Планирование рабочего времени как искусство

Часто люди говорят о том, что им не хватает времени сделать все запланированное. Получается, раз человек об этом задумывается, значит, он нашел время, а вот планирование рабочего времени хромает. Даже если вам кажется, что вы постоянно заняты, это не так. Если вы не можете найти даже свободную секунду, значит, вы неправильно планируете или вообще не планируете время. Навыки планирования времени рабочего дня нужно развивать, совершенствовать, это поможет не только вам, но и целой компании.

Принципы планирования рабочего времени

Нужно четко знать, сколько у вас есть рабочего времени, чтобы сделать какую-то работу, достичь определенной цели, правильно выполнить свои функции. Планирование фонда рабочего времени представляет собой список дел на ближайшее время.

Планировать нужно не только цели, но и нагрузку, связанную с текущими рабочими делами. Так вы сможете четко понимать, можно ли взять дополнительную задачу или уже точно не успеете сделать все, поэтому что-то придется отложить.

Когда мы знаем, сколько рабочего времени у нас есть и какие задачи нужно сделать за этот период, то мы подготовлены к тому, что менее важные задачи можно делегировать другому сотруднику. Если же это невозможно, то отодвинуть часть работ на будущее.

Далее рассмотрим самые важные правила планирования рабочего времени, которые мы рекомендуем использовать.

1. Основное соотношение (60:40)

Составьте план своих работ, причем важно спланировать не все 100 % рабочего времени, а только 60 %.

В любом случае заранее все предвидеть невозможно. В частности, свои потребности и интересы спланировать вряд ли удастся. Распределите свое время между тремя блоками, описанными ниже:

• 60 % – запланированная активность;
• 20 % – непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия);
• 20 % – спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).

Это средние значения. Они могут быть другими в вашем случае, так как зависят от рода ваших занятий. Чтобы максимально точно определить величины, проанализируйте отдельные виды деятельности и расход времени, являющийся основой для эффективного планирования рабочего времени.

2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех»

Поэкспериментируйте, записывая все, что вы делали, и время, затраченное на каждую задачу. В результате у вас будет:

• представление о том, как вы расходуете свой бюджет времени;
• опыт, как основа для будущей потребности во времени;
• исходные данные, которые помогут вам усовершенствовать методику работы и более грамотно распоряжаться рабочим временем.

3. Сведение задач воедино

Задокументируйте все работы, которые нужно сделать в ближайшем периоде. Все, что не сделаете, переносите на следующий. А может, часть работ уже станет неактуальной. В таком случае просто вычеркнете ее из списка дел.

При планировании рабочего времени менеджера важно понимать, какие задачи предстоит выполнить. Вместо сплошного списка дел лучше их классифицировать, например, по длительности выполнения. Для каждой задачи проставьте приоритет и начинайте с самого важного.

4. Регулярность – системность – последовательность

Свой план рабочего времени нужно составлять регулярно, а начатые задачи доводить до завершения.

5. Реалистичное планирование

Не стоит планировать слишком много в надежде все успеть. Будьте реалистами и включайте в список столько задач, с которыми реально справитесь за отведенное время.

6. Приспособляемость

Помните, что планирование времени рабочего дня нужно для продуктивной работы и достижения целей, поэтому будьте гибкими.

7. Восполнение утраченного времени

Если вы много отвлекались за день, лучше задержитесь на работе и выполните все запланированное, не оставляйте на завтра.

8. Письменная форма

План рабочего времени фиксируйте на специальных карточках или формулярах собственного производства. Тогда вы точно ничего не потеряете, и под рукой будет весь список запланированных задач.

9. Перенос несделанного

Если вы не выполнили какую-то задачу, но она по-прежнему актуальна, переносите ее в следующий период. Когда приступите к разработке нового плана, часть задач уже будет заполнена.

• Фиксация результатов вместо действий

В плане рабочего дня нужно фиксировать не просто действия, а именно результат, то есть конечное состояние дела.

Читайте также: Оплата по эквайрингу: от приема средств до бухучета

3 самые популярные методики планирования рабочего времени

Первый метод планирования рабочего времени в организации – принцип Парето (соотношение 80:20)

Всем известен принцип Парето, который сформулирован Вильфредо Парето, экономистом из Италии, жившим с середины XIX века по двадцатые годы XX-го. Принцип утверждает, что в пределах данной группы или ряда некоторая малая часть является более важной, чем ее относительный вес в этой группе. Принцип Парето подтверждается в различных сферах деятельности. Вот лишь несколько примеров:

• 20 % клиентов (товаров) приносят 80 % оборота или прибыли;
• 80 % клиентов (товаров) приносят 20 % оборота или прибыли;
• 20 % ошибок вызывают 80 % потерь;
• 80 % ошибок вызывают 20 % потерь.

Если спроектировать принцип на работу, то получим следующие утверждения:

80 % результата достигается за 20 % рабочего времени. Остальные 80 % потраченного времени дают только 20 % от всего результата.

Начинайте реализовывать свой план рабочего времени с самых важных задач, даже если день хочется начать с чего-то более простого и приятного, требующего минимальных усилий.

Сначала решайте жизненно важные проблемы (их не должно быть много) и только после этого приступайте к выполнению второстепенных задач, которых может быть большое количество.

При планировании рабочего времени анализируйте свои задачи с точки зрения того, сколько усилий надо вложить, чтобы достичь результата.

Второй метод планирования рабочего времени – АВС-планирование

Рядом с каждой задачей в своем плане рабочего времени проставьте одну из букв A, B или C, где А означает, что задача очень важная, В – средней важности, С – не очень важная. Процентное соотношение более важных и менее важных дел одинаковое. Многие пользуются АВС-планированием и начинают рабочий день с самых важных задач категории А.

Анализ АВС поможет вам развить свои рабочие техники, а также приобрести полезный опыт систематического планирования рабочего времени.

Распределяйте время грамотно, концентрируясь на важных задачах.

Рассмотрим три правила, на которых основывается АВС-анализ.

• Обычно в списке задач 15 % отдается самым важным. Их выполнение приводит к достижению 65 % результата.
• Задачи категории В (важные) составляют 20 % от всех задач и занимают 20 % рабочего времени.
• Остальные 65 % приходятся на менее важные задачи категории С и приводят к 15 % результата.

Уже говорили о том, что начинать рабочий день нужно с выполнения важных задач, АВС-анализ тоже это подтверждает. Обосновывается такая рекомендация тем, что выполнение важных задач приводит к наибольшей части результата. Затем приступайте к задачам группы В, которые также важны для достижения общей цели. Задач категории С много, но их выполнение приносит малую часть результата.

Третий метод планирования рабочего времени – принцип Эйзенхауэра

Часто мы даже не осознаем, что тратим энергию и время на срочные и несущественные дела, вместо того чтобы заниматься важными.

Задумайтесь, часто ли вы беретесь за срочную задачу, не выполнив предыдущую? Не остаются ли из-за этого некоторые важные задачи недоделанными?

Согласно принципу генерала Д. Эйзенхауэра, приоритет задачи зависит от ее срочности и значимости.

Эйзенхауэр рекомендует разделить все дела на четыре категории:

• Срочные и важные задачи, которые выполняются первыми.
• Срочные, но не важные задачи. Поскольку задача срочная, мы стараемся сделать ее как будто она очень важная, при этом максимально сконцентрированы и внимательны при ее выполнении. Но если задача срочная, но не важная, ее можно делегировать другому сотруднику.
• Не срочные, но важные задачи. Поскольку задача не срочная, мы откладываем ее выполнение, а пока решаем более срочные и, возможно, менее важные дела. Но когда-то отложенная задача станет срочной. А поскольку она важная, ее нужно сделать тщательно, а времени уже нет. Такая ситуация опасна. Если у вас уже нет времени на качественное выполнение задачи, передайте ее кому-нибудь другому. К тому же, сотрудник, получив важную задачу, будет мотивирован выполнить ее хорошо.
• Несрочные и неважные задачи. Задач и так много, да еще и куча несрочных и неважных дел. Многие люди тратят время на выполнение именно таких задач, а потом жалуются, что не успевают сделать срочное и/или важное. Если несрочные и неважные задачи действительно нужно сделать, тратьте на них минимум рабочего времени и сил.

Читайте также: Как составить коммерческое предложение

Программы для планирования рабочего времени

Задачи необязательно записывать на бумаге. Предлагаем вам десять программ, облегчающих планирование рабочего времени руководителя.

1. TIME Planner

Это приложение для планирования рабочего времени доступно только для пользователей iOS-устройств и поддерживает русский язык. Программа напоминает вам о необходимости выполнения определенных задач. Также в нее встроен инструмент контроля времени, с помощью которого можно анализировать, насколько эффективно вы распорядились рабочим временем за определенный период. Скачать приложение можно бесплатно из App Store. При необходимости можно купить PRO-версию с расширенными возможностями.

2. RescueTime

Эта программа для планирования рабочего времени расскажет вам, на что вы тратите драгоценное время. Если вы думаете, что «заглянуть на минуточку» в соцсети или «быстренько просмотреть» последние новости не наносит ущерб вашей эффективности, вы ошибаетесь. С помощью программы вы узнаете, сколько времени на работе вы тратите не на решение своих задач. Это поможет вам более эффективно пользоваться вашим временем.

Базовая версия программы бесплатная, доступна и на компьютере, и на смартфоне для iOS и Android. Премиум-версия стоит $9 в месяц и дополнительно ведет статистику дел, которые вы делаете не за компьютером. Также RescueTime может блокировать (в рабочее время) развлекательные сайты.

3. My Minutes

Для пользователей Apple есть программа My Minutes для планирования рабочего времени за $2,99 на английском языке. В ней можно создать расписание дел и указать, сколько времени отводится на конкретную задачу. Программа напоминает вам, когда нужно приступить к выполнению задачи и когда закончить работу над ней.

4. Timesheet

Бесплатное приложение для планирования рабочего времени для Android-устройств, в котором можно создавать голосовые заметки, контролировать и планировать свободное и рабочее время. Кроме этого, можно рассчитывать оплату работы, исходя из затраченного времени, и создавать отчеты в PDF, QuickBooks и Excel.

5. Nirvana

Это новый сервис для планирования рабочего времени, основанный на методике Дэвида Аллена под названием GTD, что означает Getting Things Done. Методика заключается в том, что человек не должен держать в голове много информации, потому что это мешает ему сконцентрироваться на выполнении текущей задачи.

Сервис развернут в Облаке, поэтому подключиться к нему можно хоть со смартфона, хоть с компьютера. Подключаться можно при наличии Интернета с любого из браузеров: Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer и Safari. В бесплатной версии доступно ведение пяти проектов. Если вам требуется больше, придется купить PLUS-версию, заплатив $5/месяц или $39/год.

6. Focus booster

Это программа для планирования рабочего времени, в основе которой заложен метод Pomodorо, или по-русски «Помидор». Согласно методу, человек работает эффективнее, если отдыхает через определенные промежутки работы. Например, отдыхает десять минут после часа работы.

Программа Focus booster будет напоминать вам, сколько времени осталось на работу. Когда прозвучит сигнал, сделайте небольшой перерыв.

7. Toggl

Сервис полезен для руководителя, потому что позволяет контролировать, сколько времени сотрудник затратил на конкретную задачу. Но подойдет и для сотрудников, поскольку позволяет планировать рабочий день. Также можно формировать отчеты по конкретному работнику и по всей команде.

Приложение работает на компьютере и мобильном устройстве через браузер. Кроме того, возможна интеграция с Basecamp, JIRA, Teamweek, Google Calendar и другими сервисами.

8. Mind42

Это бесплатный сервис для планирования рабочего времени, предназначенный для систематизации информации, грамотной организации работы и эффективного распределения рабочего дня. Кроме того, он поможет вам запомнить много информации.

Сервис основан на технике Mind map (Интеллект-карта или Диаграмма связей). Ее суть в том, что с помощью ключевых слов, надписей, картинок можно создавать карту/схему важных событий или действий. Схемы строятся на основе ассоциаций и помогают систематизировать данные, заострить внимание на важном.

9. MyLifeOrganized (MLO)

В программе MyLifeOrganized вы можете создать список целей, проектов, заданий в виде схемы. Программа занесет основные задачи в отдельный блок и будет контролировать их выполнение. Установить ее можно на мобильные устройства и планшеты с ОС Android, iOS и BlackBerry.

Бесплатно пользоваться программой можно только 45 дней. Цена зависит от версии программы и варьируется от $9.95 до $59.95. Есть русскоязычная версия, которая продается со скидкой.

10. Daily agenda

Многие сталкиваются с большим количеством информации, которую нужно записать, потому что помнить обо всем невозможно. В итоге события, встречи, мероприятия у нас записаны в разных программах и календарях. Приложение Daily agenda для iOS создано специально для тех, кто столкнулся с такой проблемой. Программа стоит $1,99 и призвана собрать все данные в одном списке. Таким образом, вам не придется пересматривать каждый раз несколько приложений и волноваться, что вы случайно что-то упустили.

Читайте также: Отказ в приеме на работу

Книги про планирование рабочего времени

1. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»

Книга написана простым языком, легко читается и объясняет основы тайм-менеджмента, рассказывает про планирование рабочего времени. Даются четкие указания относительно того, сколько времени можно выделить на работу и отдых, как разобраться с вещами, засоряющими и облегчающими жизнь. Воды и лирики минимум, все по делу. Автор описывает не только классические методы планирования рабочего времени, но и дает проверенные на своем опыте советы.

2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»

В книге классические методы тайм-менеджмента адаптированы к нашей действительности, даются жизненные примеры и практические задачи для того, чтобы постичь науку управления временем. Книга поможет вам научиться успевать больше и посвящать время только близким вам вопросам. Это книга основана на российском опыте. Книга читается очень просто, потому что написана простым языком и пронизана хорошим юмором.

3. Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть»

Мы часто слышим о том, что нужно жить здесь и сейчас, не откладывая на завтра. Так и есть, но все же по факту получается так, что каждый строит свое будущее и жертвует при этом настоящим. Так как наслаждаться жизнью сейчас? Ответ на этот вопрос пытается дать автор книги. Он делится своим опытом того, как он отказался от «синдрома отложенной жизни». Автор утверждает, что грамотное планирование рабочего времени, – это путь к свободе. Тимоти Феррис большую часть времени путешествует. Свобода передвижения, действий, распоряжения своими средствами, которые только увеличиваются, ведь их владелец работает… целых четыре часа в неделю.

4. Алан Лакейн «Искусство успевать»

Если вы изучаете тайм-менеджмент, обязательно прочтите эту книгу. На труд Алана Лакейна ссылаются многие авторы в своих работах, а это о многом говорит. Книга рассказывает об основах науки управления временем, а также об инструментах, помогающих нам «подружиться» со временем. Помимо этого, приведены интересные жизненные примеры.

5. Реджина Лидс «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»

Если вы не любите читать теорию и хотите сразу заняться практикой, эта книга для вас. За неделю нужно выполнить два задания, описанные автором. Первое нужно сделать на работе, а второе – дома. Пройдя обучение, вы сможете наладить отношения с близкими, навести порядок во всех аспектах жизни, а также разобрать завал на рабочем столе.

Вот и подошла к концу наша статья о планировании рабочего времени. Искренне надеемся, что вы смогли найти в ней полезные идеи для своего бизнеса. Не исключено, что какие-то мысли стали для вас открытием, а что-то оказалось просто интересным фактом, расширившим понимание процесса сложных продаж. Какие из представленных моментов вам захотелось применить на практике? Насколько вы довольны тем, как идет ваш бизнес? Проанализируйте свои ответы на эти вопросы, тогда наша статья сможет оставить существенный след в вашем сознании.

До новых встреч!