Порядок уничтожения бухгалтерских документов

Документооборот любого современного бизнеса представлен внушительным объемом различного рода документации. Именно поэтому решение вопроса о правильной ее утилизации требует того, чтобы сотрудники специализированных отделов четко знали порядок уничтожения бухгалтерских документов.

 

Правила и время хранения бухгалтерских документов

Порядок хранения финансовой документации бухгалтерии

Правила хранения бухгалтерской документации от момента ее выпуска до уничтожения регулируются нормативами различных законно-правовых сфер. В законодательной базе относительно этого вопроса выделяют следующие правоустанавливающие документы:

• Положение о документах и документообороте в бухучете, установленное Приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 года № 105 (ниже по тексту – Положение).
• Правила деятельности архивов предприятия, принятые коллегиальным решением Госархива от 6 февраля 2002 года (ниже по тексту – Правила).
• ФЗ от 22 октября 2004 года 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ниже по тексту – Закон);
• Перечень типовых организационных архивных документов, создаваемых в ходе работы государственных и негосударственных предприятий с уточнением сроков их архивации, установленный приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558 (ниже по тексту – Перечень).

Получать первичную информацию о том, какие нормы времени хранения установлены законом для того или иного бухгалтерского документа, нужно в Перечне. На данный момент он обновлен и отражает правила и сроки хранения документации всех видов учреждений и предприятий вне зависимости от их организационно-правовой формы. Для удобства пользователей документы в Перечне сгруппированы по управленческим функциям. Так, четвертый раздел Перечня «Учет и отчетность» разделен на подгруппы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность», что помогает сориентироваться и найти правила хранения и уничтожения именно интересующих документов.

Как устанавливает Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года, вступивший в силу 1 января 2013 года, вся финансовая и бухгалтерская, документация должна храниться у хозяйствующих субъектов столько времени сколько установлено Правилами организации государственного архивного дела. Согласно статье 29 этого же Закона «О бухгалтерском учете» порядок уничтожения бухгалтерских документов должен применяться для документации, хранившейся не менее пяти лет. Это же правило дублируется пунктом 98 Положения по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 года № 34н.

Если изучать налогово-правовую законодательную базу РФ, можно заметить, что для налоговых агентов порядок хранения финансовых бумаг со сведениями о бухучете или бухгалтерской отчетности предполагает четырехлетний срок хранения. Следовательно, уничтожение документа, подтверждающего финансовую операцию, до истечения срока хранения запрещено (регламентировано подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ).

Для действующих и недействующих акционерных обществ порядок архивации и ликвидации организационных документов регламентирован Положением о порядке и сроках сохранения документации АО, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года № 03-33/пс.

Для юридических лиц организационно-правовой формы ООО требования по хранению бумажных информационных носителей перед их уничтожением представлены в статье 50 Закона от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Способы хранения бухгалтерских документов

Для обеспечения сохранения пригодности документов предприятия часто прибегают к организации внутреннего архива. Право создавать архив является законно установленной нормой для организаций, занимающихся коммерческой и некоммерческой деятельностью, и разъяснено в Законе 125-ФЗ. В ходе хранения документации предприятия вправе самостоятельно выбирать вид хранения бухгалтерских документов до их уничтожения (во внутреннем архиве или силами привлеченной специализированной компании).

1.       Организация внутреннего архива предприятия

Порядку уничтожения бухгалтерских документов предшествует правильное их хранение. Так, если руководитель компании решает создать архив для сохранения пригодности документации, то это должна быть отдельная комната, оборудованная специальными полками, стеллажами и другими средствами для хранения бумажных и иных информационных носителей. Помимо этого, в помещении должны быть установлены системы контроля климата, влажности и безопасности.

Порядок организации внутреннего архива подразумевает следующие рекомендации:

• порядок хранения бумажных документов требует сохранения их в полной пригодности до уничтожения. Поэтому комната-архив должна быть максимально защищена от прямых солнечных лучей, что достигается простым занавешиванием окон;
• до уничтожения документ должен тщательно охраняться. Поэтому в случае размещения архивов компании на первых или цокольных этажах проемы окон должны быть оборудованы решетками, а вход – металлической дверью;
• документация, хранящаяся в архиве, должна быть систематизирована по отдельным группам или спискам. Данная процедура не только приведет в порядок содержание финансовых бумаг в хранилище, но и облегчит поиск необходимых материалов сотрудникам. Оригинальный список предназначается для хранения руководителю, а копия – для внутреннего архива предприятия;
• доступ к бухгалтерским бумагам должен осуществляться в строгом порядке и под контролем. К примеру, документы из бухгалтерии не могут получать работники иных подразделений. Исключением может быть предоставление доступа при получении письменного разрешения от директора или главбуха.

2.       Внеофисная архивация экономических документов

Для обеспечения сохранности бухгалтерских и других документов до их уничтожения некоторые современные компании прибегают к помощи специализированных помощников – сервисов по внеофисной архивации документации. Подобные компании-помощники предлагают разместить информационные носители в помещениях, специально оборудованных для этих целей и полностью отвечающих установленным законом нормам. Данная услуга пользуется особой популярностью у малых компаний, которым содержать собственное хранилище затратно и по финансам, и по времени. Помимо этого, хранение документов у третьих лиц высвобождает в офисах дополнительное пространство, что в последующем еще более снижает расходы малого предприятия.

Применяемый порядок внеофисной архивации удобен не только для самой фирмы, но и для ее главбуха: отсутствует дополнительная нагрузка по созданию хранилища, номенклатурного списка документов, по предоставлению доступа, поиску и т.д.

Ответственность за отступление от порядка хранения бухгалтерских документов перед их уничтожением

Руководству предприятия всегда стоит помнить о том, что порядку уничтожения бухгалтерских документов предшествует их правильная архивация, за нарушение норм которой полагается наложение ответственности. Так, если в ходе проверки архива или приезда налоговиков выявлены дальнейшая непригодность бухгалтерского документа или его несвоевременное уничтожение, руководителю и главному бухгалтеру компании грозит административная ответственность в виде:

• наложения штрафа в сумме 300 – 500 рублей – назначается уполномоченному лицу за нарушение порядка хранения документации (статья 13.20 КоАП РФ);
• наложения штрафа в сумме 2 – 3 тысячи рублей – назначается за грубое нарушение порядка осуществления учетно-отчетного контроля и правил архивации бухгалтерских документов, среди которых отсутствие 1/10 доли общего количества документов, отражающих данные бухгалтерской отчетности (статья 15.11 КоАП РФ);
• наложения штрафа в сумме 10 – 30 тысяч рублей – назначается организации, которая потеряла документы налоговой отчетности (например, счета-фактуры или регистры бухучета). Эта норма применяется в соответствии со статьей 120 НК РФ за грубое несоблюдение требований по учету доходов/расходов предприятия.

При потере первичной бухгалтерской документации предприятия его директор обязан издать приказ о назначении комиссии по расследованию доказательства потери (пункт 6.8 Положения).

Если исчезновение бухгалтерских документов стало следствием непредвиденных ситуаций или незаконных деяний злоумышленников, это необходимо подтвердить справкой свидетельствующих госслужб. К примеру, уничтожение документации пожаром доказывается заключением пожарно-контрольной службы, а их кража – документом, выданным полицейским участком.

Порядок уничтожения бухгалтерских/финансовых документов в организации

Правила уничтожения подлежащих архивации документов, в отличие от правил их хранения, не регламентируются законом. Поэтому каждое предприятие вправе применять свой собственный порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения.

До того как уничтожить документацию с бухгалтерскими сведениями, необходимо изучить ее на предмет времени нахождения бумаг в архиве. Оценивать надобность документов, накапливающихся в ходе работы компании, делать выборку и передачу их на хранение в архивы должна специально созданная постоянная экспертная комиссия (ЭК).

О порядке мероприятий ЭК, касающихся обработки бухгалтерских и иных организационных бумаг перед их уничтожением, трактуют те же установленные законом акты, которые регламентируют порядок и время хранения финансовых документов бухгалтерии (Закон, Правила, Положение и Перечень).

Согласно установленному порядку по итогам работы ЭК по оценке надобности документов, накапливающихся в ходе работы компании за один отчетный год, создаются списки документации постоянной и временной (от десяти лет и более) архивации, а также акты о передаче на уничтожение документов, не подлежащих архивации (в Правилах — пункт 2.4.1). Составленные списки утверждаются на заседании ЭК, после чего его визирует единоличный исполнительный орган предприятия (в Правилах – пункт 2.4.4).

Следующим этапом в порядке уничтожения бухгалтерских документов является передача бумаг на утилизацию (в Правилах – пункт 2.4.7). Для этого составляется приемо-сдаточный акт, отражающий календарное число передачи, количественную и весовую характеристику запакованного груза с бумажными носителями. Погружают и вывозят запакованный материал в присутствии уполномоченного должностного лица, отвечающего за сохранность архивной документации.

Согласно вышеперечисленным нормативно-правовым актам о хранении и уничтожении организационной документации в текущем 2017 году предприятия могут отдать на уничтожение материалы 2011 года, поскольку их минимальный срок пятилетнего хранения подошел к концу.

Порядок уничтожения финансовых документов бухгалтерии предприятия подразумевает поэтапное оформление:

• издание и утверждение руководителем документа, приказывающего создать ЭК для оценки надобности документации, накапливающейся в ходе работы компании;
• создание списков бумаг постоянной и временной (от десяти лет и более) архивации, а также актов о передаче на уничтожение документов, не подлежащих архивации. Акт о передаче материалов на уничтожение может составляться на базе типовой формы акта, приведенной в Методических инструкциях по делопроизводству о передаче на уничтожение документов, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76;
• утверждение на заседании ЭК составленных списков документов, подлежащих уничтожению, после чего их визирует единоличный исполнительный орган предприятия;
• вывоз макулатуры на утилизацию по приемо-сдаточному акту;
• документальное оформление факта уничтожения документов актом, составленным ЭК.

Метод уничтожения документов предприятие может выбрать произвольно (уничтожение физическим, химическим или термальный способом).

Акт на уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения.

Для того чтобы не допустить ошибки как при выборке бухгалтерской документации, подлежащей уничтожению, так и при самой ликвидации материала, целесообразно прибегать к помощи архивистов-профессионалов. Их работа становится особенно незаменимой в случаях, когда объем накопившихся учетно-отчетных документов велик и его переработка требует значительных временных затрат. Специалисты архивных компаний четко придерживаются норм и правил настоящего законодательства, поэтому в соблюдении ими порядка уничтожения бухгалтерских документов можно быть уверенным.

Учитывая все вышесказанное, руководителям предприятий всегда стоит помнить о том, что в соответствии со статьей 13.20 КоАП РФ уничтожение документации вне соблюдения сроков ее архивации может стать основанием привлечения к административной ответственности.