россиянам в связи с особенностями менталитета просто невозможно использовать его принципы вне работы.

1. Время неуправляемо.

Такое утверждение можно считать верным – мы действительно не можем повлиять на ход времени, не в силах остановить его, отмотать назад или ускорить.

Но мы можем изменить свои действия в течение одного и того же периода, расставить приоритеты и повысить результативность. Управлять своим личным временем и правильно его распределять – вот чему обучает эффективный тайм-менеджмент.

Вы даже не представляете, сколько времени можно высвободить, если осознанно подойти к распорядку своего дня и обдуманно выполнять какие-то действия. Тайм-менеджмент учит умению жить прагматично, а также эффективному управлению временем.

У каждого успешного человека есть ежедневник с четким планом своих дел, независимо от того, бизнесмен это или мама в декрете. Такие люди стараются провести каждый день максимально полезно. И они всегда успевают больше, чем остальные за тот же отрезок времени.

2. Тайм-менеджмент увеличивает нагрузку.

Длительный труд без отдыха непременно приведет к переутомлению и будет способствовать развитию депрессии. Поэтому важно учиться повышать свою результативность и уменьшать объем работы. Остается понять, как этого достичь. Если сказать в двух словах, то для этого нужно придерживаться четкого плана действий и уметь отличать главные задачи от второстепенных.

Соблюдать принципы эффективного тайм-менеджмента – это не значит выполнять больше или с большей скоростью.

Здесь имеется в виду работа над ростом личной результативности благодаря совершению нужных действий с исключением при этом лишних и не приводящих к какому-то итогу, так называемых хронографов или пожирателей времени.

Хронографы – мелкие дела, не дающие заметного полезного эффекта, которые мы совершаем, не задумываясь об их целесообразности и попросту не замечая (пустые разговоры по телефону, просмотр социальных сетей и т. д.)

Подобные действия выполняются обычно, когда мы хотим отложить важные задачи «на потом». Такое явление называется прокрастинацией.

Стоит только задуматься над значимостью поставленных целей, которые до сих пор не достигнуты, как сразу появятся силы и желание действовать, и уже не захочется тратить время на посторонние бессмысленные дела.

3. Тайм-менеджмент убивает свободу.

Люди опасаются, что можно стать роботом, если постоянно следовать плану, и продолжают жить под влиянием собственных привычек и страхов.

Эффективный тайм-менеджмент не ограничивает нашу свободу, а дает ее нам.

Не только менеджеры и руководители нуждаются в планировании. Учиться эффективному управлению своим временем должен каждый человек, которому небезразлична его жизнь, ведь время – это наш главный ресурс.

Читайте также: Как правильно ставить цели

Как определить, нужно ли вам применять тайм-менеджмент? Ответ прост: если у вас запланировано не меньше четырех задач на день, необходимо использовать методы эффективного управления временем. Здесь подразумеваются не только профессиональные дела, но и личные.

Правильное распределение времени и планирование своих задач способствуют более быстрому достижению поставленных целей и высвобождению времени на отдых и развлечения. Эффективный тайм-менеджмент направлен на получение результата с минимальными затратами сил в самые короткие сроки.

Если говорить о следовании составленному расписанию, то грамотное распределение времени на труд и отдых еще никому не навредило. А для внеплановых событий, форс-мажоров и спонтанности всегда найдется место.

10 принципов эффективного тайм-менеджмента

Согласно французской пословице, кто владеет временем, тот владеет всем. Действительно, это так, ведь навыки эффективного управления временем помогают улучшить свою результативность в сравнении с людьми, которые его не ценят.

1. Расставляйте приоритеты.

Учитесь разделять важное и второстепенное и устанавливать сроки выполнения всех задач в зависимости от их значимости. Распределяйте дела по приоритетности. Очень хорошо работает метод ТОП-5: нужно выделить пять самых главных задач на неделю и назначить по одной на каждый день.

2. Исключите лишнее.

Когда вы решили заняться важным делом, отключите все мессенджеры и не заходите в социальные сети. Пусть ничто не отвлекает вас от выполнения срочных задач. Хорошо работает метод, когда на общение выделяется по 10–15 минут через каждый час.

3. Следуйте советам профессионалов.

В современном мире можно найти множество информации по повышению эффективности в той или иной сфере деятельности. Читайте блоги экспертов и полезные статьи по вашей теме, перенимайте опыт тех, кто уже достиг успеха, и следуйте советам профессионалов.

4. Составляйте план.

Один из методов эффективного тайм-менеджмента – завести ежедневник, в котором вы будете планировать все важные дела и задачи. Крупные проекты, требующие много времени, разделяйте на небольшие подцели. Пересматривайте список задач и контролируйте их выполнение. С помощью плана вы сможете все успеть и ничего не забыть.

5. Не оставляйте трудные задачи на потом.

Не все важные дела нам хочется выполнять, некоторыми из них приходится заниматься через силу. Но если задача не завершена, мысли о ней будут постоянно крутиться в вашей голове, портя настроение. Оптимальное решение – выполнить ее сразу и переключиться на другие процессы. Тогда вас ничего не будет тревожить, и день пройдет позитивнее и эффективнее.

6. Учитесь говорить «нет».

Если вы пребываете в постоянной спешке и не можете закончить все дела, вероятно, вы много запланировали изначально. Если вы не уверены, что выполните просьбу, не обещайте и не вносите ее в список своих задач, ведь лучше не обещать и не сделать, чем пообещать и подвести.

Читайте также: Методы мотивации персонала

7. Убирайтесь вокруг.

Для эффективной деятельности на рабочем месте должен быть порядок. Наличие множества ненужных предметов будет постоянно отвлекать.

8. Делайте перерывы.

Нельзя работать без перерывов. Чем дольше вы трудитесь, тем менее эффективным становится процесс, поэтому нужно находить время на отдых. Оптимально – перерыв на 15 минут через каждый час. Это поможет отвлечься и восстановить силы.

Определите периоды времени, когда вы чувствуете себя наиболее активным. Это время нужно оставлять для совершения самых важных и трудоемких дел. Не следует бояться не выполнить свой план. Эффективный тайм-менеджмент хорошо характеризует пословица: «Тише едешь – дальше будешь».

9. Рефлексируйте.

Умение рефлексировать поможет сделать ваши действия более эффективными. Проводите анализ в конце дня: смотрите, что вы успели, а что осталось в списке невыполненного. Старайтесь понять, почему не все задачи завершены и как этого избежать в дальнейшем.

10. Автоматизируйте ручной труд с помощью правильных инструментов.

Пользуйтесь закладками в браузерах и другими вариантами сохранения и быстрого поиска. Применяйте электронные планировщики. Все эти сервисы, упрощающие распределение своих дел, помогут сэкономить время.

При коллективной работе над одним проектом можно пользоваться онлайн-планировщиками, чтобы доступ был у всех участников. Так вы сможете расписывать задачи для каждого и контролировать их выполнение, а каждый сотрудник будет видеть зону своей ответственности, список дел и сроки их завершения.

Для работы с задачами есть множество удобных сервисов:

• Программы, позволяющие составлять личные to-do списки, – Remember the milk, Wunderlist.com, Todoist и другие.
• Для коллективного выполнения дел лучше воспользоваться Worksection, Basecamp, Trello, Teamlab или выбрать что-то другое среди схожих сервисов.

Полезные книги про эффективный тайм-менеджмент

Существует множество книг по эффективному тайм-менеджменту. Причем многие из них разделены по целевым аудиториям: одни учат планировать свой день руководителей, другие – контролировать и правильно распределять время домохозяек, школьников или молодых мам.

Читайте также: Рабочее время менеджера: как наиболее эффективно его организовать

Мы подобрали наиболее полезные, по нашему мнению, материалы по данной теме.

Евгений Попов подготовил курс «Хозяин времени». Он является автором видеоуроков, практик успешного бизнеса в Интернете. Имеет индивидуальный сетевой ресурс, где можно приобрести все материалы.

Если вам необходимо освоить главные навыки практического тайм-менеджмента в короткие сроки, ознакомьтесь с курсом Евгения Попова «Хозяин времени».

Глеб Архангельский – ведущий российский эксперт по вопросам эффективного тайм-менеджмента. Руководитель собственных корпоративных проектов по внедрению методик рационального использования времени в практику крупнейших российских компаний, например, РАО ЕЭС, «Вимм-Билль-Данн». Автор работ по эффективному тайм-менеджменту, книг «Организация времени» и «Тайм-драйв».

Брайан Трейси – писатель, ведущий мировой специалист по развитию личности и повышению эффективности, спикер, консультант по менеджменту.

Также вы сможете узнать об эффективном тайм-менеджменте из книг «Максимальная концентрация» Люси Паладино, «Тайм-менеджмент по помидору» Штафана Нетеберга, «Жесткий тайм-менеджмент» Дэна Кеннеди.

Вот и подошла к концу наша статья об эффективном тайм-менеджменте. Искренне надеемся, что вы смогли найти в ней полезные идеи для своего бизнеса. Не исключено, что какие-то мысли стали для вас открытием, а что-то оказалось просто интересным фактом, расширившим понимание процесса сложных продаж.