Ежедневно мы решаем различные задачи ради достижения определенных целей и получения нужных нам результатов. Можно ли действовать с большей эффективностью, то есть выполнять поставленные задачи быстрее и нести при этом меньше затрат? Безусловно, да, вот только каким образом? Для этого используют методы личной эффективности.
Что понимают под личной эффективностью
В экономическом аспекте эффективность – это то, как соотносится полученный результат с затратами.
На производстве употребляется термин «Производительность», который можно в данном случае считать синонимом вышеупомянутого слова. Он обозначает, какое количество продукции выпускается за единицу времени.
Когда говорят о личной эффективности, имеют в виду то, как быстро в конкретных условиях достигаются поставленные цели при оптимальных затратах ресурсов, или то, с какой скоростью совершается переход из имеющегося состояния в желаемое.
Она определяется:
- личными задачами;
- пользой результата;
- израсходованными ресурсами.
Чтобы не производить напрасные траты, все действия необходимо совершать, учитывая имеющиеся цели. В противном случае даже при высокой скорости работы и большой занятости можно иметь нулевую личную эффективность.
Даже если деятельность дала результат, но он не имеет пользы, производительность является нулевой. Вообще же полезность/бесполезность итоговой цели – понятие относительное, поэтому и эффективность не будет абсолютом.
Например, начальник может высоко оценить вашу деятельность, если вы получили важный для него результат, выполнив рабочее задание. При этом ваша личная эффективность будет нулевой, поскольку достигнутая цель лично вам не принесет никакой пользы.
Всегда необходимо учитывать, сколько ресурсов потребуется для выполнения задачи, так как их истощение приведет к снижению результативности.
К примеру, рабочий на заводе трудится за станком без перерывов на техническое обслуживание. План перевыполняется на 150–200 %, простои отсутствуют, производительность очень высокая.
Однако в итоге при такой эксплуатации спустя какой-то срок оборудование неизбежно выйдет из строя. Начнутся простои. Много времени будет тратиться на ремонт станка.
Производительность резко снизится, план будет выполняться в лучшем случае наполовину, поэтому затраты увеличатся, а доходы уменьшатся.
Идеальной эффективностью можно считать способность к моментальному достижению желаемого состояния.
Прежде чем знакомиться с методами повышения личной результативности, следует узнать, на каком уровне она находится сейчас. Для этого необходимо установить:
- сформулированы ли конкретные цели деятельности;
- сколько времени требуется на их достижение в настоящий момент;
- есть ли ресурсы для выполнения планов.
Свою производительность лучше оценивать по десятибалльной шкале. Только после такого анализа, уже зная, к чему надо стремиться, можно изучать методы повышения личной эффективности.
Читайте также: Как правильно ставить цели
Кому и зачем пригодятся методы повышения личной эффективности
Эффективность человека определяется не только по тому, как он решает отдельные рабочие или учебные задачи, но и по тому, как он достигает более масштабных целей.
Ею обусловлены и скорость выполнения поручений, и темп продвижения по карьерной лестнице, и время, необходимое для восприятия и усвоения новой информации, и сроки получения нужных результатов.
От личной эффективности зависит также работоспособность. Человек с низкой производительностью будет отставать от тех, кто в полной мере реализует свой потенциал для достижения намеченных целей.
Чтобы определиться с тем, для чего нужны методы личной эффективности, нужно выяснить, как она соотносится с талантом и использованием имеющихся у человека возможностей.
Как правило, успешность связывают с наличием у него усердия и способностей. Причем насчет соотношения того и другого единого мнения нет, есть варианты от 90/10 до 50/50.
Личную эффективность можно сравнить с сочетанием стараний и таланта. То есть вы используете свои ресурсы для наиболее быстрого достижения цели, пытаясь при этом приложить минимум усилий.
Это не говорит о том, что работа будет сделана плохо, скорее, наоборот: чем выше личная эффективность человека, тем лучше будет результат за более короткий период.
Повышение производительности обязательно приведет к экономии времени, затрачиваемого на выполнение повседневных задач.
Пример. Сотруднику фирмы необходимо проанализировать деятельность компаний-конкурентов. Результатом этой работы должен стать отчет с выводами о целесообразности выпуска определенной продукции. На составление документа специалисту может потребоваться от одной недели до месяца. Существует прямая зависимость между уровнем эффективности сотрудника и сроком, который будет затрачен на выполнение данной работы.
Мы уделяем особое внимание времени, не говоря о качестве результата. Это связано с тем, что в современных условиях именно проблема сроков является наиболее актуальной. Подразумевается, что работа в любом случае будет сделана качественно, вопрос только в том, как наиболее рационально распорядиться временем.
Нередко воодушевленности хватает только на первые 20–30 минут задачи, затем интерес к ней угасает, и то, что можно было бы закончить за 5 минут, выполняется уже за 20.
Это связано с тем, что внимание переключается на посторонние предметы и второстепенные детали. Такое явление можно наблюдать в разных сферах деятельности.
Для того чтобы сократить сроки решения разных задач, нужно изучать методы повышения личной эффективности.
Свою производительность необходимо улучшать каждому человеку, но для людей некоторых профессий это особенно важно. Перечислим тех, кому следует обязательно знать о методах повышения личной эффективности.
Читайте также: Благодарственное письмо за выполненные работы
- Фрилансеры
Это люди, которые не имеют одного постоянного работодателя, а выполняют проекты на заказ, чаще всего, удаленно. Как правило, это IT-специалисты, дизайнеры, редакторы, бухгалтеры.
Такие люди постоянно работают с большим количеством данных, и потому они подвержены информационной перегрузке. Если офисным сотрудникам социальные сети, сайты с новостями и тому подобные веб-ресурсы в течение дня, как правило, не доступны, то у тех, кто занят дома и является сам себе начальником, подобных ограничений нет.
Поэтому фрилансер часто тратит на выполнение задания более часа даже в том случае, если оно может быть закончено за 15 минут. Для того чтобы экономить время, увеличивать количество реализуемых проектов и свои доходы не в ущерб личным делам, эти специалисты должны осваивать методы повышения личной эффективности.
- Бизнесмены
Владельцы собственного дела, а также руководители крупных компаний, как правило, работают в условиях дефицита времени, необходимого для принятия важных решений. При этом уровень ответственности у них выше, чем у рядовых сотрудников.
Для того чтобы все успевать и не жертвовать своим временем, таким людям необходимо знать о методах повышения личной эффективности.
Читайте также: Методы мотивации персонала
- Студенты
К данной категории можно причислить не только непосредственно учащихся, но и всех тех, кто осваивает что-либо новое, например, на курсах повышения квалификации или в ходе самостоятельных занятий.
Каждый такой «студент», неважно, чему он обучается, должен извлечь максимум пользы из уроков: запомнить нужную информацию, отработать полезные навыки и научиться применять это все в своей профессиональной деятельности. Именно в этом должны помочь методы повышения личной эффективности.
21 метод повышения личной эффективности от Брайана Трейси
Брайан Трейси – эксперт с мировым именем, специализирующийся в области психологии успеха. В 1981 году появился его обучающий проект «The Phoenix Seminar». В 1985 году курс был издан под названием «Психология достижений» и стал бестселлером во всем мире. Итак, о чем пишет Брайан Трейси? 21 метод повышения личной эффективности – в чем они заключаются?
- Определитесь с целями.
Сформулируйте и напишите на листе бумаги 10 целей, которых вы желаете достичь в ближайшем году. Используйте настоящее время и первое лицо: так, как будто задачи уже выполнены. Это должно повлиять на ваше подсознание. Нужно написать, например, «Я езжу на таком-то автомобиле…» или «Я имею доход столько-то рублей в год» и т. д.
Подумайте над тем, какой пункт из данного перечня смог бы оказать на вашу жизнь самое сильное положительное воздействие, если бы вам удалось осуществить все желаемое. Выпишите эту цель отдельно и составьте план по ее достижению.
Определите срок реализации и конкретные шаги, которые стоит предпринять в связи с этим.
Приступайте к выполнению плана, делая ежедневно то, что было намечено. С помощью данного метода вы сможете изменить свою жизнь к лучшему!
- Занимайтесь планированием ежедневно.
Составляйте ежедневные планы, а также списки дел на неделю и месяц. В блокноте фиксируйте все, что должно быть выполнено в течение ближайших суток. Не забывайте дополнять список при необходимости. В отдельном перечне должны быть перечислены все важные для вашего будущего задачи и проекты.
Этот метод предполагает, что при составлении списков нужно учитывать ценность дел и срочность их выполнения.
Самые важные и срочные должны быть в начале перечня, далее перечисляйте их по степени убывания этих двух показателей. При выполнении намеченных дел старайтесь укладываться точно в запланированные сроки.
- Учитывайте правило 80/20
Сформируйте перечень всех своих основных занятий и проектов. Используйте следующий метод: установите, какие из них входят в те 20 % дел, которые приносят (или могут принести) 80 % всех ваших результатов.
Не занимайтесь теми задачами, которые дают малосущественный успех. Уделяйте время той деятельности, которая относится к 20 % важных занятий.
- Всегда имейте в виду результаты.
Регулярно анализируйте свою активность с точки зрения того, какая именно работа при качественном выполнении в нужные сроки дает самые важные итоги.
Читайте также: Контроль менеджера в полях
Определите для себя, чем именно из списка необходимых дел вы могли бы заниматься ежедневно. Повышайте личную эффективность, рационально используя свое время.
- Решите, от чего вы можете отказаться.
Старайтесь мыслить критически, учитывая текущую ситуацию. Используйте следующий метод: спрашивайте себя, стали бы вы заниматься тем, что делаете сейчас, если бы вам нужно было начинать эту деятельность только в данный момент, с учетом ваших имеющихся способностей и возможностей.
Если вы не можете ответить на данный вопрос положительно, то задачу лучше отложить или отменить.
Оцените с этой позиции все ваши рабочие дела и занятия, на которые вы тратите свое свободное время. Найдите те из них, которые можно будет оставить ради достижения более важных целей. Данный метод позволит вам рационально использовать время.
- Применяйте метод ABCDE.
Ранжируйте все свои дела по методу ABCDE. Составьте перечень задач. Присвойте наиболее важным индекс «A», чуть менее важным индекс «B», тем, которые желательно выполнить, – «C». Дела, которые можно перепоручить, отметьте литерой «D». Оставшиеся обозначьте индексом «E» – их можно отменить.
Работу всегда начинайте с выполнения задания, отмеченного в списке как «A 1». Настройте себя на то, что вы будете заниматься этим проектом, не отвлекаясь на посторонние дела.
Заведите привычку перед началом работы просматривать список задач и ранжировать их по методу ABCDE. Благодаря этому вы научитесь приступать в первую очередь к наиболее важным делам и таким образом повысите свою личную эффективность!
- Учитывайте основные показатели деятельности.
Оцените основные показатели своей профессиональной деятельности. Определите, без каких умений вы не сможете качественно выполнять работу. Выделите тот навык, который можно называть ключевым, поскольку хорошее владение им позволило бы вам повысить личную эффективность.
Для того чтобы понять, как можно усовершенствовать свой уровень, вам нужно узнать мнение коллег о ваших профессиональных качествах.
Попросите своего руководителя дать объективную оценку тому, что вы умеете. Прислушивайтесь к советам подчиненных и родственников.
Старайтесь регулярно анализировать свою работу по этому методу, чтобы иметь возможность для профессионального роста.
- Метод трех задач.
Выделите три самые важные задачи из числа тех, что вы выполняете в рабочее время. Задайте себе следующие вопросы:
- Какие дела заслуживают особенного внимания?
- Принесут ли они мне наибольшую пользу?
Уяснив для себя, какие три задачи являются наиболее важными, сконцентрируйтесь только на них и посвятите им все свое рабочее время.
Для каждой сферы жизни определите три ключевые цели. Ранжируйте их по степени важности, разработайте план их достижения и следуйте ему.
Благодаря этому методу вы получите результаты уже в ближайшее время. И они будут потрясающими.
- Подготовьте рабочее место.
Повысить личную эффективность поможет рационально организованное рабочее место. Обратите внимание на состояние вашего стола или кабинета. Подумайте над тем, как окружающая обстановка влияет на вашу личную эффективность.
Порядок на рабочем месте не только увеличивает вашу продуктивность, но и позитивно влияет на настроение, придавая уверенности в собственных силах.
Займитесь наведением порядка на своем столе. Сделайте так, чтобы вам было максимально удобно работать, чтобы вы ощущали себя подготовленным к результативной деятельности. Это хороший метод повышения личной эффективности.
Читайте также: Рабочее время менеджера: как наиболее эффективно его организовать
- Выполняйте работу поэтапно.
Любую работу можно сделать, если использовать метод ее поэтапного выполнения. Для этого составьте перечень подзадач, решение которых приведет к достижению нужного результата.
Приступайте к выполнению плана, начиная с его первого пункта.
Вам нужно будет для начала просто сделать то, что намечено к реализации в первую очередь. Затем перейдите к следующему пункту плана и т. д. Вы удивитесь тому, как этот метод поможет вам повысить личную эффективность.
- Займитесь самообразованием.
Постоянно занимайтесь самообразованием. Это действенный метод повышения личной эффективности. Профессионалы никогда не перестают учиться, они становятся вечными студентами.
Выясните, какими навыками вам нужно овладеть для того, чтобы увеличить скорость работы и добиться лучших показателей своей деятельности. Приобретайте умения, которые помогут вам быть высококлассным специалистом в своей отрасли. Определите цели обучения, разработайте план и приступайте к формированию и развитию необходимых умений. Будьте всегда настроены на достижение наилучших результатов в любом деле.
- Ориентируйтесь на свои способности.
Постоянно анализируйте свою деятельность при помощи следующих вопросов:
- Что у меня получается по-настоящему хорошо?
- К какому виду деятельности у меня есть наибольшая склонность?
- Если бы я был свободен в своем выборе, то какой работой занялся бы?
- Что всегда помогало мне добиться успеха?
Спросите себя, какую работу вы бы выбрали, если бы вам не нужно было думать о доходе, например, в случае крупного выигрыша в лотерее. Какой деятельностью вы стали бы заниматься?
Составьте себе личный план профессионального развития, который поможет вам хорошо освоить выбранный вид деятельности.
Делайте то, к чему у вас есть явная склонность и что у вас особенно хорошо получается. Используя этот метод, вы сможете развить свой творческий потенциал.
- Выявите свои слабые стороны.
Сформулируйте самую главную цель в жизни. Что вы получите, когда достигнете ее? Изменится ли ваша жизнь к лучшему в результате? Что помогло бы вам продвинуться по карьерной лестнице?
Определите, что мешает вам достичь цели.
Установите, субъективного характера эта помеха или же объективного. Что бы вы ни выяснили, начинайте действовать, ищите способ преодолеть препятствие. В любом случае не останавливайтесь на достигнутом.
Читайте также: Как контролировать свои расходы: полезные советы и приложения
- Будьте строги с собой.
Обязательно устанавливайте сроки исполнения для любой работы, а также определяйте, какие промежуточные результаты вы должны получить. Не давайте себе отступить от плана и сорвать график. Действуйте ежедневно и ориентируйтесь на более быстрое выполнение задач. Старайтесь опередить сроки.
Перед тем как приступить к большому проекту, составьте поэтапный план работы над ним.
Выясните, сколько времени вам понадобится для его реализации и сколько займет каждая стадия. Попытайтесь выполнить все в более короткие сроки. Пусть это будет вашим соревнованием с самим собой. Используя данный метод, вы продвинетесь далеко вперед.
- Будьте в форме.
Заботьтесь о своем здоровье. Определите, в какой физической форме вы находитесь, каково ваше самочувствие, проанализируйте, какой образ жизни вы ведете. Выясните:
- Какая ежедневная физическая нагрузка будет адекватной вашему здоровью?
- Что поможет вам достичь более высокого уровня работоспособности?
- Какие привычки вредят здоровью и должны быть преодолены?
Найдите одно занятие, которое поможет вам улучшить свою физическую форму и повысить работоспособность. Сделайте его частью вашей повседневной жизни. Когда обретете одну полезную привычку, найдите себе следующую. Приступайте к работе над собой немедленно, не откладывая планы на завтра. И вы увидите, что этот метод работает.
- Думайте о воодушевляющих вещах.
Старайтесь мыслить в позитивном ключе. Имейте в виду, что ход наших мыслей во многом влияет на то, что с нами происходит. Думайте и говорите о приятных для себя вещах, а не о страхах и опасениях.
Будьте творцом своей судьбы, не жалуйтесь ни на что и никого ни в чем не вините. Не критикуйте других людей.
Думайте только о будущем и о ваших планах по его улучшению. Не застревайте в прошлом.
Если вы будете мыслить подобным образом, у вас все получится. Это по-настоящему действенный метод, помогающий добиться хороших результатов.
- Иногда стоит забывать о высоких технологиях.
В течение дня выключайте на пару часов компьютер, телефон и прочие устройства. Если вы час утром и час вечером не будете использовать подобную технику, вы избежите переутомления и увидите, что ваше отсутствие в Сети не вызовет катастрофы.
На один день в неделю стоит вообще отказаться от телекоммуникационных устройств.
Проведите это время за живым человеческим общением. Подобная практика окажет положительное воздействие на ваше самочувствие и эмоциональное состояние. Вы отдохнете, и у вас непременно появятся свежие идеи. Помните об этом способе.
- Используйте метод решения задач «по кусочкам».
Если вы не знаете, как приступить к масштабному проекту, попробуйте раздробить его на отдельные этапы. Выполняйте работу постепенно. Этот способ называется методом «ломтиков салями», и он позволяет решать по-настоящему объемные задачи.
В любом случае предпринимайте активные действия. У людей с высокой личной эффективностью есть привычка незамедлительно воплощать в жизнь все свежие идеи.
Они быстро приобретают новый опыт, получают знания и имеют хорошие результаты. Начинайте действовать и вы.
Читайте также: Планирование рабочего времени как искусство
- Оставляйте достаточно времени для важных дел.
Всегда думайте о том, как распланировать рабочее время так, чтобы у вас была возможность заниматься наиболее важными делами. Кроме того, старайтесь оставлять некоторое количество времени «про запас». Это действенный метод, чтобы успевать сделать больше. Экономьте и рационально используйте каждую минуту.
Старайтесь работать, не теряя концентрации и не прерываясь на пустяки. Думайте только о тех результатах, за которые вы несете ответственность. Не начинайте трудиться, не подготовив заранее план.
- Привыкайте приступать к задачам немедленно.
Поборите привычку переносить дела. Начните решать те вопросы, которые вы долгое время откладывали. Приступите к ним немедленно.
Не тормозите перед возникающими проблемами, решайте их. Получив задание, начинайте выполнять его сразу же и отчитайтесь в результатах. Следуйте данному способу, будьте активны в любых жизненных ситуациях – это пойдет вам на пользу и поможет в работе.
- Используйте метод одной цели.
Действуйте! Определитесь с одной важной целью, которой вы хотите достичь сегодня, и приступайте к осуществлению задуманного.
Поставив перед собой одну задачу, постарайтесь заниматься только тем, что позволит вам выполнить ее. Не отвлекайтесь ни на что другое, пока дело не будет завершено.
Считайте это испытанием, которое позволит выявить, сможете ли вы осуществить задуманное. Используйте этот метод, будьте полностью сосредоточены на выполнении работы, не бросайте ее!
Что может препятствовать использованию методов личной эффективности
- Лень.
Лень – это одна из главных причин невысокой личной эффективности. Именно она мешает человеку добиваться успеха. Другая причина – это страх перемен.
Люди боятся нововведений, боятся менять привычную обстановку, лишиться стабильности, которую они очень ценят.
При этом никто не спорит с тем, что лень – это недостаток, от которого нужно избавляться. А вот страх перемен преодолеть в одиночку очень сложно.
Весьма эффективный метод борьбы с ленью заключается в том, чтобы действовать по примеру успешных людей. Наблюдайте за ними и старайтесь заимствовать их полезные привычки.
- Страх перед возрастом.
Перечислим ряд людей, которые достигли успеха в возрасте старше 30 лет:
- Сьюз Орман. Эта американская писательница до 30 лет работала официанткой и добилась известности только после сорока.
- Харрисон Форд. До 30 лет был плотником.
- Автор книг о Гарри Поттере Джоан Роулинг в 31 год жила на социальное пособие.
- Нынешний владелец сети «МакДональдс» Рэй Крок до 52 лет работал разъездным торговым агентом.
- Генри Форд запустил свой первый автомобильный завод только в 40 лет.
И это лишь несколько примеров из тысяч подобных. Многие считают, что после тридцати лет невозможно добиться успеха, однако с этим утверждением нельзя согласиться, поскольку статистика говорит об обратном. Показывать высокую личную эффективность можно в любом возрасте.
Читайте также: Приемы продажи товара
Конечно, с годами людям становится сложнее усваивать информацию и приобретать новые навыки. Однако это касается только тех, кто, окончив школу или вуз, больше ничему в жизни не обучался.
Если человек увлечен самообразованием, знакомится с новой информацией, то он сможет заниматься умственной работой и до 70 лет.
Мы ведем речь об успешности, поскольку читатели, как правило, рассчитывают на то, что методы повышения личной эффективности помогут им в достижении успеха.
Основными его составляющими обычно считаются материальная обеспеченность, хорошее здоровье и семья. Результаты человека определяются его личной эффективностью. При грамотном использовании внутренних ресурсов вы увеличиваете свои шансы стать по-настоящему успешным.
- Желание всего и сразу.
Многие люди когда-либо интересовались методами повышения личной эффективности, может быть и не используя самого этого термина.
В Интернете и в книжных магазинах можно найти массу книг на тему, как стать богатым и успешным. Среди этой литературы выделяется издание Евгения Гордеева «Как заработать миллион». Первые 100 страниц этой книги сверху донизу заполнены только одним словом – «работать», а остальные листы разлинованы под ежедневник.
Можно сделать вывод, что нельзя стать богатым и успешным в одночасье. Для этого нужно как минимум повысить личную эффективность. Нужно уметь ставить цели и достигать их. И в первую очередь необходимо научиться методам эффективного использования собственных ресурсов.
