Когда говорят о бухгалтерском отделе, обычно представляют себе кабинет, в котором сидят несколько женщин в юбках и пиджаках, пьют чай и делают подсчеты. Однако для небольших компаний – это непозволительная и ненужная роскошь. Того же самого эффекта при более низких затратах позволяет достичь услуга «удаленная бухгалтерия».
В чем заключается внешний бухгалтерский учет
Термин «удаленная бухгалтерия» связан с привлечением сторонней организации. Такая система подразумевает дистанционный бухучет, который имеет ряд особенностей.
Аутсорсинг в этой области используют в своей деятельности многие компании, причем как малого, так и крупного бизнеса. Каждая из них в зависимости от масштаба преследует различные цели:
- Большие предприятия хотят выстроить порядок контроля финансовых движений на профессиональном уровне и снизить риски возможных ошибок;
- Малые и средние организации желают ликвидировать расходы, связанные с содержанием бухгалтера в штате;
- Крошечные фирмы и индивидуальные предприниматели стараются отказаться от штатной единицы, поскольку данная деятельность заключается в проведении нескольких несложных операций.
Чтобы воспользоваться услугами стороннего специалиста, следует выбрать квалифицированную компанию. В контракте необходимо указать все условия совместной деятельности, ее стоимость, а также степень ответственности за ненадлежащее исполнение обязанностей или отказ от них.
Аутсорсинг-компании хорошо знают свое дело. От вас потребуется лишь своевременная передача первичной документации. Внешняя фирма предоставит все услуги – от обработки исходных материалов до составления итоговых ведомостей. Вам останется лишь подписать документы, отправленные вам посредством системы электронной отчетности (например, 1С: Бухгалтерия).
Внешнее обслуживание подразумевает:
- Подписание приказа, регулирующего учетную политику;
- Налаживание документооборота внутри фирмы;
- Сверка начальных данных с образцами заполнения и реквизитами;
- Занесение исходных сведений в программу 1С;
- Исследование информации в синтетических и аналитических счетах;
- Заполнение регистров бухучета и налоговых сборов;
- Вычисление размера пошлин;
- Закрытие финансовых периодов, подсчет итоговых показателей;
- Составление деклараций о налогах, их подача в соответствующие органы;
- Комплектование реестров персонифицированного учета, их сдача.
В перечень услуг по внешнему бухгалтерскому обслуживанию входит:
- Проведение кассовых операций, заполнение учетной ведомости;
- Выполнение банковских процедур, подготовка квитанций;
- Денежные расчеты с поставщиками и клиентами;
- Регистрация материалов, главных финансов, иного имущества;
- Оформление зарплаты, расчет НДФЛ;
- Фиксирование займов и кредитов;
- Кадровое делопроизводство.
Удаленная бухгалтерия: плюсы и минусы
К преимуществам удаленной бухгалтерии можно отнести существенное снижение затрат предприятия на содержание еще одного служащего, а может быть и нескольких. Не требуется оборудовать еще одно рабочее место, выплачивать больничные и отпускные. Кроме того, консультанта можно нанять как на постоянное сотрудничество, так и на кратковременный период.
Специалист, который трудится на удаленной основе, тщательнее контролирует свои действия, так как понимает, что только от его профессионализма зависит собственная прибыль. Поэтому он всегда следит за новыми требованиями и законами, лучше знает нюансы за счет большого опыта сотрудничества с разными структурами.
Но стоит учитывать и минусы такой работы, а именно вероятность потери данных в случае поломки персонального компьютера или повреждение информации из-за вирусов и вредоносных программ. К сожалению, предпринимателю невозможно проследить за состоянием оборудования внештатного сотрудника.
Ведение бухгалтерии сторонней фирмой: экономия в цифрах
| Расходы | Свой штат | Аутсорсинг + главный бухгалтер компании |
| Заработная плата сотрудников | 60 000 рублей – главный бухгалтер; 3 × 30 000 = 90 000 рублей – штат, занимающийся: – учетом активов; – обслуживанием поставщиков; – реализацией. 2 × 25 000 = 50 000 рублей – люди, следящие за: – кассой, авансовыми отчетами, зарплатой; – работой с банками (выписками, квитанциями и пр.); | 60 000 рублей — главный консультант; 30 000 × 3 = 90 000 рублей – кадры, отвечающие за: – регистрацию ресурсов, обеспечивающих экономическую выгоду; – прием документов от подрядчиков; – сбыт. 25 000 × 2 = 50 000 рублей – специалисты, обслуживающие: – денежную наличность; документы, подтверждающие расходование полученных сумм; средства, полученные рабочими за свой труд; – деятельность с банками (платежные поручения, требования и т.д.); |
| Техника | 6 рабочих компьютеров: 15 000 × 6 = 90 000 рублей; | 1 ПК – 15 000 рублей; |
| Налоги | ~ 40 000 рублей; | главный специалист в области бухгалтерского учета ~ 12 000 рублей; дистанционщики ~ 28 000 рублей; |
| Аренда офиса | (примерная площадь) 6 × 4,5 м2 × 18 000 = 486 000 рублей; | (примерная площадь) 1 × 4,5 м2 × 18 000 = 81 000 рублей; |
| Итого затрат в месяц | 816 000 рублей. | 336 000 рублей. |
Как действует удаленная бухгалтерия
Существует три варианта:
- На постоянной основе: абонентское обслуживание;
- Периодами: подготовка и подача отчетов;
- Консультирование по отдельным вопросам.
Во всех этих вариантах отношения между клиентом и аутсорсинг-компанией выстраиваются по единому сценарию: бухгалтерская фирма делегирует сотрудника для предоставления таких услуг, как 1С: Бухгалтерия. Он приходит к заказчику один или два раза в неделю или же клиенты сами отдают документацию по мере необходимости. Бухгалтер сверяет первичную информацию, рассчитывает налоговые платежи, пишет отчеты и пр. Фирма выдает доверенность этому специалисту, если появляется надобность подписания финансовых документов, а также делегирует ему в помощь собственного штатного служащего, ответственного за сбор, обработку и предоставление исходных данных.
Такого рода услуги особенно эффективны на следующих этапах:
- Отчеты об авансах;
- Работа с банком (выписки и квитанции);
- Учет основных фондов;
- Расчеты с клиентами;
- Реализация.
Чтобы расстояние между главбухом и его подчиненными не влияло на деятельность фирмы, необходимо выстроить грамотную схему предстоящего сотрудничества.
После обсуждения экономической стороны вопроса, технических ресурсов и принятия окончательного решения о найме специалиста, самое время приступить к рассмотрению кандидатур, претендующих на должность.
Главные критерии подбора сотрудника:
- Отличная ориентация в действующем законодательстве;
- Ответственность;
- Самостоятельность;
- Верная расстановка приоритетов.
После соблюдения всех формальностей, необходимо ввести нового работника в курс дела. Ему следует узнать особенности деятельности компании, понять круг обязанностей, ответственность за их неудовлетворительное исполнение. Ему вручают график документооборота, согласованный с его собственным расписанием.
Доставка исходной информации может осуществляться курьером, по почте или в электронном виде. В будущем план документооборота можно изменять.
Посмотрим схему на примере участка «банк». В настоящее время самый популярный метод взаимодействия с таким учреждением – система «Клиент-Банк», благодаря которой можно оплачивать любые услуги онлайн, не выходя из дома или офиса. Чтобы произвести оплату, финансово-кредитной организации нужны только счета, а их бухгалтер может получить в электронном виде. То же самое и с заработной платой – для выплаты необходима одна лишь ведомость. Таким образом, сотрудник, занимающийся с банковским предприятием, может выполнять все через Интернет.
На других участках, к примеру, «реализация», ситуация немного иная. В первую очередь необходимо просчитать доходность фирмы до 28 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Затем стоит найти базу по НДС, сдать декларацию в налоговый орган и уплатить до 20-го следующего месяца. Выходит, что сотрудник получает бумаги два раза в неделю в течение всего периода и обрабатывает их по мере поступления. Каждое 10-е число после конца определенного этапа можно назначить финальным днем учета реализации, тогда как 15-е станет последним днем составления книги продаж. Такие же сроки следует установить для сотрудника на участке «поставщики»: десятый день – крайний для регистрации бумаг, 15-й – заключительный для составления ведомости. Остается пять суток, чтобы составить и отвезти в налоговый орган декларации по НДС.
Для объединения в одну сеть специалистов, действующих даже не на одной территории, применяется VPN (Виртуальная Частная Сеть) – это самый «безопасный» Интернет, защищенный от атак из Всемирной паутины. Для обмена информацией виртуальная сеть использует простую систему технических средств и распространения сигналов в сети Интернет. Это беспроводная линия связи из одного населенного пункта в другой. Системный администратор должен приобрести особое оборудование для создания VPN (установки межсетевого экрана Firewall) и правильно его настроить. Виртуальные технологии обладают многочисленными достоинствами. К примеру, они позволяют сотрудникам, находящимся в разных городах и странах, пользоваться единой базой данных, что весьма удобно.
Именно так надо организовать предоставление услуг, подобных удаленной 1С: Бухгалтерии. Допустим, общая база располагается на сервере 1С в городе N. Если у вас настроена виртуальная сеть, то сотрудники, находящиеся в городе М, смогут получить терминальный доступ к серверу в городе N и сразу же начать работу с ним. Это практично, доступно и безопасно, так как информация хранится в одном месте, благодаря чему не создается угроз ее конфиденциальности. Достоинства VPN становятся особенно явными, когда необходимо отправить большой объем информации. Электронная почта и соответствующие сервисы не всегда позволяют выполнить подобную операцию.
Организация онлайн-бухгалтерии: первые шаги
Начинаем с подбора аутсорсинговой фирмы. Каким образом найти хорошее предприятие, которое сможет вести бухгалтерский учет и своевременно готовить отчеты? Пожалуй, наиболее надежный способ – попросить помощи у знакомых бизнесменов, поскольку друг плохого не посоветует. Именно поэтому крупные компании стараются поддерживать свою репутацию: повышают уровень сервиса, прислушиваются к своим заказчикам, стараются стать для них надежными партнерами. Если среди ваших друзей нет опытных предпринимателей, то вы можете обратиться за советом к пользователям Интернета. Когда у заведения позитивный имидж, отзывы о нем легко найти на его официальном сайте или в социальных сетях.
Защита от ошибок – весомый аргумент в пользу аутсорсинга. Если компания застраховала свою ответственность, вы можете не беспокоиться о штрафах и пени, так как все расходы несет фирма.
Еще один аргумент – внушительное количество клиентов. При доверии сотни бизнесменов определенной организации, вы тоже можете смело начинать с ней сотрудничество. Кроме того, чем больше заказчиков, тем труднее что-либо скрыть от них. Все тайное быстро станет явным и распространится в сети Интернет.
Проследите за тем, насколько оперативно и профессионально компания, занимающаяся аутсорсингом, отреагирует на ваше письмо или телефонный звонок:
- Вам пришлось долго ожидать ответа на первое обращение – не исключено, что такая же ситуация повторится и в будущем;
- Вас выслушали невнимательно, засыпали профессиональной терминологией или отделались фразой «утром деньги – вечером стулья» – это настораживающий сигнал;
- Требуйте точно рассчитать окончательную цену на услуги, ведь многие фирмы сначала предлагают выгодный прайс-лист, а затем требуют доплату за налоги, содержание штата, документацию и прочие показатели, которые вас касаться не должны;
- Узнайте, каким образом организация обрабатывает исходную документацию: придется ли вам привозить счета и фактуры к ним в офис или же это будет делать курьер, удовлетворят ли фирму отсканированные документы или необходимы оригиналы;
- Уточните, несет ли компания ответственность за просчеты своих сотрудников;
- Выясните численность штата и сколько клиентов обслуживается здесь;
- Попросите назвать точные сроки решения задач, которые вы ставите перед предприятием.
Благодаря этим простым способам вы сможете установить степень надежности компании, предоставляющей такие услуги, как удаленная 1С: Бухгалтерия.
Внешнее бухгалтерское обслуживание: цены
В зависимости от тарифа цены на аутсорсинг варьируются от 8 000 до 35 000 рублей. Самая простая ставка идеально подойдет для малых предприятий. Перечень услуг по ней включает ведение учета в 1С, занесение первичных данных, расчет зарплаты, подготовку документов для налоговой службы и фондов, а также одну консультацию в месяц. Варианты предоставления услуг обсуждаются, как правило, индивидуально. Если необходима расширенная программа, то подойдут другие расценки. Большинство компаний предлагает оптимальное соотношение цены и качества предоставляемого сервиса, что позволит сократить расходы вашего предприятия и избежать штрафов.
