Планирование дня

планирование дня Менеджмент

Планирование дня позволяет внести в повседневность упорядоченность и конкретность. Это, в свою очередь, способствует достижению большего количества целей и повышению личной эффективности в целом.

Если вы задумаетесь над тем, что именно помогало великим людям творить свои большие дела, то наверняка обнаружите, что они придерживались определенного распорядка дня. Если вы тоже хотите научиться планировать своё время правильно, то эта статья для вас.

Почему планирование режима дня повышает вашу эффективность

Распорядок дня обеспечивается четким планированием действий, направленным на наиболее рациональное и эффективное распределение времени. Воспитывая в человеке дисциплину и организованность, грамотно спланированный режим также положительным образом влияет на организацию многих бытовых и рабочих процессов: составление правильной диеты, системы тренировок, выделение периодов для продуктивной работы и занятия творчеством.

планирование режима дня

В своей книге «Режим гения: Распорядок дня великих людей» автор Мейсон Карри сравнивает режим дня с точно настроенным механизмом, призванным извлекать наибольшую пользу из ограниченных ресурсов — времени, самодисциплины, силы воли, психологического настроя человека. «Упорядоченный график похож на колею, по которой без особых затруднений следуют умственные силы», — пишет автор.

Прежде всего планирование дня необходимо для борьбы с рассеянностью, в результате которой время тратится впустую. Любому человеку известно ощущение спешки, вызванной неразберихой в рабочих и бытовых вопросах. При этом зачастую невозможно определить, сколько времени было затрачено на ту или иную деятельность. Вы просто теряете контроль над ним, так как уверены, что в этом нет необходимости. Но именно четко спланированный распорядок дня позволит максимально увеличить эффективность распределения времени для выполнения различных задач.

эффективность распределения времени

Планирование позволяет не только эффективно распределять задачи внутри дня, но также выстраивать долгосрочную стратегию реализации намеченных планов. Почему же тогда планируется конкретно один календарный день? Ответ прост:

  • Дневной промежуток ограничен и достаточно легко обозрим, поэтому его удобно выбирать в качестве минимальной временной единицы.
  • Если запланированные задачи в течение дня по каким-то причинам не были выполнены, график можно перестроить, скорректировав планы на следующие сутки.

По отношению к спланированному распорядку употребление слова «правильный» не совсем корректно. График выстраивается индивидуально для каждого человека и зависит от его личностных качеств, физического и психического состояния, а также от выполняемой работы. Тем не менее профессиональные психологи и медицинские специалисты сходятся во мнении, что с точки зрения физиологии основных жизненных систем все люди одинаковы. Этот аргумент позволяет составить универсальный режим дня, подходящий каждому человеку. Учитывая как общие, так и индивидуальные рекомендации, можно сформировать наиболее оптимальный для вас график.

Читайте также: Тайм-менеджмент для продавцов

Алгоритм планирования на каждый день

При планировании времени рабочего дня:

  • расставляются приоритеты;
  • выбираются наиболее важные задачи;
  • ищутся наилучшие варианты решения задач;
  • распределяется деятельность для свободного времени.

Расставлять приоритеты важно. Это позволяет заблаговременно выделить вопросы, требующие срочного решения, и отсеять проблемы, которые не имеют на данный момент смысла. Как и информация, время сегодня имеет большую ценность, и впустую распыляться им глупо.

планировании времени рабочего дня

Похожий смысл имеет этап выбора важнейших задач, только планирование ограничено одним рабочим днем. Необходимо выбрать, что в пределах этого периода требует срочного решения, а что может подождать.

Важным пунктом является и выбор наилучших вариантов решения проблем. При этом должны учитываться и скорость, и максимальное качество выполнения.

Наконец, грамотное планирование включает в себя и распределение свободного времени. Например, у вас в течение рабочего дня есть пара часов, которые можно потратить на самообразование, совершенствование рабочего проекта. А можно просто сообщить о свободном времени своему начальнику. Будьте уверены — он найдет для вас работу.

Методы планирования дня

  1. Составление распорядка дня: базовые принципы

методы планирования дня

Прежде всего необходимо составить список дел, понять их структуру и важность. В процессе необходимо выделить время для планирования календарного дня. При этом учитывайте несколько важных правил:

  • Следуйте правилу «лягушки». «Лягушкой» принято называть неприятную, но требующую выполнения задачу. Именно такие стоит делать в первую очередь. Тогда остальное время можно будет занять более творческими и интересными занятиями, а у вас появится удовлетворение от выполненной задачи.
  • На формирование ежедневного списка дел выделяйте по 5 минут утром и вечером. Выполняйте планирование дня в ежедневнике, открывая его по утрам за завтраком и спокойно расписывая задачи на каждый час. Повторите эту операцию перед сном, планируя уже следующий день. А утром скорректируйте свои планы, отталкиваясь от текущей ситуации.
  • Не планируйте на рабочий день более 4-х важных задач.
  • В свою очередь на каждое важное дело должно отводиться не более 1 часа. Если задачу за это время выполнить не представляется возможным, разбейте ее на более мелкие, целенаправленно приводящие к цели подзадачи, длительность которых удовлетворит ограничению по времени.
  • На каждый пункт резервируйте по 15 минут на случай, если вы не будете успевать. Где-то это время потратится, а в иных задачах останется незадействованным — так обеспечится столь необходимый временной баланс.

Эти правила можете считать отправной точкой при составлении распорядка дня.

  1. Основы тайм-менеджмента при организации планирования дня

тайм-менеджмент

Не стоит бояться этого термина. Тайм-менеджментом называется управление временем — самым ценным для нас ресурсом.

Сегодня многие крупные компании содержат в штате особых специалистов — тайм-менеджеров, занимающихся оптимизацией рабочего времени сотрудников. Для вас этот навык крайне полезен. Он позволит грамотно спланировать не только рабочее, но и свободное время.

Вот основные правила управления временем:

  • Выполняя очередную задачу, концентрируйтесь только на ней. Не отвлекайтесь и не давайте себя отвлекать.
  • Грамотно составив дневной план, строго следуйте ему.
  • Сформируйте собственные правила вашего внутреннего распорядка, которые затрагивают как бытовые, так и рабочие задачи. Неукоснительно следуйте составленным инструкциям.
  • Специалисты создали ряд интересных гипотез, эффективно помогающих в решении рабочих задач и в составлении внутреннего распорядка. Выберите и внедрите наиболее подходящую для себя:
  • Pomodoro

Данная методика позволяет сконцентрироваться на определенной задаче. Суть состоит в чередовании рабочего времени и отдыха. На работу выделите 25 минут, затем 5 минут на перерыв. Чередуйте эти промежутки несколько раз. После этого сделайте большой перерыв в 15 минут.

  • GTD

Под этой аббревиатурой скрывается упорядочение ваших дел, на которое и направлена данная техника.

  • Интеллект-карты

Создайте майнд-карту всего дня. Далее последовательно двигайтесь по ветвям дерева к центру.

Читайте также: Планирование рабочего времени как искусство

Правила планирования дня великих людей

  1. Уинстон Черчилль

Черчилль просыпался обычно в 7:30, последующие 2 часа он проводил в постели — там он завтракал, читал свежую прессу и давал поручения своему секретарю. «Рабочий день должен начинаться в постели», — утверждал политик.

Уинстон Черчилль

Все основные дела он планировал на вторую половину дня. Обедал Черчилль обязательно в кругу семьи, после чего непременно следовал дневной сон. Эти правила он соблюдал всегда, даже в военное время.

  1. Брюс Ли

Обычный день знаменитого мастера состоял из тренировок и строгого соблюдения установленного распорядка. Утро начиналось с пробежки. Бег он считал своего рода медитацией, олицетворением жизни как непрерывного потока.

Брюс Ли

После этого следовали многочасовые тренировки. Для планирования Ли завел отдельный дневник, где фиксировал боевые приемы, требующие оттачивания. Причем каждое упражнение помечалось сокращением БКР («бесконечное количество раз»).

Секрет силы мастера состоял не только в самих тренировках, но и в медитациях, во время которых он получал необходимую энергию. Медитация была обязательным пунктом в дневном распорядке Брюса Ли и других великих людей. Хотя об этом мастер говорил неохотно, предпочитая рассказывать собственно о тренировочной системе.

Читайте также: Лонгрид: что такое и как его создать

  1. Бенджамин Франклин

Пробуждался политик в 5 утра. Далее до 8 часов он планировал день и думал над грамотной организацией предстоящих дел. Для этого задавался простой вопрос: «Что мне необходимо сегодня сделать?».

Бенджамин Франклин

Благодаря раннему подъему и обязательному планированию дня Бенджамин всегда был в тонусе и тем самым опережал своих соперников. Он стремился достичь совершенства и даже разработал программу «13 добродетелей Франклина», которая через грамотное планирование воспитывала в человеке массу полезных качеств: решительность, трудолюбие, бережливость, искренность, смирение, целомудрие, воздержание, ясность ума и т. д.

Для оценки продуктивности каждого прошедшего дня Франклин отвечал на вопрос: «Что хорошего я сегодня сделал?». Это позволяло ему ясно осознать свои свершения и спланировать дальнейший рост.

  1. Тимоти Феррис

Режим дня предпринимателя отличается гибкостью. Феррис обдумывает и планирует предстоящие дела накануне вечером — в этом заключается основной принцип. Важный фактор продуктивности — группировка текущих задач. Феррис считает, что выполнять дела следует в комплексе, а не по мере их появления.

Тимоти Феррис

В целом все знаменитости придерживаются примерно одного распорядка: они медитируют, завтракают, планируют предстоящие дела и выполняют намеченные задачи, затем следует дневной отдых (сон, прогулка), вечером подводятся итоги дня.

Как правило, все великие люди ясно видят перед собой поставленную цель. Благодаря этому они быстро выполняют запланированные дела. В процессе планирования не стоит забывать о собственных желаниях, включая даже самые странные.

Читайте также: Руководитель проектов

Пример планирования дня

распорядок рабочего дня

Примерный распорядок рабочего дня:

  • 6:00 — подъем;
  • 6:00-6:30 — утренняя зарядка, душ;
  • 6:30-7:00 — легкий завтрак;
  • 7:00-7:40 — сборы на работу;
  • 8:30-12:30 — выполнение рабочих обязанностей;
  • 12:30-13:15 — обеденный перерыв, подразумевающий принятие здоровой пищи и короткий отдых;
  • 13:30-15:00 — выполнение рабочих обязанностей;
  • 15:00-15:15 — перерыв на чаепитие или кофе-брейк и небольшая прогулка на открытом воздухе;
  • 15:15-17:30 — переговоры, рабочие встречи;
  • 17:30-18:30 — окончание работы, покупка продуктов в магазине, дорога домой;
  • 18:30–19:30 — приготовление пищи дома, ужин;
  • 19:30–21:00 — время, посвященное себе и семье;
  • 21:00–21:30 — вечерняя прогулка перед сном;
  • 21:30–22:00 — принятие душа;
  • 22:00–23:00 — чтение книг, прослушивание музыки;
  • 23:00-6:00 — сон.

Можете использовать данное расписание как основу для составления своего.

7 полезных сервисов и программ для планирования дня

Приведенные ниже сервисы и приложения помогут вам организовать ваш рабочий день.

  1. Google Календарь

Компанией Google разработан кросс-платформенный сервис, совмещающий в себе календарь и таблицу планирования на каждый день. Функционал сервиса содержит напоминания, инструменты для работы с мероприятиями и целеполаганием. Приятный дизайн и выбор различных отображений графика позволяют легко работать с календарем. Имеется интеграция с другими сервисами Google. Данный продукт полностью бесплатен.

Google Календарь

  1. Shift Calendar

Приложение разработано для платформы Android. Особенностью сервиса является поддержка смен с возможностью настройки сценариев их чередования, а также планирования на основе этого задач на несколько дней. Сформированный план легко редактируется по мере выполнения его пунктов. В платной версии продукта отключена реклама и добавлена синхронизация с календарем от Google.

Читайте также: Виды маркетинга

  1. Fantastical 2

Данное решение очень популярно среди пользователей продукции Apple. Обладая удобством, простотой использования и высокой скоростью обработки, этот календарь содержит все необходимые функции, в том числе работу с событиями и напоминаниями. Дизайн предлагает на выбор темную и светлую темы. Имеется встроенная синхронизация между приложениями на разных устройствах.

Недостатком можно назвать разве что относительно высокую стоимость, которая в версии для MacOS будет составлять 3790 рублей, а для мобильной iOS — 229 рублей. Однако если вы работаете исключительно в экосистеме Apple, цена, скорее всего, не будет для вас проблемой.

  1. TickTick

Сервис соединяет в себе функции менеджера задач и календаря. После планирования дел, их группировки и добавления напоминаний вы сможете наблюдать результат в удобном календарном виде. У приложения имеется платная версия, позволяющая переключать режимы отображения между дневным, трехдневным, недельным и месячным. Поддерживаются все популярные на сегодня платформы.

  1. World Time Buddy

Данный сервис, совместимый со всеми основными платформами, предназначен для работы в нескольких часовых поясах. При выборе нескольких городов удобно отображается точное время в каждом из них. В платной версии продукта отключена реклама и снято ограничение в отображении более 4-х населенных пунктов.

World Time Buddy

  1. Timely

Приложение позволяет планировать задачи и отслеживать их. Благодаря этим функциям сервис обеспечивает полноценную организацию и мониторинг командной работы в процессе выполнения сложных проектов. Наглядная визуализация позволяет в реальном времени видеть прогресс каждого сотрудника в сравнении с остальными. Доступна интеграция с другими органайзерами — все занесенные в них задачи будут автоматически отслеживаться. Приложение платное и работает в формате подписки. Стоимость начинается с 7 долларов в месяц.

  1. Any.do

Это еще один примечательный сервис, соединяющий в себе планировщик задач и календарь. Для планирования дней недели в сервис встроен специальный помощник. Задачи могут распределяться как по времени, так и по группам. Доступна возможность оставления заметок и комментариев. Имеется платная версия продукта, в которой дается выбор из различных тем оформления, а также добавлен автоматический повтор задач и напоминаний с привязкой по геолокации.

Читайте также: Директор по развитию

Что учесть «совам» и «жаворонкам» в процессе планирования дня

Устоявшееся в народе разделение всех людей по режиму активности на «сов» и «жаворонков» используется и психологами. Как известно, «совы» предпочитают активно трудиться вечером и ночью, им сложно просыпаться рано утром. «Жаворонки» же, наоборот, продуктивно работают с утра, но к вечеру их силы иссякают. Примечательно, что среди жителей многих африканских стран практически отсутствуют «совы». Причина в сильной зависимости от солнца и слабой электрификации населенных пунктов. Как только наступает ночь, активная жизнь в городах и поселках фактически замирает.

процесс планирования дня

Выделяют также переходный тип между «совами» и «жаворонками» — «голуби». Принадлежащие к этой категории люди могут одинаково продуктивно выполнять работу и утром, и вечером. Кроме того, стоит выделить еще 2 типа, условно назвав их так: «малоспящие», «сони». Первые способны работать с раннего утра до позднего вечера без потери эффективности. Для сна им порой хватает 3-4 часов в сутки. К этому типу людей принадлежал, например, изобретатель Томас Эдисон. Для второго же типа, наоборот, характерна постоянная сонливость. «Сони» могут чувствовать усталость и быстро утомляться в любое время суток.

Это достаточно условное разделение, так как по утверждению психотерапевтов любой здоровый человек в состоянии перейти из одного режима бодрствования в другой без вреда для здоровья. Для этого требуются желание, достаточная сила воли и грамотно выстроенная стратегия перехода.

Например, многие известные личности, часто путешествующие по миру, вынуждены приспосабливаться к временной разнице между начальной и конечной точками пути, перестраивая соответствующим образом свои циркадные ритмы. В противном случае начнет страдать эффективность их деятельности. Специально для этих целей разработаны рекомендации, позволяющие наиболее быстро и безболезненно перестроиться на новый режим при смене часового пояса.

новый режим дня

Вот их основные пункты:

  • на первые дни после приезда запланируйте дела, которые будут давать наименьшую психофизическую нагрузку;
  • пару дней до путешествия питайтесь исключительно легкой пищей, избегайте алкоголь, нетипичную для вас еду, по возможности откажитесь на это время от курения;
  • учитывайте направление перелета при выборе рейса: на запад желательно лететь утром или днем, на восток — вечером;
  • начните перестройку режима на новый часовой пояс за 3-5 дней до перелета;
  • если предстоит лететь в западном направлении, сдвиньте ночной сон на более позднее время, а в случае перелета с запада на восток, наоборот, ложитесь спать и просыпайтесь пораньше.

Человеческий организм способен сам постепенно адаптироваться к изменившемуся ритму, поэтому зачастую прикладывать дополнительную силу воли нет необходимости. Например, школьное расписание приучает школьников просыпаться в определенное время, чтобы успеть к первому уроку. За годы учебы вырабатывается циркадный ритм с основной активностью в первой половине дня. После окончания школы человек, например, поступает в вуз на вечернее отделение, и организму приходится перестраиваться на соответствующий режим деятельности. Происходит постепенная и естественная адаптация организма к новым условиям. Причем студент не прилагает для этого дополнительных усилий.

Читайте также: С чего начать свое дело

Понимание принципов работы биологических часов облегчит вам перспективное планирование на день.

принципы работы биологических часов

Приведем примерный график активности различных систем среднестатистического человека:

Начало циркадного ритма (4:00)

В кровь начинает поступать кортизон (гормон «стресса»), запускающий основные функции организма. Он ответственен за активность человека и служит неким будильником для встающих рано «жаворонков».

Пробуждение (05:00-06:00)

Обмен веществ ускоряется, повышается содержание сахара и аминокислот в крови. Это не дает человеку крепко уснуть в данный промежуток времени.

Включение систем организма (07:00-09:00)

Это наилучший период для занятия физкультурой. Расслабленный за ночь организм быстро приходит в тонус. В данный промежуток отмечается высокая активность пищеварительной системы: полезные вещества усваиваются быстрее, помогая пище перевариваться наиболее эффективно и наполнять организм энергией.

Освоение полученной энергии (09:00-10:00)

Этот период лучше всего подходит для умственной деятельности, различных задач на сообразительность и внимание, требующих задействования кратковременной памяти.

Первый пик работоспособности (10:00-12:00)

Умственная активность в данный промежуток времени достигает максимума. Человеку лучше всего даются дела, для выполнения которых необходима высокая концентрация внимания.

Снижение продуктивности умственной деятельности (12:00-14:00)

Мозг в этот период устает от предыдущих этапов напряженной работы и несколько теряет работоспособность. Стоит дать ему отдохнуть, сделав обеденный перерыв. Тем более что работа желудочно-кишечного тракта, наоборот, активизируется из-за притока крови от мозга к желудку.

график активности человека

Отдых организма (14:00-16:00)

В это время организм занят перевариванием пищи и накоплением утраченной после обеда энергии. Следует выделить этот период для спокойного послеобеденного отдыха.

Второй пик работоспособности (16:00-18:00)

Организм восполнил энергию, все его системы готовы выполнять свои функции с новой силой.

Потребление пищи (18:00-20:00)

В идеале это время стоит выделить для ужина. Организм требует восполнения энергии, а полученную в данный период еду он успеет к утру полностью переварить. После ужина можно выйти на прогулку или заняться физическими упражнениями спустя примерно час.

Физическая активность (20:00-21:00)

Наилучшее время для активного времяпрепровождения: занятия спортом, тренировок, общения с друзьями.

Запоминание информации (21:00-22:00)

В этот период мозг особенно активно фиксирует полученную информацию. Прием пищи здесь нежелателен.

Переход ко сну (22:00-23:00)

Организм начинает готовиться ко сну, запуская процессы восстановления и выделяя гормоны молодости. Тело начинает отдыхать.

Замедление обмена веществ (23:00-01:00)

Происходит снижение температуры тела, замедляется пульс. Как правило, в этот период сон переходит в глубокую фазу, обеспечивающую организму наилучший отдых.

Замедление химических реакций в организме (02:00-03:00)

Приостанавливается выработка гормонов. Сон в этот период необходим, его отсутствие способно значительно ухудшить состояние организма на весь следующий день.

Читайте также: Наставничество в бизнесе

Итоговая шпаргалка по планированию дня по часам

Перечислим здесь несколько важных правил.

планирование дня по часам

  1. Просыпайтесь в одно время каждый день, включая выходные

День будет продуктивным, если вы контролируете время и чувствуете его. Для этого вставайте каждое утро в один и тот же час. Таким образом, у вас будет строго определенный запас времени, которым вы сможете с умом распорядиться, планируя предстоящие задачи.

  1. Не пользуйтесь смартфоном утром

Отбросьте привычку проверять почту, мессенджеры и социальные сети каждое утро. Поверьте, вы будете ощущать себя спокойнее, а значит, более эффективно контролировать ситуацию.

  1. Завтрак должен быть легким

Важно, чтобы завтрак давал энергию, а не забирал ее. Умственные и физические силы вам потребуются в ближайшее время, чтобы решать стратегические задачи, ведь на период с 9 до 12 часов приходится пик продуктивности.

Если же пища с утра будет тяжелой, ее переваривание потребует больше энергии. В результате появится естественное желание поспать.

  1. Подбирайте свой гардероб на утро с вечера

Следуйте принципу: одежда должна быть удобной, простой и стильной. Вероятно, вы обращали внимание, как выглядят успешные и богатые люди. Одеваются они достаточно неброско и подолгу носят одни и те же вещи. В этом состоит один из секретов правильной организации дня и всей жизни.

Комфортная и простая одежда оказывает прямое влияние на эффективность работы в течение дня. Однажды подобрав для себя подходящий гардероб, пользуйтесь им каждый рабочий день — и вам не придется больше тратить время и силы на ежедневный подбор одежды.

  1. Старайтесь чаще ходить пешком

Энергичная ходьба активизирует тело и включает мозг. Это безусловно влияет на нашу продуктивность.

ходьба активизирует тело

  1. Определите место для завтрака

Некоторые успешные предприниматели часто завтракают вне дома, облюбовав какое-либо находящееся поблизости кафе. Так они повышают свой эмоциональный настрой и получают дозу вдохновения. Другим же больше по нраву домашняя еда на любимой кухне. Решите для себя, где вы будете завтракать каждое утро, чтобы избавиться от необходимости ежедневно задаваться этим вопросом. При выборе учитывайте комфорт в самом месте и в дороге до него.

Читайте также: Методы привлечения клиентов

  1. Всегда настраивайтесь на позитив

Настрой определяется тем, на чем мы фокусируемся. Это же влияет и на результат. Если ваш фокус направлен на одни лишь проблемы, в дальнейшем вы будете постоянно сталкиваться с ними. Фокусируйтесь исключительно на решении задач.

Любой, даже очень продуктивный день может принести различные по своей напряженности события. Грамотно выходить из напряженных ситуаций поможет следующее упражнение.

Присядьте в удобное кресло, полностью расслабьтесь, глубоко вдохните и медленно выдохните один раз. После максимально полного выдоха задерживайте дыхание, пока не появится ощутимый дискомфорт. Время задержки считайте про себя в секундах так: «и-раз-и-два-и-три-и-…». При этом контролируйте максимальную расслабленность тела, избегая напряжения.

  1. Придерживайтесь «принципа помидора»

Хорошую эффективность дает разделение всей предстоящей работы на 30-минутные блоки. Каждый этот период при успешном выполнении задач должен заканчиваться наградой. В качестве таковой могут служить, например, перекус, отдых на свежем воздухе, чтение интересной книги.

принцип помидора

  1. Напряженную работу чередуйте с расслаблением

Чередование интенсивной работы с релаксацией обеспечит высокую продуктивность. Таким образом, при планировании дня вы можете увеличить количество дел и затем успеть их все выполнить в назначенные сроки.

Уинстон Черччиль обязательно делал перерыв на сон в середине дня, Иван Зимбицкий во время перерыва предпочитает бегать. Вам же нужно выбрать наиболее подходящее для вас занятие, дающее максимум энергии. Организуйте дела таким образом, чтобы в течение дня сформировались 3-4 блока.

Читайте также: Снижение себестоимости продукции

  1. Подводите итоги каждый день

Лучшим окончанием продуктивного дня служит подведение итогов. Выделите среди свершений яркие победы и определите места, где нужен дальнейший рост. Соотнесите эти результаты с поставленной глобальной целью. Эта работа придаст вам чувство удовлетворения, с которым вы можете спокойно отправляться спать.

Поделиться статьей с друзьями:

Маркетолог с 9 летним опытом - специализируюсь на комплексном продвижении сайтов и увеличении продаж. Есть интересный проект? - пишите в личные сообщения

Оцените автора
Бизнес Ресурс