Рабочее время менеджера: как наиболее эффективно его организовать

Успешный и эффективный сотрудник – какой он? Конечно, это человек, знающий свое дело, умеющий ставить цели и достигать их. Но самым главным качеством хорошего специалиста является умение планировать свое рабочее время. Однако прежде всего надо выяснить, на что оно тратится и почему его не хватает. В статье подробно рассмотрим, на что уходит рабочее время менеджера и как использовать его более эффективно.

Планирование рабочего времени менеджера

Выделяя ежедневно по 10 минут на то, чтобы составить список дел, в течение дня вы сэкономите примерно 2 часа и посвятите их решению действительно важных вопросов. При помощи планирования рабочего времени менеджера можно упорядочить рабочие часы, что позволит создать лучшие условия для выполнения поставленных задач.

Главное правило планирования звучит как «60/40» и означает, что при любом планировании 60 % времени отводится на выполнение заранее запланированных дел, а 40 % – на непредвиденные задачи.

При таком подходе вероятность выбить вас из колеи внезапно возникшими обстоятельствами сводится к минимуму. Вы сможете выполнить все запланированные задачи, после чего оставшееся время посвятить прочим делам.

Перечисленные ниже принципы являются основой успешного управления рабочим временем менеджера.

• Обязательная фиксация временных затрат. Стоит завести ежедневник и вносить в него записи о том, сколько времени и на что вы тратите. Учитывать необходимо абсолютно любую деятельность, включая разговоры с коллегами и перерывы на кофе. Проанализировав свои записи, вы сможете понять, на что тратится драгоценное время, и в последующем контролировать его.
• Все задачи, исходя из того, сколько времени требуется для их выполнения, разделите на три категории: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Подобное деление поможет вам не суетиться, но и не забывать о делах.
• Составляя план, необходимо сосредоточиться на задачах, чтобы ни о чем не забыть.
• Если вы будете составлять план ежедневно, то через некоторое время планирование войдет в привычку, которая облегчит вам жизнь.
• Не стоит ставить перед собой недостижимых целей, чтобы в конце дня не скатиться к недовольству собой и упрекам самого себя в лени, медлительности и недостатке сообразительности.

Организация рабочего времени менеджера

Жизнь и работа менеджера проистекает в трех временных измерениях: настоящем, прошедшем и будущем. Какое количество времени отпускается на решение задачи? Каким количеством времени располагает менеджер? А сколько времени менеджер в состоянии выделить лично себе? Около одного – двух часов в сутки? Конечно, это весьма мало, но такова жизнь. Каким же образом следует распоряжаться временем?

Менеджер всегда имеет три возможности:

1. Ничего не делать.
2. Делегировать задачу.
3. Сделать работу самому.

Зачастую менеджер спрашивает себя, что же произойдет, если ничего не делать. Этот вопрос скрывает важную истину, суть которой в необходимости распознавания ситуаций, в которых необходимые дела исключительно отнимают время, не принося практической пользы. Подобные бессмысленные задачи ставятся как перед государственным, так и перед частными бизнесом.

Читайте также: Как выполнить план продаж и избежать ошибок

Для того чтобы позволить себе достаточную гибкость, менеджеру следует прибегнуть к перепоручению задач. Перепоручить – значить делегировать выполнение работы другому лицу, которое может с ней успешно справиться. Это стоит делать исходя из трех причин:

1. Только делегируя задачи, вы даете подчиненному повод раскрыть свои способности.
2. Отказываясь от перепоручения, можно перегрузить делами руководителей, замедлить процесс принятия решений, что в итоге может привести к разладу в системе управления.
3. При отсутствии делегирования сокращается рабочее время, которое необходимо для осуществления ряда функций менеджера.

Для эффективного перепоручения задач необходимо обратить внимание на следующее:

• должна быть определена зона ответственности и полномочия по каждому виду деятельности;
• не стоит слишком подробно инструктировать сотрудников;
• нельзя делать выводы за подчиненных;
• избегайте побуждения сотрудников к проявлению инициативы;
• спокойное отношение к возможным ошибкам и сбоям в работе подчиненных;
• следует подобрать для себя конкретную работу, которую можно выполнить качественно.

Делегирование задач подчиненным позволяет менеджеру организовать свое личное рабочее время. Зачастую его рабочий день начинается ранним утром и заканчивается поздним вечером. Между тем давно известно, что количество проведенного на работе времени не всегда влияет на результативность труда. Настоящая эффективность невозможна, если время не организовано должным образом. При этом его организация должна основываться на главных задачах субъекта деятельности.

Каким образом вы используете свое рабочее время? Обеспечена ли вами максимальная отдача своих возможностей при управлении производством? Достаточное ли количество времени вы уделяете людям?

Эффективное использование менеджером своего рабочего времени зависит от взаимодействия с помощниками и, разумеется, с секретарем.

Обычно секретаря назначают руководителю, у которого значительный объем дел, для того, чтобы обеспечить ему спокойную работу, освободить его от рутины.

Рабочее время менеджера: основные методы управления и планирования

Рассмотрим несколько подходов к эффективному управлению рабочим временем менеджера. Тайм-менеджмент – это технология, помогающая организовать время и повысить эффективность его использования. Управляя рабочим временем, можно увеличить продуктивность труда.

Есть даже правило «шести П», согласно которому Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели.

Кайдзен

Согласно японской философии Кайдзен, для достижения успеха в любом деле, в том числе в планировании рабочего времени менеджера, необходимо придерживаться пяти принципов:

1. Аккуратности.
2. Порядка.
3. Чистоты.
4. Стандартизирования.
5. Дисциплины.

Руководствуясь данными правилами, вы можете облегчить себе составление ежедневного плана дел. Не стоит держать в голове списки необходимых задач – записывайте все запланированное в ежедневник или электронный планировщик, таким образом, у вас сведется к минимуму возможность забыть что-то важное, а, кроме того, вычеркивая выполненные задачи, вам будет проще держать их под контролем.

Планируя рабочее время менеджера, не ставьте сверхзадач, тщательно продуманные и упорядоченные в соответствии с важностью списки дел помогут вам наиболее эффективно использовать свое время.

Сделайте планирование ежедневным и неукоснительно выполняйте поставленные задачи.

Читайте также: Сарафанное радио – ключ к большой прибыли

SMART-подход

Планирование рабочего времени менеджера начинается с постановки цели.

Согласно этому подходу каждая цель должна обладать перечисленными ниже качествами.

Конкретность. Главная задача поставленной цели – ответ на вопрос: «Что должно быть достигнуто?». Важно помнить, что одна цель преследует один результат. Если, запланировав что-то, вы хотите достигнуть нескольких результатов, то такая цель нуждается в пересмотре и разделении ее на ряд более узких и конкретных.

Измеримость. Поставив перед собой цель, необходимо определить те критерии, которые дадут вам возможность отслеживать прогресс в ее достижении, а также значение, достигнув которого можно говорить о ее выполнении. Если речь идет о качественном показателе, то необходимо установить эталон.

Достижимость. Возможность добиться цели при имеющихся внешних и внутренних ресурсах и ограничениях.

Актуальность. Любая цель должна быть поставлена своевременно и соотнесена с глобальными стратегическими целями.

Ограниченность во времени. Достижение каждой цели должно быть ограничено временными рамками.

Эти принципы составляют суть SMART-подхода.

Принцип Парето

Определив цели, расставьте приоритеты.

Согласно принципу эффективности Парето, лишь 20 % усилий может обеспечить вам 80 % результата.

В то же время остальные 80 % дадут вам всего 20 %. С учетом этого, необходимо выделять те 20 % дел, которые на выходе дадут вам наибольший результат.

Матрица Эйзенхауэра

Для того чтобы эффективно управлять рабочим временем менеджера, можно использовать матрицу Эйзенхауэра.

Она основана на том, что все дела можно разделить на четыре группы исходя из их важности и срочности.

1. К первой группе относятся дела важные и срочные, откладывать выполнение которых нельзя ни в коем случае.
2. Во вторую группу входят дела, важные, но не срочные. Для более эффективного их выполнения установите конкретные сроки, к которым каждая задача должна быть решена.
3. Третья группа дел – неважные и срочные. Эти задачи лучше всего перепоручить другим.
4. Ну и, наконец, четвертая группа – неважные и несрочные дела, которые можно со спокойной совестью не выполнять.

Метод АБВГД

По этому методу задачи распределяются на 5 категорий в соответствии с их значимостью.

Приоритетными делами являются те, которые обозначены литерой «А», т. е. А1, А2 и так далее. Приступать к выполнению дел, обозначенных литерой «Б» можно только тогда, когда вы выполнили все задачи из первой категории.

Очередь литеры «В» наступает после решения задач второй группы. Ну и дела, попавшие в списки «Г» и «Д», можно делегировать подчиненным сотрудникам или вовсе отказаться от их выполнения.

Закон Паркинсона

Закон Паркинсона гласит, что выполнение любой работы занимает столько времени, сколько вы на него тратите.

Для того чтобы применять этот подход в планировании рабочего времени менеджера, необходимо на протяжении нескольких дней отслеживать сколько минут или часов у вас уходит на исполнение того или иного типового дела.

После этого полученные данные можно использовать, планируя свой рабочий день.

Читайте также: Как контролировать свои расходы: полезные советы и приложения

Другие принципы

Если вы включили в план слишком много задач, то велика вероятность не выполнить его в полном объеме, что, в свою очередь, приведет к недовольству собой и лишнему стрессу. Для того чтобы не попасться в эту ловушку, учитывайте при планировании рабочего времени следующие нюансы.

Метод лягушки состоит в том, что самое неприятное дело («лягушка») выполняется в первую очередь (к примеру, тяжелый звонок или встреча). Если эта задача будет поставлена на конец рабочего дня, то ваша эффективность в рабочее время будет ниже, поскольку мысленно вы постоянно будете возвращаться к неприятному делу, что помешает сосредоточению на выполнении текущей работы.

Метод помидора основан на особенностях человеческого организма. Человеческий мозг может концентрироваться на одной задаче в течение 30 минут, после этого внимание начинает рассеиваться. В связи с этим через каждые 25 минут работы необходимо устраивать себе пятиминутные перерывы.

Метод швейцарского сыра отлично подходит для важных, но не срочных дел. Когда какая-то задача все время откладывается на потом в связи со своей объемностью, ее следует разделить на части.

Запланируйте на день выполнение части работы, к примеру, из середины. Таким образом, вы сделаете «дырку» в задании. На следующий день запланируйте выполнение еще небольшой части, потом еще и еще.

После того как «дырок» станет много, задача уже не будет казаться вам такой сложной, а значит, ее окончательное выполнение не вызовет у вас трудностей.

Помните, что планирование самой сложной задачи на конец рабочего дня сильно снижает эффективность остальных дел.

Следуя этим советам, вы легко сможете выполнять запланированные дела и не ощущать себя под давлением.

ТОП-5: книги про рабочее время менеджера

1. Люси Джо Палладино. «Максимальная концентрация».

Не все из того, что нам приходится делать ежедневно, можно назвать работой. Помногу раз мы проверяем почту, бросаемся от одной задачи к другой, отвлекаемся на мобильный телефон. На компьютере у нас одновременно открыто множество окон с сайтами, таблицами, отчетами… Благодаря этой книге мы можем научиться концентрироваться на текущих делах, не отвлекаться на посторонние вещи, справляться со стрессом, связанным с цейтнотом.

2. Нейл Фьоре. «Легкий способ перестать откладывать дела на потом».

И трудоголизм, и прокрастинация живут в наших головах. Чтобы справиться с ними, надо постоянно выходить из зоны комфорта. Работая с клиентами, любящими откладывать все на последний момент, психолог Нейл Фьоре предлагает стратегию, согласно которой не стоит постоянно винить себя за неудачи и несовершенство, однако нужно ставить личные и рабочие цели, составлять планы по их достижению, и изначально оставлять себе время для отдыха.

3. Яна Франк. «Муза и чудовище».

Эта книга лучший подарок для творческих людей, у которых в делах постоянный «творческий беспорядок», которые не могут соблюдать установленные сроки, а в итоге скатываются в депрессию и недовольство собой. Традиционный тайм-менеджмент бессилен перед творческим человеком, в отличие от книги Яны Франк.

4. Грег МакКеон. «Эссенциализм».

Книга для тех, кто много работает, но при этом мало успевает, постоянно занят, но не видит результата своих трудов, расходует свое время на решение чужих задач. Прочитав ее, вы поймете, как расставлять приоритеты и добиваться большего, прикладывая меньше усилий.

Читайте также: Отпуск за счет работника

5. Дэвид Аллен. «Как привести дела в порядок».

Одни живут по принципам, изложенным в книге Архангельского «Тайм-драйв», другим ближе система GTD (Getting Things Done) от Аллена. Почитав первые главы книги «Как привести дела в порядок», вы поймете подойдет ли она вам или тому, кому вы хотите ее подарить.

Вот и подошла к концу наша статья о рабочем времени менеджера. Искренне надеемся, что вы смогли найти в ней полезные идеи для своего бизнеса. Не исключено, что какие-то мысли стали для вас открытием, а что-то оказалось просто интересным фактом, расширившим понимание процесса сложных продаж. Какие из представленных моментов вам захотелось применить на практике? Насколько вы довольны тем, как идет ваш бизнес? Проанализируйте свои ответы на эти вопросы, тогда наша статья сможет оставить существенный след в вашем сознании.