Удаленные сотрудники

Современный рынок предоставляет массу вариантов, как можно заработать. Уже не обязательно трудиться от звонка до звонка. Можно открыть бизнес в Интернете, и для этого даже не нужно выходить из дома. Или устроиться наемным удаленным сотрудником и при этом находиться в любой точке мира. Какова же специфика удаленной работы? Давайте разберемся.

Кто такие удаленные сотрудники

Для начала нужно разобраться в терминологии. Есть два вида работников, которые трудятся на дому: фрилансеры и удаленные сотрудники. Первые в основном привлекаются для разовой работы: сделать сайт, создать дизайн-макет, провести фотосессию. Вторые выполняют регулярные поручения от работодателя, только делают это не в офисе, а дома. Согласно Трудовому кодексу, отношения между удаленным сотрудником и нанимателем должны включать в себя следующие пункты:

• официальный трудовой договор удаленного сотрудника;
• задания от руководителя с обозначенными условиями и сроком выполнения;
• письменное согласие сотрудника на выполнение поручений, которое можно отправить по электронной почте;
• непосредственно выполнение задания;
• внесение правок при необходимости;
• получение заранее оговоренной оплаты.

Удаленные сотрудники иногда оформляются в штат компании, но зачастую – нет. Они трудятся вне офиса, могут работать по совместительству или на аутсорсинге.

Список профессий, позволяющих работать дистанционно, довольно широк: копирайтеры, маркетологи, журналисты, дизайнеры, программисты, переводчики, преподаватели, бухгалтеры, операторы.

Пока что в России доля сотрудников, работающих удаленно, невелика – не более 1 % от общего числа всех трудящихся. Для сравнения, в США этот показатель равен 34–36 %.

Читайте также: Внедрение KPI

Давайте рассмотрим наем удаленных сотрудников для интернет-компании. Предположим, создается новостной портал, который планирует зарабатывать на трафике, рекламе и партнерских программах. Для запуска бизнеса понадобится команда профессиональных сотрудников, состоящая из программиста, дизайнера, контент-менеджера, копирайтера, SEO-специалиста и администратора сайта. Все эти люди могут трудиться на дому, поэтому не обязательно арендовать офис и оборудовать рабочие места. Вместо этого вы публикуете вакансии, в которых обязательно указываете, что нужны удаленные сотрудники. Также вы можете просмотреть резюме людей, которые ищут работу, и отобрать понравившиеся. После этого вы проводите ряд собеседований, например, по «Скайпу» и формируете команду профессионалов для своего бизнеса.

Таким образом, поиск удаленного сотрудника и собеседование с ним проводится через Интернет, а не в офисе. И дальше он будет получать задания, выполнять свои обязанности, отчитываться в выполнении поручения и получать оплату также дистанционно.

Удаленный сотрудник может работать на дому, а может воспользоваться коворкингом, то есть коллективным офисом, в котором одновременно трудятся люди разных профессий. По сути, в коворкинге человек арендует рабочее место для того, чтобы, например, пообщаться с единомышленниками.

В привлечении удаленных сотрудников для работодателя есть ряд плюсов:

• нет необходимости оборудовать новое рабочее место, что экономит площадь и материальные ресурсы;
• оплата производится при наличии результата, не нужно выделять денежные средства на оклад и командировочные;
• для периодических либо разовых заданий можно привлечь профессионалов, чьи услуги на постоянной основе стоят очень дорого.

Оптимальные сферы деятельности для удаленных сотрудников

Дистанционная занятость возможна в следующих сферах деятельности:

• информационные технологии (программисты, SEO-специалисты, HTML-верстальщики и т. п.);
• финансы (бухгалтеры, инженеры-сметчики, специалисты банковского дела и т. п.);
• торговля (менеджеры по продажам, операторы кол-центров, онлайн-консультанты и т. п.);
• образование (репетиторы, авторы рефератов, курсовых и дипломных работ и т. п.);
• административная деятельность (администраторы сайтов, занимающиеся сбором заявок и формированием баз данных, онлайн-помощники руководителей и т. п.);
• реклама и маркетинг (специалисты PR и SMM, контент-менеджеры, рекламисты, копирайтеры, сетевые маркетологи и т. п.);
• HR-сфера (менеджеры по кадрам, специалисты по подбору персонала и т. п.);
• фото, видео, дизайн (графические и веб-дизайнеры, видеооператоры, специалисты по монтажу, иллюстраторы, фотографы и т. п.);
• консультирование (специалисты-консультанты, менеджеры проектов и т. п.);
• прочие сферы (страховые агенты, турагенты и т. п.).

Безусловно, рабочих с производства невозможно перевести на дистанционную занятость, ведь кто-то должен стоять у станков и контролировать работу оборудования. Также обстоят дела со многими профессиями, в которых необходим непосредственный контакт с потребителем: это врачи, парикмахеры, курьеры, пожарные, полицейские. А вот специалисты по продажам в недалеком будущем могут полностью перейти на удаленную работу, так как вся торговля перейдет в Интернет.

Руководители легко могут перевести в виртуальный офис тех сотрудников, чья деятельность происходит за компьютером и не является командной. Это могут быть копирайтеры, SMM-маркетологи, редакторы, журналисты, дизайнеры, проектировщики. Дистанционно могут работать даже системные администраторы, а кол-центры уже давно организуют в виртуальном офисе.

Юристы и бухгалтеры пока нечасто работают удаленно, так как их деятельность связана с большим количеством документов и всевозможными проверками. Однако представители этих профессий легко могут себе позволить с разрешения руководства несколько дней в неделю работать дома.

Директоры и другие ключевые сотрудники пока продолжают трудиться в офисах, являясь связующим звеном для остальных работников. Но сейчас даже в России есть много компаний, в которых весь штат работает удаленно. По прогнозам, к 2020 году около 20 % российских граждан приобретут статус «удаленный сотрудник на дому».

Читайте также: Система отдела продаж

Какие задачи в сфере продаж решаются с помощью удаленных сотрудников

Рынок требует от предпринимателей постоянного развития. Грамотный бизнесмен постоянно анализирует работу своей компании и совершенствует ее. Прием на работу удаленных сотрудников позволит решить следующие задачи:

1. Продажи. Прямые продажи по телефону популярны во всем мире. С ними легко может справиться специалист, работающий из дома.
2. Опрос. Если компания хочет получить от потребителей обратную связь о качестве товара или услуги, нужно обзвонить клиентскую базу и собрать необходимую информацию. В зависимости от поставленной задачи один удаленный сотрудник за неделю может сделать от 500 до 1500 звонков, три сотрудника произведут уже 1500–5000 звонков. С учетом того, что такая работа оплачивается в зависимости от количества ответов, а не от общего числа звонков, выгода очевидна. Штатный сотрудник обойдется компании значительно дороже.
3. Работа из любой точки планеты. Если ваши сотрудники заняты удаленно, то и вы сами можете находиться в любой части света. Вы вольны выстраивать свою работу независимо от того, где находитесь: в аэропорту, на даче, в торговом центре или на пляже. Такой подход особенно актуален для малого бизнеса, когда штат сотрудников невелик и не нуждается в постоянном личном контроле. Если ваши подчиненные трудятся в офисе, то им будет необходимо ваше присутствие, иначе могут возникнуть проблемы с дисциплиной. Виртуальный офис позволит и вам, и вашим сотрудникам работать в свое удовольствие, находясь там, где хочется в данный момент времени.
4. Снижение затрат на заработную плату. Средняя зарплата штатного сотрудника кол-центра в Москве – 50 000 рублей. Прибавьте сюда затраты на организацию рабочего места, и сумма значительно вырастет. Удаленный сотрудник, которого вы можете найти в любом городе России, будет выполнять этот же функционал за существенно более низкое вознаграждение.
5. Быстрое получение результата. Удаленный сотрудник будет стараться выполнить работу качественно и в срок, чтобы получить вознаграждение. Если работодатель останется доволен, он может этот позитивный опыт использовать и для других направлений своего бизнеса.

Читайте также: Как выбрать менеджера по продажам: рекомендации для тех, кто хочет всегда быть на шаг впереди конкурентов

Преимущества и недостатки работы с удаленными сотрудниками

Для работодателя плюсы дистанционного работника заключаются в следующем:

1. Денежная экономия. Предпринимателю не нужно арендовать офис, оплачивать командировки и компенсировать затраты на обед.
2. Оптимизация рабочего процесса. Интернет позволяет создавать удаленный доступ к документам и программам компании для всех сотрудников, а онлайн-совещания, конференции и обучение стали неотъемлемой частью современного бизнеса.
3. Переход в онлайн-режим. Многие профессии сейчас напрямую связаны с компьютером и Интернетом. Например, онлайн-аудит уже никого не удивляет, а раньше такое даже представить никто не мог. Переход большинства профессий в онлайн дает предпринимателю возможность сокращать издержки на зарплату, аренду помещения и организацию рабочих мест.
4. Разнообразие прикладных программ. Сейчас на рынке предлагается большой выбор программного обеспечения, которое способно решать любые задачи. Для каждой профессии разработано несколько программ, и пользователь сам выбирает, с каким продуктом ему удобнее работать. Таким образом, современное программное обеспечение, во-первых, повышает эффективность труда удаленного сотрудника, а во-вторых, позволяет работодателю контролировать выполнение заданий.
5. Удобство. Если вы ищете исполнителя на разовый или периодический проект (создание сайта, разработка дизайн-макета), то вам выгоднее сотрудничать с дистанционным специалистом. Когда работа будет выполнена, вы ее оплачиваете и навсегда или на какое-то время прекращаете взаимодействие с этим исполнителем.
6. Выгода. Штатному сотруднику вы обязаны ежемесячно платить оклад в полном объеме. С удаленным специалистом вы можете торговаться и назначать ту цену за выполнение задания, которую считаете адекватной. При этом, в зависимости от задачи, вы можете нанимать как суперпрофи, так и новичка, и вознаграждение, безусловно, будет разным, но таким, как вы решите.
7. Быстрота. Не нужно искать специалиста по знакомым, друзьям или сайтам по подбору персонала. Достаточно зайти на портал фрилансеров и выбрать нужного кандидата. Чаще всего, такие интернет-ресурсы содержат примеры работ и отзывы нанимателей, что существенно облегчит ваш выбор.

Удаленные сотрудники сознательно выбирают такой вариант занятости. Причин может быть много, например страх перед незнакомой обстановкой или желание работать в комфортных условиях и тогда, когда есть вдохновение. Однако далеко не все преуспевают в дистанционной занятости. Многие становятся жертвами низкой самоорганизации. Мало хотеть работать дома, нужно уметь спланировать свой день, не поддаваться соблазну растянуться перед телевизором и нести ответственность за договоренность с работодателем.

Отрицательные стороны удаленной работы:

1. Отсутствие контроля

Когда работник находится у вас перед глазами, вы в любой момент можете проконтролировать, чем он занят. Если у вас жесткие сроки по какому-то заданию, то есть возможность лично наблюдать за его исполнением. Удаленные сотрудники могут срывать сроки выполнения задачи. Даже если вы урежете вознаграждение за нарушение договоренности, это, скорее всего, не решит проблему. Отчасти способны помочь специальные программы, например trello.com или asana.com, в которые вы обязуете удаленного сотрудника заносить статусы выполнения работы.

Есть программы, помогающие контролировать время выполнения задания, например Project Web App. Удаленный сотрудник и сам может воспользоваться этим продуктом, чтобы научиться контролировать свое время, не отвлекаться на посторонние дела и увеличить производительность своего труда.

2. Нет личной связи

В обычном офисе подчиненный может несколько раз обратиться к руководителю, чтобы уточнить нюансы выполнения поставленной задачи. Удаленный сотрудник лишен такой возможности, поэтому для повышения качества его работы нужно составлять подробное техническое задание и стараться больше общаться с помощью соцсетей, электронной почты, «Скайпа» или мессенджеров. Будьте постоянно на связи для своих дистанционных специалистов, чтобы они чувствовали себя причастными к вашему делу.

Читайте также: Установление контакта с покупателем лично и по телефону

3. Отсутствие командной работы

Многим людям для успешной работы нужно стать частью команды и коллективного творческого процесса, пропитаться ценностями компании. Даже одиночкам периодически нужно общаться с коллегами, чтобы почерпнуть новые идеи и обменяться опытом. Удаленный сотрудник на дому зачастую лишен такой возможности. Но решение проблемы есть. Можно организовать корпоративные чаты и видеоконференции, на которых люди смогут общаться, завязывать контакты, делиться своими точками зрения.

6 распространенных мифов об удаленных сотрудниках

1. Бытует мнение, что офисных сотрудников контролировать легче, чем удаленных. В контексте современных рыночных отношений это утверждение устарело. Сейчас редко кто из руководителей контролирует процесс выполнения задания. Если вы будете в течение всего рабочего дня следить за действиями подчиненного, это не повысит его эффективность. Достаточно обращать внимание на срок сдачи задания и качество его исполнения. Этот критерий одинаков и для штатных, и для удаленных сотрудников.
2. Многие руководители считают, что дистанционные сотрудники ненадежны, могут сорвать сроки выполнения задания или вовсе не доделать его. Чаще всего такой непрофессиональный подход позволяют себе только новички. Опытные фрилансеры понимают, что качественное выполнение поручения заказчика, во-первых, увеличивает шансы, что работодатель обратится вновь или порекомендует специалиста своим коллегам, а во-вторых, благотворно сказывается на репутации. К тому же никто не застрахован от ошибок и безответственности штатных специалистов.
3. Еще одно заблуждение заключается в том, что при общении с удаленными сотрудниками часто возникает недопонимание. Здесь все зависит от того, насколько четко и конкретно руководитель ставит задачу перед специалистом и готов ли отвечать на вопросы исполнителя, которые могут возникнуть в процессе работы. Недопонимание может возникнуть и в офисе, если предприниматель не умеет формулировать задания и закрыт для общения с подчиненными.
4. Некоторые руководители опасаются, что удаленный сотрудник может быть недоступен в нужный момент или ему придется долго добираться до офиса, чтобы обсудить новое задание. Однако если специалиста приходится часто вызывать в офис, то, скорее всего, его должность не подходит для дистанционной занятости. А необходимость быть постоянно на связи можно обсудить с сотрудником при приеме на работу и выбрать оптимальный для обеих сторон способ коммуникации.
5. Бизнесмены склонны считать, что удаленные сотрудники непостоянны, так как для них это временная работа. Однако не забывайте, что для фрилансера ваши задания – это заработок. Он так же заинтересован в стабильном доходе, как и офисные служащие, только стремится сочетать его с личной свободой. Поэтому, напротив, вы можете получить лояльного и ответственного подчиненного, который ценит свою работу.
6. Наиболее консервативные предприниматели считают, что удаленные сотрудники представляют опасность для корпоративной безопасности. Однако современные информационные технологии способны обеспечить любой уровень защиты данных компании и контроля над их сохранностью.

5 типов удаленных сотрудников, их сильные и слабые стороны

1. Женщины в декрете

Предположим, одна из ваших толковых подчиненных ушла в декретный отпуск, но имеет свободное время. В этом случае вы можете осуществить перевод сотрудника на удаленную работу.

Какие виды деятельности подойдут? Если есть необходимое образование и опыт, то практически любые, которые реализовываются с помощью компьютера и не требуют присутствия в офисе. Женщина в декретном отпуске может быть хорошим бухгалтером, автором статей, программистом или дизайнером.

Какими качествами обладают мамы в декрете? К положительным чертам можно отнести многофункциональность (они могут одновременно составлять отчет, варить кашу и играть с ребенком), ответственность, внимательность и обучаемость. Отрицательным качеством можно считать то, что для молодой мамы работа всегда будет на втором месте после малыша.

Читайте также: Работа с возражением «Дорого!» в продажах: ошибки, примеры, советы

Что их мотивирует? Во-первых, для многих женщин мало быть просто мамой и женой, они хотят реализовываться в профессии и развиваться. Во-вторых, дополнительный доход тоже не помешает, ведь всегда нужны деньги на ребенка или на то, чтобы порадовать себя и супруга.

2. Новички

К этой категории относятся и мужчины, и женщины, которые хотят заработать, но не имеют соответствующих знаний и опыта. Многие самонадеянно думают, что написать статью может любой, и с готовностью откликаются на все подходящие вакансии. Некоторые начинающие фрилансеры оканчивают обучающие курсы и отправляются на поиск работы.

Какие виды деятельности подходят? Если нет специального образования, то новичок может хорошо справиться с работой оператора кол-центра, обзванивать клиентов по готовым скриптам, администрировать страницы в социальных сетях.

Какими качествами обладают новички? Они любознательны и ответственны. Начинающий удаленный сотрудник не может позволить себе бросить работу. Наоборот, он будет стремиться выполнить ее идеально, чтобы получить опыт и заслужить одобрение заказчика.

Что их мотивирует? В начале карьеры новичкам важно отточить свои навыки и составить хорошее портфолио. Для этого они часто готовы работать за минимальное вознаграждение, и многие наниматели этим пользуются.

3. Рабочие лошадки

Это труженики, которые привыкли много работать. Как правило, у них есть основная работа и несколько подработок, и при этом они никогда не откажутся выполнить разовый заказ. Этот тип сотрудников чаще всего встречается в маленьких городах, где низкий уровень дохода и сложно заработать приличные деньги на одном месте занятости.

Какие виды деятельности подходят? Любые, если есть соответствующее образование, опыт работы и портфолио.

Читайте также: Эффективный тайм менеджмент

Какими качествами обладают эти работники? Это роботы, не знающие усталости. Работают очень быстро и качественно, сроки не срывают, настоящие профессионалы своего дела. Единственный минус заключает в том, что если подработок будет много, то человек сконцентрируется на самой важной и высокооплачиваемой задаче, а остальные будет выполнять автоматически, не углубляясь в процесс.

Что их мотивирует? Как уже говорилось, лучшая мотивация для тружеников — это деньги. Им не нужна карьерная лестница, хвалебные грамоты и доска почета. Только достойная оплата заставит этих людей работать с полной отдачей.

4. Люди творческих профессий

Это тот случай, когда удаленное рабочее место сотрудника находится где-нибудь под пальмой на пляже из белого песка. К этой категории специалистов относятся свободные художники, которые не приемлют графиков, рамок, дресс-кода и указаний. Они творят лишь то, что хотят, повинуясь только своему вдохновению.

Какие виды деятельности подходят? Любые творческие задачи, не связанные жесткими сроками. Техническое задание должно быть максимально свободным, чтобы художник мог проявить свою креативность.

Какими качествами обладают творцы? Креативность и нестандартное мышление — их сильные стороны. Вместе с тем они бывают необязательными и безответственными, могут под влиянием вдохновения отрешиться от всего внешнего мира. Творцы часто имеют тонкую душевную организацию, могут быть вспыльчивыми, раздражительными и чересчур эмоциональными.

Что их мотивирует? Только самовыражение. Если вы хотите, чтобы творческий человек работал над вашим проектом с максимальной отдачей, то предоставьте ему полную свободу действий.

5. Суперпрофессионалы

Это люди, которые в профессии уже очень давно. Они хорошо зарабатывают, знают себе цену и берутся только за те проекты, которые считают интересными. Их услуги стоят очень дорого, поэтому обращаться к суперпрофи нужно только в том случае, если вы ждете от конечного продукта высочайшего качества.

Какие виды деятельности подходят? Любые, в которых человек достиг вершины мастерства. Наличие специального образования не имеет значения, портфолио и опыт являются лучшими гарантами профессионализма.

Читайте также: KPI директора: как правильно формировать

Какими качествами обладают суперпрофессионалы? Они ответственные, целеустремленные, организованные, уверенные в себе, любят конкретику.

Что их мотивирует? Суперпрофи в своей специальности повидали уже очень многое и добились максимального успеха. Их сложно удивить и предложить что-то новое, однако если вам это удастся, то вы получите сверхзамотивированного специалиста. И не забудьте подготовить достойное вознаграждение.

Как правильно организовать поиск удаленных сотрудников

1. Сайты по поиску работы

Как правило, удаленных сотрудников ищут в Интернете. Начать стоит с сайтов по поиску работы, например hh.ru, rabota.ru, superjob.ru. Размещение вакансий компаний на таких сайтах, как правило, платное, но обычные люди свободно выкладывают свои резюме. Вы можете выбрать соответствующую категорию и просмотреть список кандидатов.

2. Биржи фрилансеров

Биржа фрилансеров – это целая база удаленных сотрудников. На любой бирже заказчик может поместить задание с подробным описанием условий его выполнения и с требованиями к исполнителю. Если вы ищете специалиста для длительного сотрудничества, то этот момент необходимо сразу указать. Возможно, кто-то из фрилансеров ищет постоянную удаленную работу и будет рад вашему предложению.

В настоящее время популярна биржа kwork.ru. На ней вы можете найти специалистов всех профессий, которые могут быть реализованы с помощью компьютера и Интернета. Помимо этого, есть отдельные узкоспециализированные сайты, например только для фрилансеров-программистов. Можете обратить свое внимание на них.

3. Социальные сети

Набор удаленных сотрудников можно организовать в социальных сетях. Есть специальные группы, в которых каждый желающий может бесплатно поместить объявление о поиске нужного человека. Также есть группы, где, напротив, публикуют сообщения те, кто ищет работу.

Читайте также: Демократический стиль руководства

4. Доски объявлений

Самая популярная доска объявлений – это «Авито». Там вы тоже можете поискать нужного специалиста. Достаточно опубликовать объявление с описанием вакансии и вашими контактами. После этого начнут поступать отклики, на основе которых вам нужно будет выбрать подходящего кандидата.

5. Личные рекомендации

Попробуйте поспрашивать коллег, друзей, знакомых. Возможно, они уже сталкивались с такой же задачей, которая стоит перед вами, и имеют контакты нужного специалиста. Никто не заставит вас работать с исполнителем, которого посоветовали, в том случае если он вам не понравился. Однако рекомендация сделает сотрудничество с незнакомым человеком более комфортным.

В своих поисках обращайте внимание на географию. Вероятность найти грамотного удаленного сотрудника в больших городах выше, чем в маленьких.

Можно поискать даже в соседних странах: на Украине, в Казахстане, Узбекистане или в Белоруссии. Велика вероятность, что вы найдете там достойного специалиста и будете платить ему невысокое вознаграждение, так как уровень заработка в этих странах ниже, чем в России. Но если вы подыскиваете менеджеров по продажам или сотрудников кол-центра, то помните, что кандидаты должны в совершенстве владеть русским языком и говорить без акцента.

Если вас не смущает языковой барьер, то можно максимально расширить территорию для поиска удаленного сотрудника и обратить внимание на другие страны по всему миру. К примеру, вам нужно создать креативную рекламную кампанию или снять нестандартный ролик, и в России не нашлось специалистов, которые могли бы удовлетворить ваши запросы. В этом случае есть смысл обратиться к европейскому или американскому рынку фриланса. США – родина рекламы. Уровень рекламистов и креативных менеджеров там очень высок. Скорее всего, вам придется дорого заплатить за их услуги, но результат превзойдет все ваши самые смелые ожидания.

При выборе подходящего кандидата необходимо:

• дать пробное задание и оценить его выполнение;
• на бирже фрилансеров обратить внимание на рейтинги специалистов и отзывы об их работах;
• изучить профили в социальных сетях тех кандидатов, что вам понравились, они помогут лучше узнать человека, расскажут о его увлечениях, жизненных ценностях.

Найти подходящего сотрудника всегда непросто, ведь значение имеют не только профессиональные достижения, но и личностные качества. Поэтому не стесняйтесь устраивать проверки, чтобы быть уверенным в своем выборе. Чтобы оценить черты характера и темперамент, организуйте интервью с соискателями, например, по «Скайпу». Задавайте такие вопросы, которые помогут людям раскрыться и проявить себя как личность. Для оценки профессиональных навыков попросите кандидатов выполнить проверочное задание. Оно должно быть одинаковым для всех участников тестирования. По результатам всех проверок вы сможете выбрать того человека, который максимально соответствует вашим требованиям.

Профессиональные навыки условно делятся на «твердые» и «мягкие» (hard и soft skills). Hard skills – набор профессиональных умений, которые можно продемонстрировать при приеме на работу. В противоположность им, soft skills не связаны с определенной деятельностью. Они относятся к личностным качествам человека и связаны с умением общаться и выстраивать эффективное взаимодействие с коллегами, клиентами, руководством и партнерами. Учитывайте эту информацию при подборе персонала в свою компанию.

В целом оценка одного соискателя может занимать от сорока минут до трех часов. И это с учетом того, что первичное отсеивание по результатам резюме вы уже провели. Для определения профессиональных умений и навыков можно запросить примеры ранее выполненных работ, предложить пройти тесты на IQ и EQ и даже на определение темперамента.

Читайте также: Методы мотивации персонала

Но не забывайте, что, даже если вы нашли прекрасного удаленного сотрудника, вам все равно придется пройти этап знакомства с новым человеком и притирки друг к другу. Этого специалиста, даже если он никогда не появится в офисе, нужно познакомить с компанией, рассказать о ее ценностях и достижениях, представить коллегам. И не забывайте, что никто не застрахован от ошибок. Даже профессионал в новой обстановке может совершить оплошность. Новому сотруднику понадобится время на адаптацию, а вам нужно проявить терпение и поддержать его.

Как правильно оформить удаленного сотрудника на работу

Официальное оформление удаленных сотрудников происходит следующим образом:

1. Соискатель представляет нанимателю стандартный пакет документов при трудоустройстве: паспорт, диплом об образовании, СНИЛС, для мужчин военный билет и т. п. Как правило, работодателю отправляются по электронной почте «сканы» оригиналов документов.
2. Наниматель представляет соискателю трудовой договор для ознакомления.
3. После согласования всех пунктов договора происходит его заключение, при этом можно воспользоваться электронной подписью.

После подписания трудового договора официальным местом работы удаленного сотрудника считается компания нанимателя. При необходимости работодатель обязан обеспечить новичка оборудованием, программным обеспечением и удаленным доступом сотрудника к информации предприятия.

В трудовом законодательстве ничего не сказано об обязательном заполнении трудовой книжки, поэтому этот момент должен оговариваться сторонами при приеме на работу.

Наличие трудового договора обязательно при официальном оформлении. Он содержит перечень прав и обязанностей обеих сторон и при возникновении споров позволяет решать их в официальном порядке. Увольнение удаленного сотрудника, оформленного в штат, также будет происходить по всем правилам, в соответствии с законодательством.

Дистанционная занятость отличается от работы в офисе отсутствием постоянного надзора со стороны начальника. Чтобы руководитель мог хоть отчасти контролировать деятельность подчиненного, в договоре четко описываются обязанности удаленного сотрудника и механизмы, с помощью которых можно проверить результаты работы. Чем подробнее будут раскрыты все нюансы трудового процесса, тем меньше споров может возникнуть между нанимателем и исполнителем.

Так, в договоре может быть четко указано штатное расписание удаленного сотрудника. Это в первую очередь необходимо для того, чтобы работодатель знал, в какие часы он может без проблем связаться со специалистом. Временной промежуток может совпадать с графиком работы компании, а может и отличаться, если сотрудник живет в другом часовом поясе.

Если работодатель переживает о сроках выполнения задания, он может запросить промежуточные результаты работы. Исполнитель обязан высылать их либо по требованию нанимателя, либо без напоминания в заранее оговоренные даты.

Читайте также: Как контролировать менеджера на месте и удаленно

В трудовом договоре могут содержаться пункты о дополнительном дистанционном обучении, а также о посещении планерок и совещаний. Если удаленный сотрудник не может приехать в офис, то для него организовывается видеоконференция, и таким образом он принимает участие в жизни компании.

Если работодатель не предоставляет исполнителю необходимую технику и программное обеспечение, то в трудовом договоре может быть пункт о выплате компенсации за покупку технических средств, либо, наоборот, о том, что сотрудник приобретает их за свой счет.

Проблемы в работе с удаленными сотрудниками

1. Асинхронные процессы

Ваши подчиненные могут жить в разных часовых поясах и, соответственно, работать в разное время. Это увеличит срок исполнения задания, поэтому еще на этапе планирования нужно учитывать временные потери или искать специалистов в одном часовом поясе и заранее обговаривать с ними график работы.

Может случиться и так, что удаленный сотрудник выполнил задание и отправил его на проверку, но руководитель увидит письмо лишь спустя какое-то время. Чтобы во время ожидания ответа от начальника специалист не простаивал, можно поручить ему две параллельные задачи.

2. Разные языки

Если вы решились нанять специалиста, говорящего на другом языке, значит, вы уже придумали, как разрушить языковой барьер. Иначе нет смысла рисковать и брать на работу иностранца.

3. Неумение работать в команде

Большинство людей, работающих на дому, выбирают такую занятость не случайно, а в силу определенных черт характера и личностных особенностей. Например, если человек интроверт и ему сложно вербально выражать свои мысли, то он выберет работу в одиночестве, а не в коллективе. А кто-то вообще не любит разговаривать или заикается, или стесняется своей внешности.

Безусловно, даже удаленная работа предполагает общение. Оно может быть минимальным, например только с руководителем. Начальнику нужно приспособиться к подчиненным с личностными особенностями и научиться выстраивать коммуникацию с ними. Как правило, если личное общение заменить перепиской, то проблем не возникает.

4. Неправильное понимание задачи

Руководитель должен уметь четко формулировать свои мысли и правильно ставить задачу своим подчиненным. Если задание сформулировано некорректно, оно и выполнено будет так же. Когда поручение дано поверхностно, сотрудник исполнит его так, как посчитает нужным. Если задача невыполнима, то сотрудник просто не захочет к ней приступать. А если в задании не указана его цель, то у специалиста не будет мотивации его делать.

В поручении четко указывается его цель, срок реализации и ресурсы, с помощью которых оно должно быть выполнено. Плюс обязательно перечисляются все детали и нюансы, мельчайшие подробности. Если вы что-то упустите, то это увеличит срок решения задачи, ведь подчиненный не будет знать все ваши требования, а вам придется чаще вносить корректировки.

Читайте также: Что такое Upsell, или как научиться продавать больше

5. Поиск сотрудника

Найти удаленного сотрудника нужной специальности бывает непросто. А еще сложнее будет убедиться, что человек обладает высокой самоорганизацией и ответственностью и действительно способен работать дистанционно. К сожалению, зачастую тяга к удаленной работе не подкреплена необходимыми для такой занятости личностными качествами.

6. Исчезновение сотрудника

Если трудовой договор не оформлен, то человек может просто исчезнуть, перестать выходить на связь, а вы даже не сможете за это уволить удаленного сотрудника. При этом он, возможно, уже получил предоплату и сделал часть работы. Как быть в такой ситуации, решать вам. Можно надеяться и ждать, что нерадивый подчиненный все-таки появится и пришлет готовое задание в срок. А можно сразу начать поиски замены и больше никогда не общаться с человеком, который один раз уже заставил нервничать.

7. Утечка информации

Невозможно защитить информацию, доступ к которой имеет удаленный сотрудник. Он может с ней делать все, что угодно: копировать, продавать, передавать третьим лицам. Все зависит от порядочности человека. Но лучше не рисковать и не давать доступ к данным, потеря которых будет критичной для компании.

8. Работа сделана не так

Если руководитель не хочет проверять промежуточные этапы выполнения задания, то итоговый результат может его удивить, так как не будет соответствовать ожиданиям. Если у вас жесткие требования к конечному продукту, то нужно обязательно устраивать промежуточные проверки работы исполнителя.

9. Отсутствие обмена информацией

Работа в Интернете дает удаленным сотрудникам возможность почувствовать себя свободными, но никак не приобщает их к культуре и ценностям работодателя. Они ничего не знают о делах компании, на которую трудятся, и, в свою очередь, наниматель ничего не знает о них. Что ни говори, а офисная занятость сплачивает людей, дает почувствовать себя частью единого целого.

Контроль над удаленными сотрудниками и управление ими

Контроль должен начинаться с формулировки правил и стандартов работы удаленных сотрудников. Поэтому в первую очередь вам самим нужно понять, чего вы хотите от дистанционного специалиста, и максимально подробно изложить ему свои требования и ожидания.

1. Четко определяйте цели и суть поручения

К сожалению, бывают случаи, когда работодатель обвиняет удаленного сотрудника в непрофессионализме, а сам не может грамотно и четко поставить задачу. Чтобы этого избежать, научитесь правильно излагать свои требования. Делайте это исключительно в письменном виде, фиксируйте каждую деталь, которую считаете важной. Если отправляете задание по электронной почте, запросите у исполнителя подтверждение получения письма. Перед началом работы уточните, все ли понятно подчиненному, попросите его пересказать суть задания и дайте свои комментарии.

2. Настройте обратную связь

Для контроля над удаленным сотрудником установите график работы, составьте расписание сеансов связи, используйте видеоконференции, чтобы убедиться, что специалист на своем рабочем месте.

Читайте также: Виды интернет-маркетинга

Для удобства руководителей разработано много программ, которые позволяют загружать в них задание и полностью контролировать процесс его выполнения. Каждому исполнителю выдается персональный доступ к системе. Начальник может проверять стадии готовности задания, время, потраченное на его выполнение, а также сколько часов в день работал подчиненный.

3. Установите строгие временные рамки на обратную связь – 10 минут

Если в вашей компании много удаленных сотрудников, вам будет сложно контролировать их деятельность, от этого возрастет вероятность неэффективной работы предприятия и потери части прибыли. Для того чтобы минимизировать риски от дистанционной занятости подчиненных, введите правило десяти минут. Согласно нему, сотрудник обязан связаться с руководителем не позднее десяти минут после пропущенного звонка или письма по электронной почте. За несоблюдение этого пункта введите штраф, чтобы мотивировать сотрудников ответственно относиться к своим обязанностям.

4. Используйте технологические инструменты контроля

Рынок предлагает широкий ассортимент технических инструментов для контроля над деятельностью удаленных сотрудников компании. Например, если вы хотите проверить работу менеджеров по продажам, которые обязаны в день проводить не меньше пяти встреч с клиентами, то вам понадобятся фотоаппарат и диктофон. Точнее, они понадобятся вашим подчиненным. Сейчас эти приборы может заменить сотовый телефон. Обязуйте сотрудников прикладывать к ежедневному отчету фотографии с встречи и диктофонную запись беседы.

Если вам необходимо отслеживать перемещение работников по городу, то можно использовать трекер. Это маленький спутниковый маячок, который позволяет определить, где находится автомобиль или человек. Трекеры используют транспортные компании для контроля за движением грузов, те хозяева домашних животных, которые боятся, что любимый питомец потеряется, а также банки для наблюдения за инкассаторскими машинами.

Отследить перемещение можно не только с помощью трекера, но и благодаря мобильному телефону. Эту услугу предоставляют все операторы сотовой связи. Их система слежения определяет местонахождение с точностью до пяти метров. Сервис позволяет формировать автоматические отчеты о перемещении и о примерном расходе топлива, если двигался автомобиль.

Сотрудники могут отнестись негативно к средствам слежения, но выход из такой ситуации прост. Включите пункт о технических инструментах контроля в трудовой договор. При приеме на работу соискатель познакомится с правилами вашей компании и решит, подходят они ему или нет. Если человек не готов соблюдать ваши требования, лучше не брать его на работу.

5. Развивайте профессионализм своих постоянных сотрудников

Если вы решили расширить сферу деятельности своей компании, не спешите искать новых специалистов. Оцените существующие кадры. Возможно, кто-то из уже работающих удаленных сотрудников сможет реализоваться в новом направлении, проявить себя и расширить свои профессиональные навыки. Не забывайте, что эффективность труда людей зависит не от контроля, а от профессионализма руководителя и правильной мотивации.

Читайте также: Конкурентные преимущества компании

Как превратить удаленных сотрудников в сплоченную и сильную команду

1. Основой любого сообщества является общение. Однако удаленные сотрудники, работающие в одной компании, часто лишены возможности общаться друг с другом, так как могут работать в разных часовых поясах и не иметь совместных заданий. Решить проблему помогут еженедельные видеоконференции. На них можно познакомиться, обсудить поставленные задачи, задать вопросы и даже поговорить на отвлеченные темы.
2. Для улучшения общения между удаленными сотрудниками внутри компании можно организовать ежедневные телефонные переговоры. Переписка по электронной почте или в социальных сетях не передает эмоции человека в такой же степени, как голос и живая речь. Общение по телефону может сблизить людей, дать возможность лучше узнать друг друга. Однако такой способ коммуникации эффективен только в том случае, если люди сами хотят созваниваться, а не покорно исполняют приказы руководства.
3. Проводите каждый день короткие совещания, как для начальства, так и для рядовых сотрудников.
4. Иногда для повышения эффективности сотрудника нужно дать ему свободу, не ограничивать в действиях, пойти на некоторые уступки. Прислушайтесь к мнению своих подчиненных, не давите на них и не настаивайте только на своих требованиях. Достигайте компромисса ради того, чтобы сотрудникам было комфортно работать в вашей компании. Тогда они никогда не подведут и не будут относиться халатно к своим обязанностям.
5. Создайте чат для удаленных сотрудников вашей компании. В нем можно публиковать новости и общаться на разные темы. Желательно, чтобы этот канал связи был неформальным, чтобы люди могли говорить то, что думают, и не бояться получить дисциплинарное взыскание за неосторожное слово.
6. Важно, чтобы удаленные сотрудники ощущали себя частью вашей компании. Рассказывайте им новости из жизни предприятия, делитесь насущными проблемами, даже если они не связаны со сферой деятельности дистанционного специалиста. Выкладывайте в общий доступ фото и видео с корпоративных конференций, встреч и праздников. Можно выпускать ежемесячную электронную газету, в которую будут включены все основные аспекты жизни компании за прошедший период времени.
7. Совместный отдых и развлечения сплачивают команду надежнее других способов. Безусловно, если удаленные сотрудники проживают в разных городах, то они не смогут принять участие в поездке на природу или в коллективном посещении бара. Попробуйте поощрять таких коллег билетами в театр или сертификатами в спортивный магазин. Так вы будете инвестировать в корпоративную культуру своей компании.

Читайте также: Благодарственное письмо за выполненные работы