Система KPI появилась в практике отечественных фирм относительно недавно, и на данный момент еще не оформилась в единую согласованную методику оценки основных показателей эффективности бизнеса с учетом российских реалий. Поэтому чаще компании используют набор зарубежных индикаторов. Наша статья – краткий обзор сущности KPI и того, как осуществить их внедрение на предприятии наиболее эффективно.
В чем суть внедрения KPI
KPI (Key Performance Indicators) представляют собой набор количественных параметров, которые характеризуют результативность труда каждого работника.
Посредством внедрения KPI в компании можно убить сразу двух зайцев: добиться высоких показателей и мотивировать персонал.
Эффективность является сравнительным и комплексным понятием, применима к любому виду трудовой деятельности и может быть выражена в виде количественного результата. На каждого работника должно приходиться не более пяти KPI.
В зависимости от результатов деятельности KPI делятся на несколько подгрупп:
- По затратам: стоимостная оценка потраченных ресурсов.
- По производительности: степень загрузки производственных мощностей (в процентах).
- По эффективности: индикаторы, показывающие корреляцию двух различных показателей (отношение расходов к выручке и т. д.).
- По итогам: количественная оценка результатов работы.
При подготовке систем KPI для последующего внедрения нужно придерживаться ряда принципов. Все оцениваемые показатели должны поддаваться количественному измерению (причем процесс замера не должен быть долгим, дорогим и ресурсоемким) и быть увязанными с результатами деятельности фирмы в целом.
Большинство коэффициентов, включаемых в систему KPI, взаимосвязано.
Поэтому чтобы бизнес был эффективен и демонстрировал высокие показатели, требуется совместная работа различных отделов и специалистов над теми или иными задачами, а руководители разных уровней должны договариваться о распределении рабочей нагрузки между сотрудниками.
В KPI используются два типа показателей: стратегические и оперативные.
- Оперативные характеризуют текущую деятельность компании и ее структурных единиц: организацию производства, ситуацию с поставками сырья, качество конечного продукта. Внедрение этих показателей необходимо для того, чтобы приводить цели и задачи бизнеса в соответствие с постоянно меняющимися внешними условиями.
- Стратегические нужны для оценки итогов деятельности компании за отчетный период и построения планов на новый. Это, прежде всего, финансовые показатели движения денежных потоков, по которым вычисляют индикаторы эффективности бизнеса (рентабельность и т. п.).
Читайте также: Повторные продажи
Зачем необходимо внедрение системы KPI
Каждый глава компании рано или поздно задумывается о том, как добиться постоянного увеличения показателей, характеризующих продуктивность работы предприятия. Эту задачу можно решить по-разному, выбор зависит от самого директора. Одним из вариантов является внедрение систем мотивации персонала.
Мотивация – это, по сути, искусственное создание стимулов к лучшей работе и получению высоких результатов.
При внедрении стимулирования сотрудников можно пойти двумя способами: либо ориентироваться на рост показателей каждого конкретного специалиста, либо добиваться большей сплоченности команды и высоких групповых результатов.
Мерой действенности обоих подходов является фактическое достижение поставленных целей.
Понятие KPI знакомо значительной части менеджеров. Внедрение в компании ключевых показателей эффективности как средство мотивации членов трудового коллектива – это комплексная методика, в ходе которой определяют количественно измеримые коэффициенты результативности работы и ищут способы поощрения специалистов (каждого по отдельности либо всех сразу). В этом контексте KPI являются способом мотивации персонала.
Читайте также: KPI директора: как правильно формировать
Если рассматривать деятельность каждого человека, то она, очевидно, направлена на реализацию тех или иных потребностей и личных целей. Главный мотив – получить желаемое и избежать всего неблагоприятного.
В трудовой деятельности сильный стимул к работе появляется там, где качественное выполнение обязанностей действительно приводит к получению намеченного результата. Поэтому можно утверждать, что внедрение KPI и систем мотивации персонала – два тесно взаимосвязанных управленческих инструмента.
Таким образом, управляющему, который хочет роста КПД работы персонала, необходимо нацелить подчиненных на продуктивный труд. Стимулирование основывается на потенциале каждого специалиста. Внедрение KPI как способа мотивации предполагает, что грамотная рациональная система вознаграждений по результатам труда побуждает людей к более старательной и продуктивной работе.
Практика компаний, являющихся лидерами на мировом рынке, показала, что правильно подобранные меры мотивации в сочетании с внедрением KPI действительно приводят к росту доходов.
Эффективность наличия ключевых индикаторов объясняется тем, что персонал начинает работать ради конкретного результата, а не ради самого процесса.
Чтобы оплата труда с применением KPI дала нужный эффект, стимулирующий компонент зарплаты должен зависеть не только от личных результатов сотрудника, но и от показателей всего коллектива. Учитывая этот нюанс, можно сделать труд персонала более плодотворным и в то же время не допустить текучки кадров после внедрения KPI в компании.
Применение ключевых показателей совместно с введением системы мотивации дает следующий эффект:
- люди нацелены на результат, достижение конкретных целей и планов, поскольку именно он определяет размер их дохода;
- предприятие быстро адаптируется к рыночным изменениям, ведь мотивация посредством KPI дает возможность оперативно корректировать направленность движения рабочего коллектива без значительного пересмотра его структуры.
Внедрение ключевых показателей эффективности и мер по мотивации также повышают степень удовлетворенности специалистов своей работой: все получают вознаграждения справедливо, по заслугам. Кроме того, каждый сотрудник начинает четко понимать, каких результатов он может достичь и сколько денег это ему обеспечит.
Читайте также: Анализ потенциальных клиентов
KPI определяет руководство фирмы, и на основе этих индикаторов уже строится система мотивации персонала, которая стимулирует работников к достижению итоговых результатов.
Изменение ключевых показателей в ходе достижения целей обнуляет все ранее приложенные усилия, что нежелательно как для подчиненных, так и для руководителей.
Поэтому стабильность системы KPI – залог успешности ее внедрения, повышающий доверие сотрудников по отношению к управляющим.
Польза от внедрения KPI для компании
Основными задачами внедрения KPI в фирме являются:
- Мотивация персонала. Исследования показали, что внедрение KPI и привязка к ним расчета зарплат увеличили продуктивность работы трудовых коллективов не менее чем на 10 % (в среднем, на 20–30 %).
- Озвучивание стратегических целей и приоритетов компании. Как правило, специалисты, даже компетентные и опытные, плохо понимают, как их труд влияет на достижение этих целей, а введение ключевых показателей делает систему корпоративных приоритетов прозрачной, равно как и вклад каждого в общее дело.
- Отслеживание результативности работы фирмы. Правильно подобранная система KPI после внедрения обеспечивает постоянный мониторинг деятельности всей компании, помогает вовремя распознавать и устранять проблемы.
- Привлечение профессионалов и удержание их на рабочих местах. Внедрение мотивации на основе KPI делает оплату труда понятной и оправданной: чем больше усилий прикладывает человек и чем больших результатов достигает, тем выше его доход. Это уменьшает текучку кадров при сохранении общего уровня зарплат.
- Оптимизация расходования зарплатного фонда. Оплата труда на основе KPI дает возможность перевести существенную часть выплаты в премиальную часть и привязать ее к итогам работы. Благодаря этому фонд оплаты труда становится инструментом мотивации и средством повышения КПД работы персонала.
Внедрение правильных KPI на предприятии формирует систему мотивации, ориентированную на стратегию и достижение ключевых показателей, за которые отвечает работник. Когда оплата труда тесно связана с конкретными обязанностями, которые необходимо выполнять для реализации стратегических целей организации, сотрудники гораздо яснее осознают свою роль в компании.
Стандартная формула оплаты труда в фирмах с мотивацией выглядит так:
Заработная плата = фиксированная часть (оклад) + переменная часть
В данной формуле не весь объем зарплаты является фиксированным. Появляется переменная составляющая вознаграждения, вычисляемая исходя из KPI. Именно она побуждает персонал качественнее и активнее трудиться на благо фирмы.
Читайте также: Система отдела продаж
Внедрение KPI на примере для разных специалистов
В таблице ниже приведены примеры того, какими могут быть KPI для специалистов разных сфер деятельности.
Разработка и внедрение системы KPI
Систему KPI формируют «сверху вниз», начиная с общих целей компании и переходя к целям конкретного служащего. Чтобы разработка и внедрение ключевых показателей эффективности были успешными, необходимо привлечь к этим задачам представителей всех отделов: планово-экономического, маркетингового, бухгалтерии, финансовой и кадровой служб, сбытовых и технологических подразделений и т. д.
С чего же начать процесс?
С установления основных параметров, характеризующих эффективность бизнеса. Для этого необходимо уточнить стратегические и текущие цели компании, которые не должны сводиться исключительно к финансовому аспекту (он вообще должен быть не четко прописан, а логически следовать из главной задачи).
Такая постановка целей обеспечивает фирме успешную работу даже в условиях рыночных кризисов.
Задачи должны быть непосредственно связаны с рынком и учитывать его динамику. Так, в качестве цели может быть заявлено попадание в тройку ведущих производителей какого-либо продукта или лидерство в том или ином регионе.
На базе глобальной цели определяют подцели. Когда они сформулированы, следует дать оценку текущей продуктивности компании и того, в какой мере решены поставленные задачи, а затем продумать политику вознаграждений для персонала.
Смета расходов на оплату труда для формирования зарплатного фонда – немаловажный этап разработки системы KPI. Выплаты должны быть разделены на категории. Кроме того, внедрение KPI невозможно без учета карьерного продвижения работников и периодической индексации зарплат.
Ключевой этап разработки ключевых показателей эффективности – положение о системе, составление карт индикаторов и проработка методик вычисления каждого из них. Все это должно быть согласовано с руководителями структурных подразделений компании.
Читайте также: Примеры этапов продаж
Непосредственно внедрением разработанной системы KPI могут заниматься как работники фирмы, так и сторонние консультанты.
Важно учитывать специфику деятельности организации, ее бизнес-процессов и коммуникаций, а также актуальных целей и задач.
Обязательно нужно донести до рядового персонала изменения в начислении заработной платы: теперь она будет зависеть от их KPI. Вероятно, потребуется дополнительное обучение сотрудников, чтобы они осознали пользу от внедрения ключевых показателей для них же самих.
Мероприятия по введению KPI в организации – это еще и большой объем бумажной работы: корректировка трудовых и коллективных договоров, изменение штатных расписаний и других документов, связанных с наймом и оплатой труда.
До того как приступать к глобальному внедрению ключевых показателей эффективности во всей фирме, протестируйте эту систему на нескольких отделах (одном или двух), в пилотном режиме обкатайте новую схему производственных процессов и систему начисления зарплат.
Кстати, при необходимости можно менять соотношение окладной и премиальной частей зарплаты в реальном времени с учетом целевых индикаторов для той или иной группы работников.
Как только новый порядок будет протестирован и скорректирован, можно начинать внедрение KPI во всех остальных подразделениях. Без проверки индикаторы вводить нежелательно. Пилотный проект поможет понять, каковы недоработки системы KPI, какие проблемы она вызывает у сотрудников, как скорректировать эти неприятные моменты.
Внедрение ключевых показателей эффективности предполагает, что весь персонал фирмы будет прикладывать усилия для достижения общей цели.
Если введение KPI вызывает отторжение у работников, никакого положительного результата не будет.
Предусмотрите возможность корректировки показателей в ходе их внедрения в практику деятельности компании. Постоянное отслеживание индикаторов позволит гибко подстроиться под рыночные изменения. Кроме того, алгоритм начисления премий нуждается в ежегодной оптимизации и пересмотре, а оцениваемые ключевые показатели могут заменяться на новые, более важные для определенных работников и подразделений.
Читайте также: Должностная инструкция руководителя отдела продаж
