Тайм-менеджмент для продавцов имеет целый ряд особенностей. Это отдельный большой список правил, который не является общепринятой «наукой управления временем». Далее разберем, чем же отличается тайм-менеджмент для продавцов от традиционной технологии эффективной организации рабочего времени.
Тайм-менеджмент успешных продавцов
Чаще всего продавцы действительно имеют проблемы с распределением времени. Существует мнение, что в России и странах постсоветского пространства западные методики могут не прижиться из-за разницы в менталитете: отсутствует такой педантизм, как у немцев, или оптимистичный настрой на успех, как у американцев.
Эти сомнения не лишены смысла. Но из любых правил всегда есть исключения. В нашем случае это «высокоэффективные» люди.
Обратимся к области продаж. Здесь высокоэффективный продавец приносит значительную долю общей выручки, правильно распределяя свое время. Конечно, даже лучший продавец может совершать ошибки в планировании или реализации задуманного. Здесь важно использовать тайм-менеджмент, выставлять приоритеты и в первую очередь выполнять то, что обеспечивает благополучие и гарантирует финансовую стабильность.
Тайм-менеджмент для продавцов – это несложно. Но даже при тщательном планировании, как показывает практика, далеко не все планы поддаются реализации.
Что в первую очередь делают успешные продавцы? Они анализируют свое время.
- Сначала продавец тщательно обдумывает, как рационально распределить свое время.
- Затем он следит за временем, ищет моменты, которые являются поглотителями времени. Тайм-менеджмент называет их «черными дырами».
- Потом продавец начинает работать с теми отрезками времени, которые используются не эффективно. Это могут быть нецелесообразные звонки по телефону, плохо организованная связь между отделами, внесение коллегами изменений в очередность задач, плохая коммуникация между сотрудниками, различные отвлекающие моменты, бессмысленные разговоры.
Время бесценный невосполнимый ресурс. Не забывайте об этом, как и о том, что времени всегда будет не хватать. Именно поэтому эффективный продавец нацелен на то, чтобы контролировать свое время, и в полной мере использовать правила тайм-менеджмента в своей работе.
Читайте также: Как составить коммерческое предложение
11 советов о том, как настроить тайм-менеджмент для продавцов
Один из самых важных навыков любого менеджера по продажам – это умение планировать. Вы не можете правильно расставить приоритеты, продумать и выполнить план работы и постоянно пребываете в цейтноте? Тогда вы, скорее всего, не подходите для этой должности и должны либо сменить специальность, либо повысить свою квалификацию.
Тайм-менеджмент для продавцов – это система, которая помогает управлять поступающей информацией.
Помните, любая система управлением временем в сфере продаж однозначно лучше полного ее отсутствия. Поэтому приобретение навыка эффективного управления временем сводится к тому, чтобы сделать для себя удобную и понятную систему сбора данных о покупателях, сделках, проектах, событиях, целях и начать ее использовать. Для этого существует ряд инструментов. Это как минимум CRM-система, календарь, список дел. Не забывайте, что данные инструменты работают лишь в том случае, если вы своевременно вносите туда актуальную информацию и регулярно ее анализируете.
- Планируйте все важные события заранее и обязательно вносите их в календарь
К таким событиям относятся все, что привязаны к определенному времени, например, это могут быть встречи. Или события, которые должны быть выполненными в обозначенный срок и требуют на реализацию значительное количество времени – полчаса, час.
- Любое запланированное дело важнее спонтанного
Появление важного и срочного дела в то время, когда вы готовитесь выполнять запланированную работу, негативно скажется на эффективности процесса. Вы легко сможете вернуться к новой задаче сразу после завершения той, которая стоит у вас в плане на данный момент.
Совершенно нормально сказать клиенту, что вы перезвоните ему после совещания. Это возможно и в том случае, если совещания нет, а вы просто в этот момент готовите документы для другого заказчика.
Ведь именно в данный момент вы настроены на то, чтобы выполнить запланированную задачу и с упоением сверяете нужные наименования прайс-листа с остатками на складе. И если вы отвлечетесь, то потеряете время на то, чтобы переключиться между задачами. Спросите у клиента – насколько срочный у него вопрос и может ли он подождать полчаса до вашего звонка.
- Создавайте определенные группы задач
Тайм-менеджмент для продавцов в значительной степени эффективен при группировке задач по типам.
Это значительно сокращает время на переключениях. Предположим, вам в течение двух часов надо перезвонить нескольким клиентам и написать три предложения. Сгруппируйте задачи – сначала вы звоните клиентам, потом пишете предложения или наоборот. Если вы будете выполнять задачи в таком порядке без перемешивания, то благодаря концентрации на определенной теме сможете сэкономить примерно 20 % своего рабочего времени.
Читайте также: Лучшие способы увеличения продаж
- Не стоит жестко планировать более 30–40 % рабочего времени
Тайм-менеджмент для продавцов содержит рекомендации о необходимости оставлять достаточно времени для незапланированных дел, которые появляются в любой деятельности. Если у вас вдруг появится свободное время, вы всегда сможете посвятить его работе со своим списком дел.
- Старайтесь делегировать неприоритетные задачи тем, кто с ними успешно справится.
Чаще всего в каждом отделе продаж есть не только продавец, но и ассистент, который работает с бумагами. Вы можете построить свои отношения с ними так, что ваши документы всегда будут обрабатываться первыми. Наверняка ваше время стоит дороже небольшого презента этому сотруднику.
- Помните о воронке продаж
Каждую неделю продавец должен добавлять в нее определенное количество клиентов, чтобы через период, равный циклу сделки, не получить резкий провал в объеме продаж. Наполнение воронки – это одна из важнейших задач для любого продавца.
- Создайте точку сбора всех дел
Тайм-менеджмент для продавцов гласит: если у вас появилось новое дело, не держите его в голове, сразу же поместите его «в точку сбора». Лучше, если это будет то, что у вас всегда под рукой – телефон или блокнот. Использовать смартфон удобнее, так как он всегда под рукой и позволяет синхронизировать списки между всеми девайсами.
- Не забывайте просматривать списки дел
Как только у вас освободилось немного времени, пробегитесь по списку дел. Перенесите важные задачи в календарь, срочные задачи – в список обязательных дел на сегодня.
- Старайтесь автоматизировать свою работу
Продавец не должен загружать голову излишней информацией, это повышает риск потерять нужные данные. Чтобы избежать ошибок, используйте CRM-систему. Если в вашей фирме не используют специализированные программы по продажам, то вы, как продавец, можете сделать для себя понятную систему, которая позволит работать с клиентами.
Самое трудное – это начать работать систематизированно.
Как только это войдет в привычку, работа будет выполняться намного эффективнее.
- Прочитайте книги по управлению временем
Если вы не любите читать книги, запишитесь и пройдите тренинг «Тайм-менеджмент для продавцов». Наверняка вы узнаете много интересного и полезного для себя.
- Последний и главный совет – начните применение этих правил уже сегодня!
Начните использовать эти советы уже сегодня, распечатайте правила, пусть они будут у вас перед глазами. Это будет отличный первый шаг.
Тайм-менеджмент для продавцов на практике
Что должно входить в план рабочего дня, если вы менеджер по продажам? Давайте попробуем спланировать ваш день, чтобы понять, что это действительно необходимо и важно. Тайм-менеджмент научит планировать работу любого сотрудника отдела продаж. Хотя знания об управлении временем не будут лишними и другим сотрудникам компании, поговорим в первую очередь о продавцах.
Задачи могут быть «жесткие» и «гибкие». Задачи, которые привязаны к определенному времени тайм-менеджмент называет «жесткими». Это могут быть:
- рабочая планерка утром и вечером;
- встречи или телефонные звонки, назначенные на определенное время;
- тренинги, бизнес-семинары;
- совещания.
«Гибкие задачи» не имеют четко определенного времени исполнения, но имеют крайний срок. Тайм-менеджмент для продавцов позволяет решать такие задачи в любое свободное от выполнения «жестких задач» время без изменения конечного срока:
- составление отчетной сметы, общение по электронной почте, оформление документов;
- если продавец имеет право заниматься самообразованием в рабочее время, то это может быть чтение книг, статей или просмотр видео;
- внесение новых данных в CRM;
- написание коммерческого предложения и т. д.
Если продавец затянул с решением «гибкой» задачи и до конечного срока остается время ровно на ее исполнение, задача меняет статус и становится «жесткой».
Читайте также: Планирование рабочего времени как искусство
Внесение жестких задач
В первую очередь тайм-менеджмент для продавцов рекомендует включить в планирование дня решение «жестких» задач.
Такие задачи необходимо вносить в план на день, неделю, месяц по мере того, как они появляются. Поэтому лучше всегда носить с собой ежедневник и не забывать про CRM-систему. При перенесении «жесткой задачи» на другой день CRM-система сделает этот процесс проще, вам не придется тратить время на повторное ее создание.
Когда вы создаете задачу, тайм-менеджмент для продавцов рекомендует учитывать время, которое необходимо на полное ее выполнение. Если у вас назначена встреча, учтите также время на перемещения, перерывы, ведь вам нужно проанализировать итоги одной встречи и мысленно подготовиться к следующей. При несоблюдении этого правила вы сорвете дедлайн, и ваш выверенный план может стать приблизительным.
Внесение «гибких» задач
При планировании «гибких» задач их нужно разделить на несколько групп по степени срочности и оптимальности решения. Самые срочные задачи продавец вносит в первое освободившееся от «жесткой задачи» временное окно.
Тайм-менеджмент для продавцов определяет оптимальность решения задач в зависимости от времени, которое тратиться на их решение.
К примеру, самое лучшее время для телефонного звонка – утро, если продавец должен назначить встречу на сегодняшний день, и вечер, если продавец назначает встречу на следующий день. Поэтому тайм-менеджмент рекомендуют определить оптимальное время, когда продавец сможет совершить все звонки максимально результативно. Также подготовку к встречам эффективнее проводить непосредственно перед встречами, то есть решение этой задачи будет наиболее результативным в первой половине дня.
Если заполнить свободные от жестких задач временные отрезки «гибкими задачами», учитывая их срочность и оптимальность, то получим следующий план на день.
