Контроль персонала

«Идеальный начальник никому не мешает работать» – эта расхожая фраза имеет под собой некоторые основания. Если руководитель наладил процесс и поручил задачи ответственным сотрудникам, ему, действительно, нет смысла вмешиваться в процесс. Но это возможно при таких же идеальных, как он сам, работниках. В реальности далеко не всегда дело обстоит именно так. Грамотные контроль и оценка персонала помогают вовремя выявить слабое звено в коллективе, оценить заслуги специалистов, что, в конечном итоге, и позволяет назвать компанию успешной, а руководителя – таким, о котором можно только мечтать.

Зачем необходима организация контроля деятельности персонала?

Можно требовать от сотрудников только результат – неважно, какими средствами они его достигнут. Это дает людям ощущение свободы и является доказательством доверия руководства. С другой стороны, всегда есть риск так и не дождаться желаемого итога или получить его совсем не в том виде, который задумывался изначально. По причинам, не зависящим от людей, или из-за их пренебрежения своими обязанностями? Ответ на этот вопрос найти будет сложно. Остается либо оплакивать упущенную выгоду, либо применять штрафные санкции ко всем, рискуя «репрессировать» и ответственных работников, честно и в срок выполнявших свои обязательства.

Но если руководитель изначально держит руку на пульсе, а не ожидает результата, отстранившись от процесса, то сможет вовремя предпринять ряд необходимых шагов, которые помогут решить локальные проблемы для достижения конечной цели.

Причиной срыва плана может быть:

• незамотивированность сотрудников;
• перегруженность персонала работой;
• недостаточная квалификация, отсутствие опыта в решении подобных задач;
• неотлаженное взаимодействие как отдельных сотрудников, так и целых отделов;
• невыполнимость задач.

При руководстве на доверии любая из названных причин или их совокупность может стать препятствием на пути к конечной цели. Если налажен контроль в управлении персоналом, деятельность можно скорректировать и избежать срыва сроков и невыполнения плана.

Читайте также: Антикризисное управление

К примеру, недавно принятый на должность менеджера человек не справляется с прямыми обязанностями, зато у него аналитический склад ума, и теоретические выкладки он предоставляет быстрее целого отдела. Логичнее перевести его в аналитики, а переговоры поручить сотруднице из отдела сбыта: у нее огромный потенциал в продажах плюс врожденный дар убеждения. А вот опытному инженеру, без которого проект немыслим, стоит пройти курсы. Нет, не повышения квалификации, она у него достаточная, а те, где слушателей знакомят с последними тенденциями сферы их деятельности. Откровенно халтурящего сотрудника лучше исключить сразу, а его работу перепоручить энтузиасту.

Такие решения приносят пользу не только работодателю, но и персоналу. Сотрудники видят заинтересованность начальства, осознают важность своего труда, занимаются любимым делом, получают возможность продемонстрировать таланты и получить достойную оплату за выполненные задачи, ведь руководитель может поощрить по результатам работы наиболее отличившихся специалистов. Причем сделает он это, исходя из собственной оценки ситуации, которой владеет в полной мере на каждом этапе.

Основные виды контроля персонала

В зависимости от поставленной цели, можно использовать разные виды контроля. Все они обладают своими плюсами и минусами, поэтому руководитель должен осознавать, для чего использует внешний контроль персонала в каждом конкретном случае. Наладить следование трудовому распорядку, выявить недобросовестных сотрудников, повысить мотивацию персонала и т. д.

К основным видам относятся:

1. Контроль процесса

Или предварительный контроль. Пожалуй, самый распространенный метод, поскольку является, с одной стороны, демократичным, а с другой − оставляет время на доработку.

Период работы условно делится на трети, две из которых сотрудник работает сам, что дает ему возможность раскрыть потенциал и психологический комфорт: руководство доверяет. За треть до дедлайна проводится контроль, при необходимости вносятся корректировки и замечания, на устранение которых есть еще достаточный запас времени.

2. Поэтапный контроль

Этапы работы могут быть самыми разными и по наполненности, и по продолжительности. Зависит это от опыта и личных качеств сотрудника. Так, для архитектора со стажем этапами могут стать проекты этажей, а вот его молодого коллегу понадобится проконтролировать по завершении проектирования крыльца, прихожей, кухни и т.д.

Читайте также: Жизненный цикл организации

Некоторые работники настолько увлекаются процессом, что забывают о конечной цели. И в этом также призван помочь данный вид контроля. Систематическая оценка результатов помогает сотрудникам оставаться в тонусе и ощущать поддержку руководства.

3. Контроль результата

Проверка окончательных итогов деятельности может быть чревата проблемами: сотрудник не в полной мере выполнил всё, что от него требовалось, допустил ошибки (в силу недостаточной квалификации, например), сделал не то, что требовалось, изначально не поняв задачу, или не выполнил ее вовсе.

Поэтому контроль результата может применяться только в отношении работников, не раз доказывавших свою состоятельность и профессионализм. Либо для мотивации новых сотрудников: поручая им самостоятельную работу, руководитель выказывает полное доверие. Но, конечно, для начала это должны быть какие-то локальные задачи, которые не скажутся на выполнении проекта в целом.

4. Периодический контроль

Его периодичность зависит от специфики деятельности. Так, в еженедельном издании планерки проводятся, как правило, в начале рабочей недели, а в альманахе, выходящем раз в месяц, и рабочее совещание может быть единожды в тридцать дней. В некоторых конторах пятиминутки у начальства могут стать ежедневными.

К плюсам данного вида контроля относится возможность подготовки отчета, но это может привести к формальному отношению, что уже отрицательно сказывается на деятельности и делает бессмысленным сам факт проверок. Кроме того, каждое совещание (по скайпу или лично) отнимает время от основной работы, а у сотрудников вместо ожидаемой мотивации возникает обратный эффект. Но бывают случаи, когда периодический контроль выполнения работ персоналом является необходимостью.

Рассмотрим пример. Перед компанией встает задача из числа таких, какие выполнять еще не приходилось. К примеру, появляется корпоративный клиент. Это серьезная ответственность для фирмы, ранее работавшей только с физическими лицами. К работе подключаются буквально все. Очевидна и общая заинтересованность в новом партнере, успех сделки с которым сулит серьезную прибыль. Чтобы координировать усилия и вовремя направлять их в нужное русло, руководитель периодически назначает совещания.

Бывает и по-другому: задачи перед коллективом стоят обычные, но руководству требуется информация о положении дел (например, в секторе продаж для поддержания объемов).

Данный вид контроля может быть применен в отношении отдельного сотрудника, который не справляется с возложенными обязанностями, чтобы понять, какие конкретно действия стоит предпринять (перевод, обучение, увольнение).

5. Выборочный контроль

Действует эффект внезапности. Плюс здесь один – невозможность подогнать результаты, в итоге проверяющий получает объективную картину. Минусов при этом значительно больше. Ключевым из них для сотрудника станет понимание того, что руководство ему не доверяет. Как следствие – демотивация и снижение продуктивности деятельности.

Читайте также: Руководитель проектов

Выборочный контроль труда персонала оправдан, если:

1. Проводится коучинг, в ходе которого наставник дает возможность трудиться самостоятельно, но на определенном этапе может «простимулировать» сотрудника внезапной проверкой.
2. Работник безответственен, не раз нарушал трудовую дисциплину.
3. Специфика задачи предполагает четкое следование стандартам и строгое соблюдение технологий (например, при производстве продуктов, лекарственных средств). В таком случае данный вид контроля является необходимостью. Но нельзя забывать и про специфику личности: тактически грамотно проверять деятельность всех сотрудников, чтобы не снижать их мотивацию.

Что необходимо для правильной организации и контроля работы персонала?

Контролировать ситуацию необходимо – примем это за истину, которая не требует доказательств. Но как добиться того, чтобы при этом ваши действия, направленные на всеобщее благо, не принесли обратного эффекта?

Для начала разберемся в сути существующих способов.

Контроль персонала в организации можно осуществлять путем общения. Руководитель спрашивает, сотрудник дает устный отчет. Это привычный, но малоэффективный способ. В маленьких фирмах или при безграничном доверии он еще работает, во всех остальных случаях нужны более весомые аргументы, чем слова работника.

Как минимум, отчет должен быть зафиксирован на бумаге. Это второй способ – документальный. Конечно, в больших конторах бумажная работа отнимает много времени, но это не отменяет положительные итоги контроля документов.

Читайте также: Директор по развитию

В эру высоких технологий на смену бумаге приходят компьютеры – это третий способ. Будущее – за программными решениями, введению которых многие противятся. Сотруднику со стажем проще изложить отчетные данные на бумаге, чем обучиться работе с новыми технологиями. Экселевская таблица для него – потолок владения компьютером. При этом уже существует Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), где все процессы автоматизированы, что позволяет существенно экономить время и улучшать качество обслуживания. Все документы объединены в строго отлаженную систему, которая настраивается под каждое конкретное предприятие. Остается только убедить сотрудников работать с ней.

Возможно, какой-то из названных форматов контроля вы уже выбрали. Но следует наметить и временные промежутки: до начала работ, во время их выполнения и по результату.

Не дожидайтесь финальной стадии, чтобы проконтролировать сотрудников. Еще на этапе планирования начните с оценки концепции и предложенного спектра действий, возможно, что-то потребует корректировки. Непосредственно в процессе деятельности чуткое руководство может помочь и подбодрить. Тогда результат станет для вас не неприятным сюрпризом, а закономерным итогом планомерной работы.

Различают также гласный/негласный контроль действий персонала (вы либо декларируете его, либо скрываете). Он может быть и территориальным (важно, как ведет себя сотрудник, считающийся, например, лицом компании, не только в коллективе, но и на отдыхе).

Способы мотивации сотрудников

Представьте такую ситуацию: ваши сотрудники «не горят» своей работой и близки к срыву плана продаж. Конфликт интересов налицо: у вас есть планка, а менеджеры не прилагают усилий, чтобы взять её. Им нужна мотивация — то, что пробудит в них желание вкладывать энергию в дело. Но какие виды мотивации бывают, и как их можно применить?

Тип № 1: страх, принуждение, насилие

Начальник — вы, и власть тоже в ваших руках. Вы знаете, что ваша компания престижна, а зарплаты в ней — самые высокие по городу. Ваши сотрудники каждый месяц платят за жилье и содержат семью. Используя положение, вы критикуете и подавляете их, грозитесь лишить премии или уволить.

План продаж выполнен, вы получили прибыль, но долгосрочные результаты не радуют. Сотрудники перестали выражать своё мнение, чтобы избежать конфликта, и пассивно перекладывают ответственность друг на друга. Компания превращается в болото, которое вы тащите на себе.

Это примитивный тип мотивации, его используют те, кто пока не научился контролировать себя и мыслить стратегически.

Тип № 2: выгода

Сотрудники в обмен на своё время, энергию и талант хотят получить у вас то, чего пока нет у них самих: деньги, знания, статус. И если им платят стандартный оклад, для чего прикладывать больше усилий и делать успех всей компании своей личной целью? Вы решаете, что их доход должен зависеть от прибыли компании. Так появляются проценты, бонусы и премии.

План продаж выполняется, хоть и не с первого месяца. Сотрудники начинают подставлять друг друга, завидовать чужому успеху и бороться за место под солнцем. Напряжение растет и выливается в текучку кадров. Компания весьма результативна, но зависть и конкуренция в коллективе создают непрерывные конфликты.

Эта мотивация лучше первой, и она распространена в бизнесе. Её используют те, кто пока не определился с ценностями и глобальной миссией своего дела.

Тип № 3: общая идея

Когда бизнес построен на единых ценностях, связывающих всю команду, его эффективность растёт в десятки раз. Все сотрудники на одной волне, потому что вы изначально нанимаете только близких по духу людей, которые разделяют миссию компании.

Главной целью ваших сотрудников становятся не деньги, а сама работа. Их зажигает именно возможность быть причастными к делу и в полную силу использовать свой талант. Но при этом прибыль компании стабильно растет, в таких условиях иначе и быть не может.

Это лучший тип мотивации. Такая компания способна переживать любые трудные времена без потери сотрудников, а команда после кризиса становится ещё более сплочённой.

Организационный контроль является основой работы любого предприятия и одной из важнейших управленческих функций руководства, заботящегося о достижении намеченных показателей. Крайне редко сотрудники работают «на полную», без должного контроля этот показатель может составлять всего 40 %. Поэтому главное, что должен усвоить любой руководитель, — неоспоримая важность контролирования деятельности работников.

Читайте также: Расчет прибыли предприятия

10 наиболее актуальных методов контроля персонала

1. Проведение планерок

Подобные совещания многие считают бесполезной тратой времени: работа отлажена, задачи стандартные, всё уже давно сказано и разъяснено. С одной стороны, это правильно – не к чему отвлекать людей от процесса. С другой – получается, что каждый сам по себе. А сотрудникам периодически нужна встряска, им важно знать, что руководство интересуется происходящим, следит за процессом и, конечно, оценивает результат.

На планерках можно обсуждать текущие дела, намечать планы и в динамике наблюдать за развитием коллектива.

2. Внедрение ключевых показателей эффективности − KPI (нормирование труда)

Без этого норматива организация системы контроля персоналом во многих отраслях просто немыслима. Задается уровень, которого необходимо достичь (количество привлеченных клиентов или реализованных экземпляров продукции), или, напротив, нельзя превысить (временные ограничения на определенную задачу). Эти важные значения позволяют сотрудникам оставаться в форме и ответственнее относиться к работе.

3. Контроль рабочего времени и действий

Первое, что приходит на ум, – карточки учета прихода/ухода. Действительно, система на входе в помещение четко фиксирует, когда сотрудник прибыл, во сколько ушел на обед и время завершения рабочего дня. Для этого используются личные карточки, биометрия или, к примеру, функция распознавания лиц с помощью камеры на планшете в системе «Битрикс24».

Читайте также: Демпинг

Для крупных офисов больше подойдет программное обеспечение с теми же функциями. В любое время руководитель может проверить, насколько плодотворно проводит рабочий день любой из служащих. Достаточно зайти в систему и посмотреть, во сколько началась работа за конкретным компьютером, какая программа открыта сейчас, какие действия выполняет сотрудник.

4. Открытые и закрытые системы видеонаблюдения

Начать следует с письменного разрешения работников на установку камер. В противном случае будут серьезные штрафные санкции. Сейчас такими системами оснащают даже детские сады, потому что доказана эффективность слежения.

В офисе можно установить камеры с функцией передачи звука, что позволит создать более полное представление о работе коллектива. Это очень ценно, когда речь идет, например, о продажах. Как работники общаются по телефону или вживую с клиентами, умеют ли грамотно вести диалог, что они делают неправильно – на все эти вопросы можно найти ответ в ходе просмотра звуковых видеозаписей.

Стоит отметить, что камеры устанавливаются только в рабочей зоне. А вот декларировать их размещение нужно осторожно, лучше факт установки пары-тройки «наблюдателей» оставить в секрете. Особенно это оправдано, если есть подозрения о вопиющих нарушениях сотрудниками своих обязанностей.

5. Запись и прослушивание телефонных звонков

С помощью данного метода можно осуществлять не только контроль персонала. Эта функция становится необходимостью в случае возникновения споров, так как записанный телефонный разговор расставит всё по местам. Но и в контроле она незаменима. Порой одна фраза позволяет выявить сотрудника, который не соответствует должностным обязанностям.

Аудиозапись устанавливается легко. А в случае использования CRM-системы еще и существенно оптимизирует работу, ведь звонок сразу соотносится с клиентской карточкой. И даже если принимает его не тот сотрудник, который изначально работал с этим клиентом, он не растеряется, ведь вся информация будет перед ним на экране компьютера.

6. GPS-трекинг

Этот метод предполагает отслеживание в реальном времени на карте местоположения каких-либо лиц, объектов, а также просмотр статистики по их передвижениям и остановкам. Компании-перевозчики давно оценили эту возможность, позволяющую с точностью знать маршрут и высчитать количество затраченного на поездку бензина.

Но не меньшую ценность GPS (встроенный, например, в планшет, который у сотрудника всегда при себе) представляет и для контролирования сотрудников. Раньше, чтобы отследить схему передвижения торгового представителя, приходилось обзванивать клиентов и уточнять: был ли ваш сотрудник на встрече, сколько времени он там провел. Теперь все это делают технологии, а вы без лишних усилий получаете полный отчет о маршруте своего подчиненного, временных затратах на общение с клиентом и т. д.

Рекомендуется не сообщать о GPS новым сотрудникам и проверить таким образом их поведение. Сказал, что на встрече был трехчасовой, а вы видите, что он даже не доехал до клиента, а провел полдня в кафе, − делайте выводы.

Читайте также: Прямые продажи

7. Работа с тайным покупателем

Расценивается сотрудниками как выказывание недоверия начальства. Однако этот метод позволяет выявить множество самых разных моментов, существенно сказывающихся на количестве продаж. Тайный покупатель должен иметь при себе диктофон и обязательно совершить покупку (или до конца довести сделку).

8. Составление отчетов

И вновь несколько слов о CRM. Система дает возможность постоянного контроля результатов. Сотрудники вносят полученные за неделю (или день) данные, в итоге формируется объективная картина. Можно сделать систему отчетов позадачной: после достижения каждой локальной цели делается отметка в общей базе. Это помогает не только руководителю в осуществлении контроля, но мотивирует и самих сотрудников, способствует оценке результатов и корректировке действий.

Существуют и другие схемы: Kanban, Scrum. Ищите, дополняйте, используйте, чтобы добиться максимума эффективности.

9. Экзаменационные тесты

Устроились на работу с мыслью «свое отучились» − наверняка это относится ко многим сотрудникам самых разных компаний. Но вряд ли при таком подходе возможно развитие бизнеса в современных условиях. А потому контроль знаний персонала и, при необходимости, их повышение становятся задачами руководителя.

Экзамены на профмастерство сотрудникам, за плечами которых опыт заключения десятков контрактов на крупные суммы, могут видеться как блажь начальника, но для остальных они будут весьма полезны. А вы обеспечите себе понимание интеллектуального потенциала компании и сможете перенаправить усилия сотрудницы Н., ничего не смыслящей в рекламе, но занимающей место в PR-отделе, на создание скриптов для новых сотрудников, ведь у нее грамотная речь и интуитивное понимание того, как нужно общаться с людьми. Возможно, Н. даже будет вести тренинги для менеджеров, чем принесет несомненно больше пользы предприятию.

10. Мотивационная доска

Данный инструмент с говорящим названием позволяет совместить несколько функций: собственно контроль и развитие стремления сотрудников к достижению показателей. На двери кабинета вывешивается доска с фамилиями сотрудников (или названиями целых отделов) и значениями нормативов. Выполнили задачу – поставили флажок. Поработал хорошо – получил поощрение. Всё очень наглядно и понятно как руководству, так и самим работникам.

Читайте также: KPI менеджера по продажам

CRM-системы как альтернатива системам тотального контроля персонала

Мониторинг работников может вестись по разным направлениям. Руководители сами выбирают методы контроля и способы их претворения в жизнь:

• рабочие совещания и регулярные проверки;
• мнения клиентов о качестве обслуживания;
• запись телефонных разговоров;
• штрафные санкции для тех, кто плохо выполняет задачи, срывает сроки и т.д.

Всё это доступно, если используется автоматизированная система контроля работы персонала. Она может учесть многое: человеко-часы при сдельной оплате, рассчитать зарплату для удаленных сотрудников, собрать данные о рабочем дне офисных работников, при этом существенно сэкономив время руководителя, ведь процесс автоматизирован.

Ознакомьтесь с популярными программами, которые за вас сделают трудоемкую работу по регулированию рабочего времени, опозданий и распределению ответственности:

1. «Битрикс24»

Созданная российскими разработчиками система добровольного учета рабочего времени менеджеров. Интегрированы все необходимые инструменты, обеспечивающие наглядность отчетов и позволяющие поэтапно контролировать воронку продаж. Руководитель получает возможность отследить «пульс компании» (так называется один из инструментов системы) практически буквально: как используются инструменты системы, кто работает качественно, кого редко застанешь на рабочем месте, кто грешит несоблюдением сроков и т. д.

2. AmoCRM

На своем рабочем столе вы можете отследить весь процесс работы сотрудника, корректировать текущие задачи, планировать будущую деятельность. Сканер визиток, телефонный звонок в один клик, деловая переписка – эти и многие другие инструменты доступны сотрудникам. Начальник может отслеживать все их действия, проводить анализ эффективности.

Читайте также: Как улучшить продажи

Система легко интегрируется, обладает интуитивно понятным интерфейсом.

3. «Мегаплан»

Особенно хорош при командной работе. Даже в базовой комплектации обладает набором отличных функций, позволяющих контролировать рабочее время, ставить задачи перед коллективом и отслеживать их выполнение, оформить систему поощрений и наказаний. Благодаря гибкости продукта всё это представлено наглядно и индивидуально.

Но какую бы систему вы ни выбрали, помните об уважении к людям. Во-первых, их в обязательном порядке следует проинформировать о нововведении. Во-вторых, призвать как можно активнее пользоваться инструментами, предлагаемыми системой, для удобства коммуникации, грамотного планирования рабочего времени. Сотрудники должны понимать, что контроль ведется в общих интересах, а не направлен на желание узнать личные тайны.

При оценке рабочего времени следует учитывать специфику деятельности. Если журналист и дизайнер могут ненадолго отвлечься и «проветрить голову» в социальных сетях, то для работника банка такой перерыв крайне нежелателен.

Но заложив все важные условия в программу, настроив ее под конкретную фирму, вы сможете забыть о генерировании графиков и учете недо- и переработок. Система все сделает сама. А руководителю останется только оценить эффективность работы подчиненных и принять решение о премировании.

2 новейших подхода к контролю деятельности персонала

1. Регулярный менеджмент

Такая программа контроля персонала, как регулярный менеджмент, является фундаментальной и заключается в четком регламентировании деятельности. Каждый член коллектива знает свои права и обязанности, все работают на общий результат. Для оценки эффективности применяются общие критерии. Если всё выстроено правильно, сотрудники работают не в режиме соревновательности, а делая ставку на взаимопомощь.

У программы есть преимущества:

• Управляемость компании (общая эффективность труда не зависит от личности отдельного сотрудника, увольнение не останавливает работу).
• Повышение общей производительности труда за счет быстрого выполнения типовых задач (около 30 %), в итоге растет чистая прибыль.

Имеются и минусы использования регулярного менеджмента:

• Сопротивление сотрудников (они понимают, что оценка по эффективности работы может лишить их места, поэтому трудиться следует усерднее и больше, чтобы его сохранить).
• Период внедрения от 6 месяцев до полутора лет.

Письменные регламенты могут стать инструментом контроля любой составляющей деятельности компании. К ним относятся:

• правила внутреннего распорядка и корпоративного общения;
• взаимодействие с клиентами и партнерами;
• порядок проведения деловых встреч, переговоров, презентаций и др.

Регламенты будут работать только при их соответствии процессам в фирме. Каждый новый бизнес-процесс требует отдельного регламента либо актуализации имеющегося с учетом нововведений. Также следует направлять работникам письменное предупреждение об изменениях в документах.

Читайте также: Наставничество в бизнесе

Замечательно, если сотрудники являются активными участниками разработки должностных инструкций и правил. Важно прислушиваться к их мнению и искать компромиссные решения, но потом строго следить за соблюдением требований регламентирующих документов.

2. Методология DISC

Психодиагностика давно стала инструментом, помогающим выявить личностные качества, на основании которых можно выбрать будущую профессию. Всё активнее тестирование используется при приеме на работу. Одна из таких методик разработана специально для бизнеса на основе типологии DISC (каждая буква обозначает один из типов личности). Сегодня предприниматели используют ее результаты в обучении, мотивации и контроле персонала.

По итогам прохождения тестов становится понятно, к какому из 4 типов относится человек:

1. Агрессия, риск, соревновательность – такова характеристика первой группы людей. Индивидуалисты, обладают быстрой реакцией, легко достигают результата даже при решении сложных задач.
2. Коммуникация, энергия, оптимизм. Жизнерадостные оригиналы, которых отличает творческий подход и желание популярности, командная работа будто создана специально для них.
3. Надежность, скромность, стабильность. Терпимы в общении и надежны, являются тем самым крепким тылом, на который всегда можно рассчитывать. Больше слушают, чем говорят, тактичны. Перемены их пугают, а форс-мажоры могут надолго вывести из равновесия.
4. Анализ, детали, план. Часто такие люди являются признанными экспертами в выбранной области. Их характеризуют осторожность и последовательность в действиях, качественная работа. К личному контакту не стремятся, но прекрасно умеют трудиться в команде.

Дальше всё зависит от умения руководства грамотно воспользоваться полученными данными. Кто-то войдет в группу и сможет детально изучить вопрос, кому-то стоит поручить индивидуальное задание и определить жесткий дедлайн, разной окажется и мотивация. В итоге каждый сотрудник принесет максимальную пользу и сам будет работать с удовольствием, поскольку находится в комфортных для себя условиях.

Как лучше организовать контроль персонала и какие методы для этого использовать?

Универсального метода нет. Все зависит от целей, стоящих перед контролером, и объектов, в отношении которых этот контроль ведется. Поэтому начать нужно с осознания: для чего необходимо контролировать объект, что в итоге планируется узнать. А успех мониторинга и его эффективность зависят от соблюдения двух важных правил:

Если контроль, то только Позитивный

Контроль не должен вызывать стойкую ассоциацию с наказанием. Тем не менее именно так и происходит в большинстве случаев. Потому что итогом проверки становятся, как правило, взыскания. Руководитель, изначально настроенный на поиск несоответствий, обязательно их выявит, а если не найдет объективных причин, то придумает, чем его не устраивают сотрудники. Такой подход обрекает на неудачу всю деятельность и дискредитирует саму идею контроля как инструмента повышения работоспособности, мотивации, своевременного выявления ошибок и грамотной навигации общей деятельности.

Еще один весьма неприятный момент заключается в отождествлении контроля со слежкой. Сидит себе начальник в кресле и неожиданно решает пойти посмотреть, чем заняты в рабочее время сотрудники. Он видит, что кто-то активно чатится в социальных сетях, слышит разговоры по телефону на темы, далекие от забот компании, и делает вывод: я проконтролировал, не работают! На самом деле к контролю это не имеет никакого отношения, это элементарное Подсматривание. Его цель – выявить факты нарушения трудовой дисциплины, за которые последует наказание.

Читайте также: Эффективный тайм менеджмент

Деструктивный страх перед санкциями руководства не приносит пользы: работники, «застуканные» в социальных сетях, могли пять минут назад завершить выполнение серьезной задачи и позволили себе немного расслабиться. Получив несправедливое взыскание, они потеряют желание продолжать качественно и много трудиться. Особенно видя перед собой пример соседа по кабинету, который целый день только и делает, что зависает на просторах Интернета, но его никто в этом не упрекает. Причина проста: его стол стоит напротив двери, и начальник не видит экран монитора.

Контроль качества работы персонала строится по совершенно иным принципам и на системной основе. Он призван дать информацию о работе коллектива. У кого-то высокие показатели (значит, требуется бонус), у кого-то они не дотягивают даже до пороговых значений, закрепленных в регламентах, − поощрения не будет. Контроль нейтрален, а потому эффективен. По его результатам нужно определять не наказание, а поощрение и находить ответы на вопросы: правильно ли строится работа, не нужно ли что-то изменить в целях повышения эффективности и др.

Информация о трудозатратах должна быть достоверной

Ни один метод контроля не будет эффективен, если данные о человеко-часах необъективны. Без абсолютной уверенности невозможно проводить оптимизационные мероприятия, разрабатывать мотивационные схемы. Управление трудозатратами – важная тема для любого бизнеса. Об этом написана масса литературы, разрабатываются самые разные системы, но пока оптимальный метод не найден.

Абсолютно эффективного инструментария для проведения необходимых измерений тоже нет. Вот что предлагает рынок для учета хронометража рабочего времени:

• Система контроля и управления доступом

Получила широкое распространение и стала уже привычным инструментом: выводятся табели стандартной формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Информация достоверна – четко фиксируются уходы, опоздания и т. д. Но присутствие на работе еще не означает полноценной трудовой деятельности. Поэтому ценность получаемой информации невелика.

• Самохронометраж

Сотрудник самостоятельно вносит в таблицы данные о выполненных задачах и затраченном на это времени, что весьма неудобно. Утилиты для создания таймшитов (табелей учета) не особо меняют ситуацию: человек тратит меньше времени, чем при заполнении бумаг вручную, но достоверность информации очень низкая. Проверить её не представляется возможным, а потому работник может написать всё что угодно.

• Программное обеспечение (ПО) для организации групповой работы

Это, например, уже названная CRM и другие системы. ПО помогает, например, осуществлять контроль времени. Но достоверность информации также практически недоказуема.

Читайте также: Методы личной эффективности

Каждый продукт имеет право на существование и может применяться для своих целей. Но для того, чтобы с уверенностью применять полученные результаты для управления численностью персонала, необходимо проводить оценку эффективности проведенного на работе времени. Сам факт нахождения сотрудника в офисе не означает, что требуемые результаты будут достигнуты. Потому что одним из главных факторов учета должна быть продуктивность.

Что касается достоверности сведений, то ее можно добиваться, используя:

1. Автохронометраж

На серверы или компьютеры сотрудников устанавливаются специальные программы, запоминающие выполняемые сотрудником действия. Способ применяется в продуктах категории Workforce Management, используемых для учета человеко-часов работающих с компьютером сотрудников. Применяется при регламентированном труде. Это отдельный класс продуктов, единственная задача которых – управление фактическими трудозатратами.

2. Достоверный самохронометраж

Из названия понятно, что в основе метода лежит самостоятельный учет сотрудником трудозатрат, но ему сопутствует аналогичная деятельность экспертной системы. Информация фиксируется в режиме реального времени. Кроме того, программа проводит обработку поступивших данных в разных аспектах (по категориям заказчиков, товарам, процессам). Полученные результаты сравниваются. В итоге получается достаточно объективная картина.

Тайм-менеджмент определяет научный подход к организации времени как одного из самых ценных ресурсов человека. Невосполнимость диктует необходимость постоянного повышения эффективности его использования. Секрет успеха в том, чтобы максимально наполнить каждую единицу времени, устранить его «пожирателей». Моментально возрастет личная результативность, и грамотно построенный контроль времени будет ощущаться как поддержка со стороны руководителя, а не как давящий надзор.

Работодатель должен четко уяснить, что своевременное появление на рабочем месте отнюдь не гарантирует высокой производительности. Поэтому учет времени должен применяться в комплексе с другими методами контроля. Это позволит принимать взвешенные решения и создать рациональную схему деятельности.

Как персонал компаний относится к системам контроля?

Отношение сотрудников к контролированию их деятельности руководством зависит от того, каким образом этот контроль осуществляется, носит ли он системный характер, зависят ли его результаты от настроения начальства и т. д. Итоги исследований говорят, что халатное отношение к работе является основной причиной ухудшения экономических показателей предприятий.

С другой стороны, тотальный контроль приводит к угасанию мотивации, неизбежному снижению качества работы, становится главным фактором увольнения: профессионалы не могут выносить слежку и подслушивание. Все это говорит о том, что контроль необходим, но он должен быть построен грамотно, направлен на повышение эффективности труда при сохранении уважения к работникам.

Читайте также: Демократический стиль руководства

Опыт грамотных управленцев подсказывает следующие правила, применимые для построения эффективной системы контроля:

• мотивировать сотрудников;
• повышать их лояльность к компании;
• поощрять самодисциплину;
• воспитывать самоконтроль;
• не устанавливать (по возможности) программы-шпионы;
• привлекать сотрудников к разработке системы контролирования (контроль мотивации персонала сразу показывает повышение лояльности, ведь работники понимают, что руководство учитывает их мнение).

Крайне важно, чтобы руководитель умел контролировать себя, его личные неурядицы не должны отражаться на деятельности компании и её сотрудников. Напротив, важно настраивать всех на позитив, чаще говорить об общей цели, показывая, что каждый человек – не просто винтик огромного механизма, а личность, от которой зависит успех предприятия.

Еще один важный момент: регламенты действуют для всех. Выработанные нормы должны быть общими. И руководство первым подает пример правильного отношения к служебным обязанностям.

Если в компании налажено наставничество (когда опытные сотрудники помогают новичкам в освоении процесса), нет перекладывания обязанностей, которые в итоге не делаются никем. Если руководство выполняет свои обещания и лояльно к коллективу, то чрезмерного наблюдения не понадобится. Репрессивные меры никогда не дадут такого эффекта, какой обеспечивается грамотно проводимым контролем. Часто он остается незаметен для подчиненных, а эффективность работы возрастает в разы.

3 ошибки, снижающие эффективность контроля персонала

1. Бессистемный контроль, при котором выявляются только ошибки

Это, пожалуй, самая серьезная погрешность. Сначала начальник пускает работу на самотек, потом неожиданно решает проконтролировать процесс. На следующий день всё возвращается на круги своя. И только когда возникнет недочет, сотрудник тут же будет обвинен в нем, получит выговор или наказание в виде штрафа. Но если на этапе своего хаотичного контроля руководитель уже видел, что человек движется не в том направлении, разве не логичнее было указать на это еще тогда? А если не заметил, значит, в недополученном результате есть и его вина. Главная же ошибка – в отсутствии контроля, который призван не выявлять поводы для наказания, а координировать работу.

Читайте также: Благодарственное письмо за выполненные работы

Вместо выговоров по итогам деятельности стоит обратить внимание на скорость работы, принятие нестандартных решений, интересные подходы еще во время процесса. Тогда и результат будет ожидаемым.

2. Проверка работы, в которой вы ничего не понимаете

Это весьма распространенная ошибка. Как может парикмахер организовать грамотную проверку пекарни? Правильно, никак. Контролировать процесс может только специалист, который выявит ошибки, поможет исправить ситуацию.

3. Формальный контроль

Сотрудники это очень тонко чувствуют. Начнете контролировать время, будут засиживаться на работе, решите проверить частоту встреч с клиентами, их тут же будет назначено огромное количество. Интересы дела останутся в стороне, коллектив будет работать на соответствие формальным критериям.

Из всего сказанного следует один вывод: контроль персонала докажет свою эффективность только тогда, когда будет планомерным и грамотным. Он не должен подавлять работников, становиться для них процессом, по итогам которого «полетят головы». Функция руководителя состоит не только в ревизии процесса, но и создании команды единомышленников, понимающих важность и эффективность инструментов контроля.