Как обойти секретаря: способы, кейсы, советы

Каждый день мы совершаем множество звонков. И если общение с обычными людьми не вызывает трудностей, то холодный звонок руководителю, у которого есть личный секретарь, может представлять собой определенную проблему. Когда вас сразу соединяют с нужным человеком, то необходимость общаться с секретарем отпадает, хотя в беседе с помощником вы можете получить дополнительную полезную информацию. Если на звонок отвечает секретарь, то часто события складываются не в вашу пользу и тут пригодятся знания о том, как обойти секретаря.

Как обойти секретаря, зная его роль в компании

Наверняка каждый человек при совершении холодного звонка сталкивался с тем, что секретарь не соединяет вас с начальником и у вас появляется необходимость обойти его. Если раньше правильно обойти секретаря не удавалось, это еще не повод отчаиваться и отказываться от своих планов по продвижению бизнеса.

Очень многих людей не допускают до ЛПР – лица, принимающего решения, – поэтому сначала нужно определиться со значением и ролью секретаря. Секретарь – это сотрудник reception, чья работа заключается в том, чтобы классифицировать звонки, которые поступают в компанию и особое внимание они уделяют звонкам ЛПР.

Можно выделить несколько типов служащих, которые вам нужно знать, чтобы понять, как обойти секретаря в данном конкретном случае.

1. Секретарь-помощник

Он расценивает каждый звонок с точки зрения пользы и возможности получить деньги или нового клиента. Такой секретарь будет самым лучшим вариантом для менеджера.

2. Секретарь-фильтр

Такой секретарь расценивает звонки как помехи, на которые он вынужден отвлекаться от работы. И считает всех звонящих просто назойливыми людьми.

Для него существует только одна дилемма – как сразу понять, нужный вы человек или нет, ценен ли ваш звонок для руководителя. Поэтому для него важны будут ваши первые фразы.

Как обойти секретаря в данном случае?

Простой совет – если вас спрашивают о цели звонка, о вашей компании и кто вы такой, уверенно говорите: «Передайте Михаилу Ивановичу, это Александр из организации Х».

Секретарь такого типа воспримет фразу, которая начинается со слова «Передайте…», как гарантию того, что вы уже знакомы с руководителем и вашего звонка ожидают.

3. «Нам ничего не нужно»

Такой секретарь часто отвечает в подобном духе: «Нам ничего не нужно, мы уже сделали покупку». Хотя принятие решений не входит в его компетенцию и далеко не всегда секретарь точно в курсе дел компании.

Читайте также: Работа с возражением «Дорого!» в продажах: ошибки, примеры, советы

Чтобы сохранять хорошие отношения с секретарем такого типа и обойти его при необходимости, нужно встретиться с ним лично и расположить к себе вежливым отношением, настойчивыми, но не назойливыми просьбами. Секретарь, как и любой служащий, любит чувствовать, что от него многое зависит.

Поэтому чаще советуйтесь, просите помощи: «Подскажите, пожалуйста, как лучше…» или «Что бы вы посоветовали сделать в этой ситуации…».

В особых случаях можно задать конкретный уточняющий вопрос: «А вы можете взять на себя решение о покупке необходимых товаров для компании на сумму 500 тысяч рублей?» или «Можете ли вы быть уверены, что ваша организация не нуждается в этой продукции?».

4. Секретарь-оператор

Такой секретарь – телефонный оператор, который просто принимает звонки и соединяет вас с начальником среднего звена, топ-менеджером или личным помощником.

5 эффективных способов того, как обойти секретаря при холодных звонках

• Просьба об интервью

Один из самых действенных способов того, как обойти секретаря и получить контакты руководящего лица, – представиться журналистом какого-либо местного издания.

Если секретарь будет задавать дополнительные вопросы или возражать, то лучше не вступать с ним в дискуссию и прервать звонок фразой: «Я перезвоню вам завтра».

Повторный звонок от репортера, которой вы совершите по своему обещанию, скорее всего не будет проигнорирован.

• Предложение крупного заказа

Самый простой метод того, как обойти секретаря, – это получить контакты руководителя через предложение о крупной сделке, так как все заинтересованы в больших продажах. Лучше всего начать разговор следующим образом:

– Добрый день, ваша компания работает с (наименования товара\услуги)?

– Добрый день, да, чтобы вы хотели?

– У нас заказ на …единиц товара/услуги до…числа. С кем я могу обсудить такой заказ?

– Соединяю с отделом продаж/руководителем отдела…

После перевода звонка на отдел продаж вы рассказываете подробности вашего заказа, по которому вам нужна поставка большого объема в короткие сроки, особые условия оплаты и доставки. Такой заказ, конечно же, требует встречи руководителей ваших компаний для согласования всех подробностей.

Вариантами завершения подобного разговора может стать то, что секретарь соединит вас с директором напрямую или назначит дату встречи и даст адрес электронной почты для отправки коммерческого предложения.

• Звонок «сверху»

Знания психологии помогут вам в решении вопроса: как обойти секретаря. Как правило, если секретарь слышит название крупной компании, которая работает по всей стране, то он побоится потерять такой важный звонок и переведет его на руководителя. Особенно хорошо такой метод работает в промышленной отрасли.

Если вы совершите звонок на металлобазу какого-то города и представитесь сотрудником «Северсталь», то секретарь, конечно, соединит вас с директором напрямую.

Или вы можете сказать, что развиваете новое направление в региональном представительстве компании. Это убедит секретаря сообщить вам имя директора, его почту и даже номер телефона.

• Отраслевой праздник

Праздникам, которые посвящены отдельной профессии, как правило, уделяют особое внимание. Как обойти секретаря и воспользоваться этим поводом? За 2-3 месяца можно позвонить в организацию, представиться председателем профсоюза выбранной отрасли или представителем сообщества предпринимателей и попросить, чтобы секретарь дал вам контакты руководителя для праздничной рассылки.

• Иностранный акцент

Этот метод может показаться странным и эксцентричным, но такой способ обхода секретаря действительно работает.

Если вы будете говорить с иностранным акцентом, секретарь невольно отнесется к вашему звонку с большим вниманием и интересом. Чаще всего такой разговор сразу переводят на директора, поясняя: «Какой-то иностранец хочет поговорить о сотрудничестве».

Читайте также: Привлечение новых клиентов

Как при звонке обходить секретаря: 9 тактик на все случаи жизни

Есть несколько типичных фраз, которые подскажут, как обойти секретаря в определенной ситуации. Используйте наиболее подходящий.

Эти скрипты достаточно универсальны и не требуют особых условий употребления. Ниже представлены определенные фразы, которые помогут вам в каждом конкретном случае.

1. «Большой начальник»

Чтобы секретарь соединил вас с человеком, который принимает решения, создайте видимость, что на другом конце провода тоже высокопоставленный человек.

– Это Демидов, переключите на начальника.

Старайтесь, чтобы голос звучал уверенно и несколько сурово, чтобы не было желания возразить и уточнить какой именно Демидов на проводе.

2. «Очень большой начальник»

Для этого варианта нужно представить, что звонит секретарь важного руководителя. Этот способ будет оптимален для тех, кому сложно изобразить безапелляционный управленческий тон. В данном случае будет уместным вежливый спокойный голос, ведь все внимание будет сосредоточено на самих словах:

– Добрый день, приемная Демидова, соедините с вашим начальником.

Это выглядит весомо, солидно и убедительно.

3. «Дружеский совет»

Не всегда у вас должен стоять вопрос о том, как обойти секретаря. Можно попробовать наладить хорошие дружеские отношения, и тогда они сами с удовольствием будут вам помогать.

Построить вопрос можно по следующей простой схеме:

– Компания «Салют». Светлана, слушаю вас.

– Светлана, очень приятно. Подскажите, пожалуйста, с кем я могу поговорить на тему новых поставок…

Читайте также: Рабочее время менеджера: как наиболее эффективно его организовать

4. «Значимость сотрудника»

Вариантом дружеского расположения секретаря к себе может быть такая фраза:

– ООО «Салют». Светлана, секретарь.

– Светлана, уверен, вы сможете меня выручить. Я уже несколько раз обращался в вашу компанию, но мне так и не сказали, с кем я могу обсудить вопрос…

5. «Ошибиться номером»

Ваша основная задача – поговорить с ЛПР в большой компании. Вы попробовали уже предыдущие варианты, но попытки обойти секретаря не увенчались успехом? Секретарь ссылается на указания начальника, регламент и не дает возможности поговорить с начальником. Есть способ, как обойти секретаря конкретного отдела.

Сделайте еще один звонок и представьтесь или человеком, который откликнулся на вакансию и ищет кадровую службу, или клиентом, который ищет необходимый отдел. Это поможет обойти запреты секретариата, ведь обычно у подразделений не такие строгие правила.

Они могут дать номер или соединить с нужным отделом или человеком.

– Здравствуйте, это кадровая служба?

– Здравствуйте, нет, это бухгалтерия.

– Будьте добры, переключите на кадровиков.

6. «Сложный вопрос»

Если секретарь, несмотря на уловки, не соединяет вас с необходимым вам человеком, задайте ему сложный вопрос, на который он не сможет ответить сам:

– Добрый день! Для создания проекта мне необходимо знать, сталь какой марки вы используете при работе на объектах.

7. «Старые знакомые»

Эффективная тактика того, как обойти секретаря, которая не вызывает сомнений у сотрудника компании, состоит в следующем. Вы вспоминаете, с какими интонациями звучит ваш голос, когда вы общаетесь со своими старыми постоянными клиентами. Набираете номер и так же спокойным и уверенным тоном, без особых представлений говорите следующую фразу:

– День добрый, Петров, «Строймаш», соедините с продажами.

Секретарь должен подумать, что вы звоните уточнить детали по текущему проекту, и вы заранее договорились о таком способе связи.

8. «Детали»

– Мне нужно обговорить детали поставки оборудования.

Секретарь должен обратить внимание на слово «детали», так как оно значит, что договоренность уже существует и вам действительно нужно закончить обсуждение.

Главное в этой тактике то, что вы не обманываете, чтобы обойти секретаря. Вы действительно можете обсудить детали во время звонка, даже если совершаете его без предварительной договоренности.

Если же вы попали в ситуацию, когда начальника часто отрывают от дел и он отдал распоряжение не соединять его ни с какими торговыми представителями, воспользуйтесь еще одной тактикой.

9. «Последний звонок»

Этот звонок должен быть совершен после окончания официального рабочего дня. Секретарь, как правило, не задерживается на рабочем месте, а вот начальник может оказаться на месте в неурочное время. Именно это может вам гарантировать то, что к телефону подойдет тот самый руководитель, с которым вам так необходимо поговорить.

Читайте также: Как развить уверенность в общении с клиентом

Успешные кейсы, касающиеся того, как обойти секретаря

1. Продуманная цель звонка

Компания предлагала разным заведениям разместить свои данные на сайте городских развлечений. Основной аргумент звучал как «это значительно увеличит поток ваших клиентов». Клубы, бары и рестораны откликнулись на такое предложение, а вот звонки в сауны и бани не давали такого результата. Вскоре выяснилось, что администраторы просто не хотели увеличивать количество клиентов, ведь это означало дополнительную работу, которая к тому же не всегда оплачивалась. Поэтому секретарь или администратор просто не передавали эти предложения руководству. Как обойти секретаря в таком случае? Изменить входящую информацию.

Когда убрали фразу про «рост числа клиентов», количество сделок возросло практически на 10 %.

2. Обман

Один из успешных кейсов о том, «как обойти секретаря», построен на обмане. Сотрудники фирмы, которая поставляла расходные материалы для салонов, представлялись журналистами Cosmopolitan. Это название приводило сотрудников в восторг, и они без проблем давали всевозможные контактные данные – имена, почты, телефоны. Причиной обманного звонка была договоренность о возможном интервью, а на самом деле полученные данные использовались для выгодных предложений по закупкам.

3. Уникальное предложение

Клининговая сибирская фирма хотела найти клиентов в столице. У менеджеров была проблема – как обойти секретаря. Они представлялись и говорили, что только в течение двух дней они могут лично сделать действительно выгодное предложение руководителю компании. При таком подходе им назначили встречи в 80 % случаев.

5 полезных советов о том, как обойти секретаря и добиться желаемой цели

 

1. Выбирайте правильное время звонка – перерыв на обед или окончание рабочего дня. Секретарь, как правило, уходит сразу, а руководитель часто задерживается.
   

   Поэтому если вы позвоните после 18.00, то на ваш звонок может ответить директор.

2. Если вам просто нужно узнать имя директора, то можно позвонить в организацию и спросить его. Если секретарь спросит: «Зачем?», обойти этот вопрос можно достаточно легко. Вы можете представиться сотрудником вышестоящего начальника, который организует встречу. Секретарь в 70 % случаев без проблем назовет полное имя директора.
3. Разговаривайте на равных. Если вам нужно поговорить с конкретным отделом, поговорите с кем-то из его сотрудников, представьтесь коллегой и попробуйте просто посоветоваться.
   

   Часто именно человеческое расположение помогает добиться нужной встречи с директором и отвечает на вопрос о том, как обойти секретаря.

   В разговоре с сотрудником будьте приветливы, заинтересованы, любезны, сделайте несколько комплиментов. И плавно подводите разговор к интересующей вас теме.

4. Не разговаривайте как продавец. Если вы не знаете, как обойти секретаря, то в первую очередь избегайте просящих интонаций в голосе. Говорите спокойным, серьезным и даже строгим голосом. Можно также использовать следующую уловку: назовите директора только по имени, без отчества. Тогда секретарь подумает, что вы с ним уже знакомы.
5. Один из советов о том, как обойти секретаря, – использовать профессиональные слова и термины. В начале разговора коротко расскажите причину звонка, которая должна быть вне пределов его компетенции.
   

   Например, вы занимаетесь вопросами электроэнергии и хотите знать количество потребляемой энергии компании в месяц.

   Или вы проводите маркетинговые исследования для фирмы и вам нужно уточнить у директора ожидаемые результаты этих мероприятий. Секретарь, скорее всего, не сможет ответить на подобные вопросы и переведет ваш звонок.

Не старайтесь продавать секретарю. Секретарь – не ваш конечный клиент, и он ничуть не заинтересован в покупках по телефону.

Вот и подошла к концу наша статья о том, как обойти секретаря. Искренне надеемся, что вы смогли найти в ней полезные идеи для своего бизнеса. Не исключено, что какие-то мысли стали для вас открытием, а что-то оказалось просто интересным фактом, расширившим понимание процесса сложных продаж. Какие из представленных моментов вам захотелось применить на практике? Насколько вы довольны тем, как идет ваш бизнес? Проанализируйте свои ответы на эти вопросы, тогда наша статья сможет оставить существенный след в вашем сознании.