Большинство менеджеров, нацеленных на карьерный рост, стремятся к назначению на должность руководителя отдела продаж, однако далеко не все желающие представляют, какой груз ответственности ляжет на их плечи после повышения. Начальник отдела должен следить за выполнением плана, дисциплиной, контролировать работу новых сотрудников, а также выполнять множество других важных задач. Сегодня в статье мы расскажем о том, какой должна быть должностная инструкция руководителя отдела продаж.
План должностной инструкции руководителя отдела продаж
При назначении на должность руководителя отдела продаж работодатель и новый начальник подразделения подписывают соответствующий договор. Должностная инструкция руководителя отдела продаж, как правило, включает в себя несколько основных разделов, содержание которых определяется индивидуально, с учетом специфики деятельности конкретной организации.
- Общие положения
Первый раздел включает в себя: описание должности; порядок принятия на работу и правила увольнения; перечень должностей, которые находятся в подчинении у руководителя отдела продаж; список лиц, которые могут контролировать деятельность начальника подразделения. В этом же разделе указываются профессиональные требования к кандидату на должность.
- Должностные обязанности
В данном разделе указываются обязанности руководителя отдела продаж (контроль менеджеров по продажам, ведение документации, разработка планов сбыта продукции, работа по ведению клиентской базы и т. д.).
- Права и ответственность
Любой работник организации (независимо от должности) обладает правами, предусмотренными трудовым законодательством (к этой категории относится право на надлежащие условия труда).
Должностная инструкция руководителя отдела продаж может регламентировать следующие права: принимать управленческие решения, подписывать документы, контролировать своих подчиненных и ставить им задачи, быть в курсе всех решений, связанных с работой подразделения.
Ответственность руководителя определяется его должностными обязанностями.
- Необходимые знания
Данный раздел не всегда включается в должностную инструкцию руководителя отдела продаж. В нем обычно описываются конкретные знания, которыми должен обладать потенциальный начальник (допустим, знать нормативные акты, регламентирующие деятельность конкретной компании).
Очень большую роль здесь играют личные качества соискателя.
Так, важными личностными характеристиками успешного руководителя отдела продаж являются: лидерские черты, аналитический склад ума, коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение работать в быстром темпе и воспринимать большое количество рабочей информации.
Ошибки при составлении должностной инструкции руководителя отдела продаж
Должностную инструкцию руководителя следует разрабатывать с учетом всех актуальных стандартов действующего законодательства Российской Федерации. Предлагаем разобрать ошибки, которые чаще всего встречаются при составлении данного документа.
Читайте также: Воронка продаж: пример правильного построения и анализ ошибок
Ошибка 1. В должностных инструкциях прописывают обязанность работника уволиться по определенным причинам, в т. ч. по собственному желанию.
В соответствии с письмом Роструда от 30 ноября 2009г. № 3520-6-1 положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в т. ч. по собственному желанию) не может являться частью должностной инструкции, поскольку это никак не относится к трудовой функции сотрудника.
Если должностная инструкция руководителя отдела продаж будет содержать положение об обязанности увольнения по определенным основаниям, в случае оспаривания увольнения в суде работник может ссылаться на то, что заявление было подано под давлением работодателя.
При вынесении решений по трудовым спорам судьи руководствуются п. 22 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации», в соответствии с которым работник может быть уволен, только если подача заявления была его добровольным волеизъявлением.
Ошибка 2. Должностные инструкции предусматривают возможность применения штрафных санкций в случаях:
- оставления рабочего места в течение рабочего времени более чем на 30 минут (за исключением обеденного перерыва и отсутствия по рабочим вопросам с уведомлением руководства);
- траты рабочего времени на компьютерные игры;
- приема пищи на рабочем месте;
- выхода в Интернет с рабочего компьютера в личных целях;
- использования плееров или других звукозаписывающих/звуковоспроизводящих устройств;
- чтения литературы, никак не связанной со спецификой рабочей деятельности;
- траты рабочего времени на занятия, которые не имеют отношения к должностным обязанностям (маникюр, рисование, вязание и т. д.);
- нарушения режима рабочего времени;
- курения: непосредственно на рабочем месте/за пределами специально отведенной для этого территории/в неустановленное время;
- несоблюдения правил ношения форменной одежды, корпоративного дресс-кода и т. д.
Все дело в том, что установленный законодательством перечень мер дисциплинарного воздействия не предусматривает применения штрафных санкций в отношении нарушивших внутренний распорядок работников.
Возможным дисциплинарными взысканиями являются: замечание, выговор, увольнение работника при наличии достаточных оснований (статьи 192 и 193 ТК РФ).
Обратим внимание на еще один нюанс – трудовое законодательство запрещает удерживать средства из заработной платы (статьи 22 и 137 ТК РФ), за исключением некоторых бухгалтерских вычетов (решение суда, неотработанный аванс, неотработанный отпуск, ошибки при начислении и т. д.).
Если инспекторами по охране труда будет установлено, что работодатель штрафует подчиненных сотрудников, его могут привлечь к административной ответственности.
Ошибка 3. Должностная инструкция содержит пункт о том, что руководитель отдела продаж должен круглосуточно оставаться на связи.
Деятельность, связанная с руководством большим количеством подчиненных или взаимодействием между филиалами компаний в разных субъектах страны, действительно может требовать большей отдачи и увеличения продолжительности рабочего дня.
Однако независимо от наличия таких причин, никакой работник не обязан 24 часа в сутки отвечать на телефонные звонки.
Такой пункт должностных инструкций является прямым нарушением законного права сотрудника на отдых (статьи 2 и 21 ТК РФ). То есть работник, не ответивший на телефонный звонок в нерабочее время, не может быть привлечен к дисциплинарной ответственности или уволен.
Ошибка 4. Установление в должностных инструкциях неоправданно завышенных норм оценки трудовой деятельности.
Читайте также: Как выбрать менеджера по продажам: рекомендации для тех, кто хочет всегда быть на шаг впереди конкурентов
Ошибка 5. В случае обучения работника за счет работодателя (речь идет о дорогостоящем обучении, направленном на получение международных квалификационных званий) некоторые должностные инструкции содержат следующие условия:
- обязанность работника полностью отработать срок, установленный трудовым договором или соглашением об обучении;
- запрет на досрочное увольнение работника (независимо от оснований и причин увольнения).
Такие условия не могут быть прописаны ни в должностных инструкциях работников, ни в трудовых договорах, поскольку исполнение трудовых обязанностей после обучения не предусмотрено законодательством. Единственное, что вправе потребовать работодатель, – выплатить стоимость пройденного обучения.
Как составить должностную инструкцию руководителя отдела продаж
Для того чтобы разработать должностную инструкцию начальника отдела продаж или должностную инструкцию заместителя руководителя отдела продаж, которая не будет нарушать прав работника, а также будет включать в себя описание всех необходимых требований, потребуются не только соответствующие знания, но и опыт в составлении подобных документов.
Инструкции, имеющие силу закона, составляются в случаях, когда организация справилась с опасностью или когда наиболее перспективный сотрудник, собираясь идти на повышение или расширять сферу влияния, предлагает свое видение компетенций руководителя отдела.
Остальные должностные инструкции, как правило, имеют статус экспериментальных.
Кто может утвердить должностную инструкцию? Утверждать инструкцию, а равно регламент внесения в нее изменений, должен владелец организации либо его доверенный представитель, наделенный подобными полномочиями.
Если речь идет о крупной компании и управление ею осуществляется через отдел владельческого контроля, это не значит, что должностную инструкцию руководителя отдела продаж может утвердить любой сотрудник контрольного отдела. Конечную подпись в должностной инструкции должен поставить владелец организации.
Эту миссию может выполнить доверенный представитель владельца, но только с тем условием, что подобные полномочия письменно зафиксированы в соответствующем документе. В противном случае собственник бизнеса должен самостоятельно утверждать должностные инструкции, поскольку основная ответственность за течение всех рабочих процессов лежит на его плечах. По крайней мере, так должно быть.
Немалую роль в создании качественной должностной инструкции руководителя отдела продаж играют показатели эффективности.
Все знают, что при управлении компанией следует ориентироваться на показатели эффективности, но мало кто понимает механизм получения данных значений. Поэтому руководители предприятий вынуждены придумывать, разрабатывать, копировать чужие образцы (не всегда удачные), просить помощи у профессионалов или утверждать формальные значения.
Однако показатели эффективности являются мощнейшим инструментом управления, главное – знать технологию их правильного применения.
Не будем углубляться в нюансы этой методики в контексте данной статьи, отметим лишь, что чаще всего руководители используют систему Нортона и Каплана. Несмотря на то, что концепция имеет множество недочетов, это все же лучше, чем ничего.
Читайте также: 47 ошибок в продажах и как их избежать
Говоря о показателях эффективности, мы имеем в виду то количество продуктов, которое компания реализует за определенный период времени.
Должностная инструкция должна содержать порядок предоставления отчетов о показателях, т. к. на основании этих данных работника будут поощрять, премировать или наказывать.
В инструкции также должно присутствовать описание административной структуры предприятия. Это наглядно продемонстрирует работнику, кто является его непосредственными руководителями, какие функции выполняют работающие рядом специалисты и т. д.
Не лишним в должностной инструкции будет и схематичное изображение механизмов получения готового продукта и особенностей документооборота компании (кому, какие отчеты следует писать и от кого принимать).
Очень важно, чтобы образцы всех документов, которые предстоит заполнять в отделе продаж, были приложены к должностной инструкции.
Это позволит избежать ошибок при составлении важной отчетности и неверного толкования вышестоящими руководителями. Обратите внимание, что полноценная должностная инструкция – это не один документ, а целый пакет таковых.
Ознакомление с должностными материалами должно осуществляться в соответствии с контрольным листом. Так называют упорядоченный перечень всех инструктивных и технологических материалов, которые требуется изучить для понимания и успешной работы на определенной должности.
Контрольный лист также должен содержать все необходимые практические задания, упражнения, тренировки и стажировки, необходимые для полноценного вступления в должность руководителя отдела продаж.
