Благодарственное письмо за выполненные работы

Официальный документ, которым выражается признательность сотруднику или компании по какому-либо поводу, называют благодарственным письмом. Благодарность объявляют за проявленный профессионализм, оказанные услуги и т. п. Такое письмо может выступать как самостоятельный документ, а может быть ответной мерой в связи с проявлением сотрудниками инициативы. О том, как составить благодарственное письмо за выполненные работы, вы узнаете из нашей статьи.

Зачем нужно благодарственное письмо за выполненные работы

Письма-благодарности являются некоммерческими деловыми документами, в которых выражается признательность сотруднику или коллективу за какие-либо заслуги. Готовить их можно в связи с:

• выполнением поручения;
• успешной реализацией проекта;
• перевыполнением плана;
• инициативностью и т. д.

Может показаться, что персоналу не интересны благодарственные письма в связи с качественным выполнением трудовых обязанностей, многолетним опытом или сотрудничеством. Однако это не так.

В первую очередь любому человеку будет приятно понимать, что руководитель ценит его работу. Кроме того, окружающие и коллеги проникнутся к такому специалисту большим уважением, а значит, повысится мотивация к еще лучшему выполнению обязанностей.

Такое письмо положительно скажется на соблюдении персоналом трудовой дисциплины и успешном осуществлении им своих функций.

Наконец, после подобного знака внимания карьера работника будет складываться более успешно.

Видам поощрений посвящена статья 191 Трудового кодекса РФ. Одним из них является объявление сотруднику благодарности. При отсутствии у компании возможности поощрить специалиста денежной премией или ценным подарком можно отметить его вклад в успех предприятия благодарственным письмом за выполненные работы.

Сотрудник, получая такой документ, воспринимает его в качестве:

• проявления личного уважения и справедливой оценки своего вклада в деятельность компании;
• мотивирующего фактора, подтверждающего, что прилагаемые им усилия, отношение к труду замечаются руководством;
• конкурентного преимущества.

Последний пункт имеет особое значение. Если говорить о благодарности, выражаемой бизнес-партнерам, то ее письменное оформление может повлечь за собой дополнительные преференции.

Психологи утверждают, что человек, получивший похвалу и признательность, стремится к тому, чтобы не разочаровать отметившего его заслуги человека.

Не стоит думать, что в качестве достойной награды за исполнение трудовых обязанностей или оказание бизнес-услуг могут выступать исключительно деньги или ценные подарки. Люди нуждаются также в общественном признании. Разумеется, можно ограничиться устным выражением похвалы работникам или деловым партнерам, однако благодарственное письмо организации за выполненную работу будет более эффективным.

Читайте также: Методы мотивации персонала

Оформление благодарственного письма за выполненные работы партнерам

Прежде чем вы начнете составлять благодарственное письмо за выполненные работы организации или партнерам, не помешает узнать об общих рекомендациях, касающихся его написания.

• Текст должен демонстрировать уважительное отношение со стороны автора.
• Не помешает выразить надежду относительно последующего сотрудничества.
• Можно использовать шаблоны, помогающие составлять такого рода письма, однако полностью копировать текст не следует. Содержание должно быть более личным с упоминанием деталей сотрудничества.
• Письмо должно начинаться с приветствия. К адресату нужно обращаться по имени.
• Идеально, если в тексте официальный стиль будет сочетаться с неформальным. Несмотря на то, что по сути такое письмо является деловым документом, излишняя сухость, как и чрезмерная фамильярность в данном случае будут одинаково неуместны.

Поскольку более выгодные условия сотрудничества можно обсудить при личной встрече, текст можно дополнить таким предложением.

Благодарственное письмо за выполненные работы состоит из тех же частей, что и прочие деловые бумаги:

• обращения;
• основного текста;
• подписи.

В основной части содержится непосредственно благодарность за определенные заслуги, которые стоит перечислить. В письмо также включаются пожелания дальнейших успехов. Кроме того, можно выразить уверенность в том, что сотрудничество будет продолжено.

Письмо подписывается руководителем организации и скрепляется печатью.

Большая часть специалистов сходится во мнении, что благодарность является деловым документом. Ее можно сравнить с грамотами, которыми поощряются учащиеся и студенты за отличную учебу и другие достижения.

Благодарственные письма пишут на фирменных бланках компании. Их можно как вручать лично, так и направлять почтой.

Несмотря на то, что подготовку такого рода писем нельзя отнести к обязанностям предприятия, подобные поощрения положительно отразятся на его репутации.

Приведем образец благодарственного письма организации за выполненную работу:

«Уважаемый Иван Иванович!

ЗАО «Рассвет» выражает благодарность компании «Полар-консалтинг» за проведение обучающих семинаров для сотрудников в сфере работы с черными металлами и их сплавами.

По результатам курсов качество деятельности специалистов и производительность их труда повысились. Также отмечается положительная динамика в части безопасности производственного процесса.

Благодаря обучению расширились теоретические познания сотрудников в сфере работы с черными металлами, появились навыки использования современного оборудования, а также действенные алгоритмы осуществления отдельных операций.

ЗАО «Рассвет» надеется на продолжение сотрудничества с вашей компанией и рекомендует проводимые вами курсы повышения квалификации другим организациям.

Генеральный директор

ЗАО «Рассвет» М. Н. Иванов».

Читайте также: Премирование работников

Как написать благодарственное письмо сотруднику за выполненные работы

Для оформления благодарственного письма необходимо, чтобы сотрудник добросовестно исполнял возложенные на него обязанности и соблюдал:

• должностную инструкцию;
• требования по охране труда;
• квалификационную характеристику работ;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• другие внутренние документы компании.

Благодарность объявляют за:

• повышение показателей работы;
• участие в значимых мероприятиях;
• предложения, касающиеся улучшения работы компании;
• окончание значимого проекта;
• существенное перевыполнение плана работ;
• совершенствование технологий организации и т. д.

Конкретные достижения, за которые может быть объявлена благодарность, указываются в правилах внутреннего распорядка и иных внутренних актах предприятия.

Объявление работнику благодарности требует соблюдения ряда формальных требований, которые предупредят претензии контролирующих органов. Не забывайте о трех моментах:

1. Право написания благодарственного письма за выполненные работы может принадлежать непосредственному начальнику. Для реализации этого права он должен ходатайствовать о поощрении сотрудника перед вышестоящим руководством с помощью соответствующей докладной (служебной) записки.
2. На основании ходатайства или служебной записки выносится приказ об объявлении благодарности. Чаще всего используются бланки формы Т-11 или Т-11а, однако компания может разработать свою форму этого документа. Работника знакомят с приказом под роспись.
3. Сведения об объявлении благодарности вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки, а также указываются в личной карточке работника. Копия приказа хранится в личном деле.

Не стоит проявлять излишнюю креативность при составлении текста документа – деловые бумаги не терпят пафоса, лицемерия и шуток.

Лишним будет и чрезмерно официальный тон. Нет необходимости в витиеватых выражениях, слова должны быть точными и лаконичными, укладывающимися в несколько предложений.

Приведем примеры того, как не следует писать благодарственные письма за выполненные работы:

«Многоуважаемый всем нашим коллективом Кузнецов Николай Петрович!

От лица всего нашего дружного предприятия выражаем вам глубочайшую признательность за проявленное природное трудолюбие, жизнерадостность и целеустремленность! …».

Другой пример:

«Николай Петрович! Дружище!

Во-первых, держи пять! Во-вторых, ты – самый лучший, а потому эти строки посвящаем тебе!».

Работодатели зачастую сталкиваются с вопросом, есть ли единый образец благодарственного письма за выполненную работу. Несмотря на отсутствие строгих правил написания такого документа, следует исходить из того, что он является деловым, соответственно, при его составлении нежелательно выходить за рамки официально-делового стиля и нужно воспользоваться фирменным бланком компании. Что касается структуры письма, то оно состоит из:

• шапки, содержащей реквизиты организации и личные данные автора (не является основным элементом, указывается в случае необходимости);
• обращения, то есть указания фамилии, имени, отчества и должности лица, которому выражается благодарность, его заслуг;
• основного текста со словами признательности;
• проставляемой внизу страницы подписи.

Читайте также: Контроль менеджера в полях

Достижение экономических показателей, перевыполнение плана работ, ответственное отношение к должностным обязанностям нуждаются в поощрении. Если не благодарить таких работников, то со временем они могут потерять интерес к подобной самоотверженности. При отсутствии возможности отметить заслуги вручением премии обязательно нужно оформить благодарственное письмо за выполненные работы.

Документ, в котором выражается благодарность руководителю отдела, в основном пишут от лица коллектива подразделения либо от директора предприятия. В таком случае нет необходимости в фирменном бланке компании.

Подойдет красивый, но при этом строго оформленный специальный художественный вариант. Написание письма начальнику отдела не свидетельствует о том, что нет необходимости использовать сухой официальный язык. Следует исходить из стиля руководства и внутренней культуры организации. Однако фамильярность в любом случае недопустима.

Форма благодарственного письма за выполненные работы сотруднику и руководителю может быть следующей.

«Уважаемый Петр Иванович!

От лица всего коллектива и лично от себя выражаю благодарность за качественную работу. Та самоотверженность и талант, которые вы вкладываете в вашу деятельность, не остаются незамеченными. Вы трудитесь не только в рабочее время, но и в выходные дни, чтобы достичь требуемых показателей к назначенному сроку. Огромный вклад, который вы вносите в достижение целей и задач компании, очень ценен для нас.

Примите наши поздравления с Днем машиностроителя и искренние пожелания процветания, дальнейших карьерных успехов и личного благополучия!

Генеральный директор ООО «Полар групп» К. Н. Васильев».

Еще один пример:

«Уважаемая Мария Ивановна!

Несколько лет назад, назначив вас руководителем отдела кадров, я сделал правильный выбор, которым горжусь по сей день. Хочу отметить ваш профессиональный подход к решению всех стоящих перед отделом задач. Эта должность подходит вам как никому другому.

Особенно хочу отметить ваши лидерские качества, умение правильно организовать работу подчиненных и применять профессиональные навыки. Вы умеете поддерживать благоприятную атмосферу в коллективе, помогаете сотрудникам и продолжаете совершенствоваться в исполнении своих обязанностей. Невозможно оценить ваш вклад в развитие компании. От своего имени, а также от лица всего коллектива выражаю искреннюю благодарность за ваш труд.

С уважением, Андрей Васильев».

Как с помощью благодарственного письма сделать выгодное предложение

Мы уже отмечали, что благодарственное письмо партнерам за выполненные работы можно расценивать в качестве конкурентного преимущества.

Таким образом можно разогреть адресата и сделать ему очередное выгодное предложение, согласившись на которое он перейдет в разряд постоянных клиентов.

Чаще всего прибегают к скидкам на повторный заказ. В отличие от раздаваемых всем подряд дисконтов, вызывающих у потребителя ощущение, что он стал объектом манипуляций, такую акцию можно рассматривать как персональное предложение. А оценить уровень работы компании с клиентом можно с первого же опыта сотрудничества.

Читайте также: Виды маркетинговых стратегий

Можно прибегнуть к еще одному весьма эффективному способу.

Дополните благодарственное письмо за выполненные работы подарком. К примеру, вашей компании было поручено составление рекламных проспектов, включая создание их концепции, текста и дизайна.

Выполненная работа клиенту понравилась, была им принята, а вам выражена признательность за быстроту и качество. Через день направьте заказчику благодарственное письмо, к которому приложите еще один бесплатный подарочный вариант подачи рекламного проспекта.

Разумеется, можно изначально предложить два дизайна. Однако у описанного подхода есть свои преимущества. Ведь после подобного презента клиент, скорее всего, порекомендует вас другим или поручит ведение иных проектов.